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团队协作效率提升会议记录与跟进模板

适用场景：哪些会议需要这份模板？

本模板适用于需要高效产出结论、明确责任分工、保证执行落地的各类团队协作场景，包括但不限于：

项目例会：定期同步项目进度、解决卡点、规划下阶段任务；

跨部门协作会：推动需要多部门配合的事项（如产品上线、市场活动）；

问题复盘会：针对已发生的问题（如交付延期、客户投诉）分析原因、制定改进措施；

专题推进会：聚焦单一目标（如流程优化、成本控制）的深度讨论与决策。

操作指南：从会前到会后的全流程步骤

一、会前准备：让会议“有的放矢”

目标：避免会议跑题、低效，提前明确讨论重点和预期成果。

明确会议核心目标

组织者需提前确定本次会议要解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应慢的流程卡点”），避免为开会而开会。

提前发送会议通知

通知内容需包含：会议主题、时间（精确到分钟，如14:00-15:30）、地点（线上会议需附）、参会人（明确必须到岗人员及可列席人员）、预读材料（如项目进度表、问题数据报告）和待讨论议题清单（按优先级排序）。

示例：“本次会议需确定‘客户投诉响应慢’的改进方案，请提前阅读《近3个月客户投诉类型统计表》，思考可优化的环节。”

准备会议记录工具

指定专人担任记录员（建议由项目助理或非核心发言者担任），提前打开本模板表格，熟悉字段结构，准备好录音设备（需提前告知参会人员）或速记工具。

二、会中记录：抓准“关键信息”

目标：准确还原讨论过程、决策依据和任务分工，避免会后“各说各话”。

记录基本信息

在模板表格中填写会议名称（如“项目Q3进度推进会”）、日期、时间、地点、参会人（含缺席人员及原因）、主持人、记录人。

聚焦“议题-讨论-决策-任务”主线

按“议题清单”逐项记录，每议题需包含：

讨论要点：记录核心观点（如“市场部建议增加线上客服人力”“技术部认为需先优化工单分配系统”），避免逐字记录，用关键词概括；

关键决策：明确最终结论（如“同意优化工单分配系统，优先处理高优先级投诉”），用“决议：X”标注；

待办任务：拆解决策为具体行动，记录任务描述、负责人、截止时间、优先级（高/中/低）。

示例：

议题：客户投诉响应慢

讨论要点

市场部：近30%投诉因“工单转接3次以上”导致技术部：现有工单系统无“优先级自动分配”功能

关键决策

决议：2周内上线工单优先级自动分配功能，同步优化客服转接流程

待办任务

1.技术部工完成系统开发（8月15日前）2.客服部主管制定转接流程细则（8月10日前）

控制会议节奏

主持人需每30分钟小结一次讨论进展，避免偏离议题；记录员对未明确的任务（如“负责人待定”“截止时间未定”）及时提醒当场确认。

三、会后跟进：让“任务落地生根”

目标：保证会议结论转化为行动，避免“议而不决、决而不行”。

24小时内整理并分发记录

记录员需在会后24小时内整理会议记录，重点标注“待办任务”（负责人+截止时间），通过团队群或邮件发送给所有参会人，并附上“如有遗漏或修改，请在2小时内反馈”的提示。

建立任务跟踪机制

将待办任务同步至团队项目管理工具（如飞书多维表格、腾讯文档），设置“任务截止提醒”（提前1天提醒负责人），每周例会优先review上周未完成任务。

定期复盘闭环

对高优先级任务，负责人需在截止时间前1天同步进度；逾期未完成的，需在团队群说明原因及预计完成时间，避免“石沉大海”。

模板工具：会议记录与跟进表（含示例）

团队会议记录与任务跟进表

会议基本信息

会议名称

项目Q3产品迭代规划会

日期

2023年X月X日

时间

14:00-16:00

地点

公司3号会议室

主持人

*经理（产品部）

记录人

*助理（运营部）

参会人

总监（产品部）、主管（技术部）、专员（设计部）、主管（市场部）

缺席人

无

会议议程与记录

序号

议题

讨论要点

关键决策

待办任务

1

Q3迭代优先级排序

-市场部：用户反馈“搜索功能精准度低”占比40%，需优先优化-技术部：当前“用户画像系统”开发进度70%，可同步推进-设计部：新版UI界面已完成初稿，需结合技术可行性调整

决议：按“搜索功能优化→用户画像系统上线→新版UI迭代”优先级排序

1.产品部经理整理用户反馈数据（X月X日前）2.技术部主管评估搜索功能开发周期（X月X日前）

2

跨部门协作流程

-当前需求提交流程：市场部→产品部→技术部，平均耗时5个工作日-技术部建议：增加“需求预评审”环节，避免无效需求

决议：新增“需求预评审会”（每周三下午），由技术部、产品部、市场部共同参与

1.运营部*助理制定新流程文档（X月X日前）2.各部门负责人确认参会时间（X月X日前）

3

资源分配

-技术部：现有开发人员6人，需同时支持搜索优化和用户画像-设计部：可安排1