会议组织及纪要记录模板.docVIP

一、适用场景说明

二、会议筹备与执行全流程

（一）会前准备：明确目标与细节

确定会议核心要素

明确会议目的（如“明确Q3项目推进计划”“解决跨部门协作瓶颈”），避免主题模糊。

确定会议类型（决策型、沟通型、汇报型），不同类型会议的议程设计和人员侧重点不同。

锁定参会人员与分工

必邀人员：根据议题涉及范围确定（如项目负责人、相关部门负责人、执行层骨干），提前3天发送会议通知，注明“需提前准备的资料/数据”。

可选人员：提供议题背景资料，便于其判断是否参会，避免无效参会。

分配角色：指定主持人（把控节奏、引导讨论）、记录人（实时记录要点、待办事项）、设备支持人员（调试投影、麦克风等）。

制定详细议程

按逻辑顺序排列议题（如“先汇报进展，再讨论问题，后形成决议”），每个议题预估时间（总时长建议不超过90分钟）。

议程示例：“14:00-14:10上周工作回顾（汇报人：）”“14:10-14:30项目风险讨论（负责人：）”“14:30-14:50决议事项确认（主持人：*）”。

准备会议材料与环境

提前1天将议程、背景资料、数据报表等发送至参会人员，保证提前熟悉内容。

预定安静、无干扰的会议室（或线上会议平台），测试设备（投影、视频会议软件、录音设备，需提前告知参会人员是否允许录音）。

（二）会中执行：聚焦目标与效率

开场与签到（5分钟内）

主持人准时开场，重申会议目的、议程及时限，提醒“发言围绕议题，避免跑题”。

记录人同步完成签到（可使用纸质签到表或线上共享文档，记录参会人员、缺席人员及原因）。

按议程推进讨论

每个议题由汇报人简明扼要说明现状（数据支撑），再引导参会人员讨论（如“针对*问题，大家有哪些解决建议？”）。

主持人及时控制发言时间，避免个别人员垄断讨论，鼓励新人或跨部门人员发表观点。

讨论中关键点需记录：分歧点（如“市场部认为需延期，技术部认为可优化方案”）、共识点（如“双方同意增加2名开发人员支持”）。

形成决议与明确行动项

每个议题讨论结束后，主持人总结“决议事项”（如“确定*方案于本周五前启动”）和“行动项”（需包含：任务描述、负责人、完成时限、所需支持）。

示例：“任务：完成用户调研问卷设计；负责人：*；完成时限：下周一前；支持：设计部协助排版”。

会议总结（5分钟内）

主持人简要回顾会议成果（已达成决议、待办事项总览），强调“行动项需按时反馈，未完成需提前说明原因”。

（三）会后整理：归档与跟进

纪要撰写与审核（24小时内完成）

记录人根据会议记录整理纪要，内容需客观、简洁（避免口语化描述），重点突出“决议事项”“行动项”“下次会议议题”（如有）。

纪初完成后，先发送给主持人审核，确认无遗漏或偏差，再于会后48小时内分发至所有参会人员及相关人员。

任务跟踪与归档

记录人建立“行动项跟踪表”（可使用Excel或项目管理工具），每周更新进度，提前1天提醒负责人截止日期。

会议纪要、签到表、相关材料等统一归档（命名格式：“会议名称-日期”，如“Q3项目启动会），保存期限不少于1年。

三、会议纪要模板规范

以下为标准化会议纪要模板，可根据会议类型调整模块内容：

会议基本信息

会议名称

（例：2023年第三季度产品规划会）

会议时间

年月日::-::*（具体起止时间）

会议地点/线上平台

（例：公司3楼会议室/腾讯会议ID：）*

主持人

*

记录人

*

应到人数

*人

实到人数

*人

缺席人员及原因

（例：（病假）、（出差））

会议议程与讨论要点

议题一：（例：上半年工作总结）

汇报人：主要内容：1.完成销售额万元，同比增长%；2.重点项目进展：已完成阶段，交付率%；3.存在问题：环节成本超支%，需优化流程。讨论要点：-部门建议：通过集中采购降低成本；-部门补充：需同步优化供应商评估标准。决议事项：成立成本优化专项小组，组长：，本周内提交方案。

议题二：（例：Q3重点项目计划）

汇报人：主要内容：1.项目目标：用户量突破万，新增功能个；2.时间节点：月日启动测试，月底上线。讨论要点：-技术部：开发周期需延长5天，需增加人支持；-市场部：建议配合上线开展活动，预算万元。决议事项：同意项目延期5天，市场部活动预算万元由财务部审批。

行动项跟踪表

任务描述

负责人

成立成本优化专项小组

*

提交Q3项目活动方案

*

优化供应商评估标准

*

下次会议安排

时间

年月日::

地点/平台

待定（另行通知）

主要议题

1.成本优化方案评审；2.Q3项目上线前准备检查

附件|（例：上半年数据报表、Q3项目计划书）|

四、关键注意事项

会前信息务必精准：会议通知需明确“是否需携带材料”“是否允许请假”，避免临时变更时间或地点（如需变更，提前2天告知全体参会人员）。

会中记录