文档管理标准化流程企业文档归档与存储方案.docVIP

企业文档归档与存储标准化实施方案

一、方案适用范围

本方案适用于各类企业（含制造业、服务业、金融业等）在日常运营、项目管理、合规管理等场景中产生的各类文档（含合同、报告、制度、图纸、邮件往来记录等）的归档与存储管理。尤其适用于需规范文档流转、保证文档可追溯、提升团队协作效率的企业场景，如跨部门项目文档统一管理、年度审计资料归档、历史文档电子化存储等。

二、文档归档与存储标准化操作流程

（一）文档分类与编号规则制定

分类维度确定

按业务属性：分为“行政管理类”“项目管理类”“财务管理类”“人力资源类”“法务合规类”“技术研发类”等一级分类；

按文档类型：一级分类下细分为“制度文件”“合同协议”“会议纪要”“工作报告”“图纸资料”“培训材料”等二级分类；

按密级：划分为“公开级”“内部级”“秘密级”“绝密级”（密级由文档形成部门负责人及法务部门共同确认）。

编号规则设计

编号格式为“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”，例如：“XZ-GL-2024-001”（行政管理-管理文件-2024年-第1号）。流水号按年度从001开始顺序编制，保证唯一性。

（二）文档收集与初审

收集范围明确

各部门需在文档形成后3个工作日内，将应归档文档（含电子版及纸质版，电子版需为最终版PDF/Word格式）提交至部门文档管理员。

初审要点

完整性检查：文档内容是否完整（如合同需含双方签字页、报告需含审批页）；

规范性检查：文档标题是否清晰、格式是否符合企业《文档编制规范》（如字体、字号、页边距等）；

合规性检查：涉及敏感信息、数据合规的文档是否已完成脱敏处理，是否通过法务部门审核。

初审通过后，由部门文档管理员在《文档归档初审表》签字确认；不通过的，退回原部门整改。

（三）文档整理与编目

整理归集

电子文档：按编号规则重命名后，存储至指定服务器文件夹（路径示例：\服务器\2024-GL）；

纸质文档：打印带有唯一编号的归档标签，粘贴于文档首页右上角，按编号顺序整理装订（需使用无酸纸装订，避免虫蛀霉变）。

编目登记

在企业文档管理系统（如OA系统、专业文档管理软件）中录入文档元数据，包括：编号、标题、分类、密级、形成部门、作者（*）、形成日期、页数、存储位置（电子路径/纸质档案柜编号）、关键词、摘要等。

（四）归档存储管理

存储方式

电子文档：存储于企业内部加密服务器，定期（每月）进行异地备份（如备份至云存储或异地灾备中心），备份日志需记录备份时间、文件数量、校验结果；

纸质文档：存放于专用档案柜（需符合防火、防潮、防虫、防盗要求），秘密级及以上文档存放于带锁铁皮柜，档案柜张贴分类标签及密级标识。

存储位置登记

电子文档存储路径需在文档管理系统中记录；纸质文档需填写《纸质档案存放登记表》，明确档案柜编号、层位、归档日期，并由档案管理员（*）签字确认。

（五）文档借阅与利用

借阅流程

内部员工：通过文档管理系统提交《文档借阅申请表》，注明借阅文档编号、标题、借阅原因、归还期限，经部门负责人审批后，由档案管理员（*）授权查看（电子文档）或领取（纸质文档）；

外部单位：需持单位介绍信及有效证件，经法务部门及分管领导审批后，指定专人陪同查阅，涉密文档原则上不外借。

借阅期限与归还

公开级/内部级文档：借阅期限不超过7个工作日；

秘密级文档：借阅期限不超过3个工作日；

绝密级文档：仅限档案室查阅，不外借。

归还时，档案管理员（*）需检查文档完整性（纸质文档无涂改、撕毁，电子文档无篡改），确认无误后在《文档借阅登记表》签字。

（六）定期清理与销毁

清理周期

每年12月由档案管理部门牵头，组织各部门对归档文档进行鉴定，区分“继续保存”“降密保存”“销毁”三类。

销毁条件

超过保存期限且无继续保存价值的文档（如普通会议纪保存期限为5年，合同保存期限为合同到期后10年）；

已失效、重复或错误版本的文档。

销毁流程

部门提出销毁申请，填写《文档销毁审批表》，经档案管理部门及法务部门审核；

销毁时需由2人以上监销（含档案管理员（*）、部门代表），电子文档采用数据擦除或物理销毁，纸质文档采用碎纸机销毁；

销毁后监销人签字确认，填写《文档销毁记录表》，记录销毁时间、文档编号、数量、监销人等信息，留存备查。

三、关键记录表格模板

表1：文档归档登记表

编号

标题

分类（一级/二级）

密级

形成部门

作者（*）

形成日期

页数

存储位置（电子路径/纸质柜号）

归档人

审核人

归档日期

XZ-GL-2024-001

2024年度行政管理制度修订说明

行政管理/制度文件

内部级

行政部

张*

2024-03-15

12

\服务器\2024-GL\

李*

王*

2024-03-18

表2：文档借阅申请表

借阅人

部门

文档编号

文档标题

借阅原因

借阅日期

归还期限

审批人（部门）