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简易版-协会法人证书使用管理制度

一、总则

（一）为规范本协会《法人登记证书》（以下简称“证书”）的管理和使用，保障协会合法权益，维护证书的严肃性和权威性，根据国家相关法律法规及本协会章程，特制定本制度。

（二）本制度适用于协会及所属各部门、分支机构在各项公务活动中涉及证书的申领、使用、保管、复印及归档等管理工作。

（三）证书是协会具有独立法人资格的法定证明文件，任何单位和个人均有妥善保管和正确使用的义务。

二、管理与保管

（一）协会证书由秘书处作为日常管理部门，负责证书的统一保管、登记和规范使用。

（二）证书应指定专人（通常为秘书处负责人或其授权人员）妥善保管，存放于安全、干燥、保密的场所，防止遗失、损毁、涂改、伪造或被盗用。

（三）保管人员应定期检查证书状况，确保其完好无损。如发现证书有异常情况，应立即向协会法定代表人报告，并采取相应措施。

三、使用规范

（一）证书原件的使用范围应严格限定于：

1.协会在银行开设账户、办理信贷业务；

2.协会进行税务登记、年检等法定手续；

3.协会参与重大合同签订、招投标等需要出示原件证明法人资格的活动；

4.法律法规规定或协会理事会/常务理事会认为确需使用原件的其他情形。

（二）使用证书原件，须由使用部门提出申请，经秘书处负责人审核，报协会法定代表人或其授权的分管负责人批准后，方可由保管人员登记借出。

（三）证书使用完毕后，应立即归还保管人员，并办理归还登记手续。原则上，证书原件不得带出协会办公场所，确因特殊情况需带出的，须经法定代表人批准，并由两人以上共同负责携带和保管，确保安全。

（四）证书复印件的使用，应经秘书处负责人批准，并由保管人员在复印件上注明使用用途、日期及“再次复印无效”等字样，必要时加盖协会公章。复印件的管理参照原件使用登记制度执行。

（五）严禁任何单位或个人未经批准擅自使用、复印、扫描、传真证书，或将证书用于与协会业务无关的活动。严禁涂改、伪造、出租、出借、转让或抵押证书。

四、使用登记

（一）协会应建立《证书使用登记表》，详细记录每次证书（含原件及经批准的复印件）的使用事由、使用部门、申请人、批准人、借出时间、归还时间、使用地点及经办人等信息，确保有据可查。

（二）《证书使用登记表》由保管人员负责及时、准确填写，并妥善保管，年度结束后归档保存。

五、遗失与损毁

（一）若发生证书遗失、损毁或被盗等情况，保管人员应立即向协会法定代表人报告，并迅速采取补救措施，包括但不限于向登记管理机关及公安机关报案，并按规定程序申请补发或换发。

（二）因保管不善或违规使用造成证书遗失、损毁，给协会造成损失的，将视情节轻重追究相关责任人的责任。

六、责任追究

（一）对于违反本制度规定，擅自使用、出借、复制、损毁、遗失证书或因管理不当造成不良后果的，协会将对相关责任人进行批评教育、通报批评；情节严重，造成重大损失或不良社会影响的，将依法依规追究其相应责任。

（二）任何人违反本制度，导致证书被非法使用并给协会造成经济损失或名誉损害的，应承担相应的赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。

七、附则

（一）本制度未尽事宜，参照国家有关法律法规及协会章程执行。

（二）本制度由协会秘书处负责解释。

（三）本制度自发布之日起施行。各部门应组织相关人员认真学习，并严格遵照执行。