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跨部门沟通协调会议记录表规范流程

一、适用情境

当企业内部多个部门需协作推进专项工作、解决跨部门流程冲突、协调资源分配或统一目标共识时，需通过规范化的会议记录表保证沟通效率、责任明确及后续执行落地。例如：新产品上市前市场部与研发部、生产部的需求对齐；季度目标分解时各部门资源协调；客户投诉处理中客服部、技术部、法务部的责任划分等场景均适用。

二、规范操作流程

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目的

由发起部门（如项目组或主导部门）明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决供应链断货与销售需求的冲突”），避免议题发散，保证会议聚焦。

锁定参会方及人员

根据议题关联度确定必须参与的部门（如涉及研发、市场、销售则需三方均到场），并提前3个工作日通知参会人员，明确会议时间、地点（或线上会议）、议程及需提前准备的资料（如部门需求清单、数据报表等）。

准备会议记录模板

提前打印或准备电子版会议记录表模板（见第三部分），保证包含会议基本信息、议程、讨论内容、决议事项、待办任务等核心模块，避免临时记录遗漏关键信息。

（二）会中记录：客观全面，重点突出

记录基础信息

会议开始后，由记录人（通常为发起部门指定人员）首先填写会议记录表中的基础信息，包括：

会议名称（需体现核心议题，如“2024年Q3产品迭代优先级跨部门协调会”）

时间（起止时间，精确到分钟，如“2024年6月15日14:00-16:30”）

地点（线下会议室编号/线上会议平台名称）

主持人（姓名+职务，如“市场部经理”）、记录人（姓名+职务，如“运营部专员”）

参会部门及人员（按部门列明，如“研发部：总监、工程师；销售部：经理、代表”）

缺席人员及原因（如“生产部*主管：因客户拜访请假，已提前提交书面意见”）

按议程逐项记录讨论内容

根据会议议程，逐项记录各部门的发言要点，重点关注“问题陈述”“不同意见”“共识方向”，避免记录个人观点或无关细节。例如：

议题1：“产品迭代功能优先级排序”

市场部：“客户调研显示，’智能推荐’功能需求占比40%，建议优先开发；’界面优化’需求占比25%，可延后。”

研发部：“’智能推荐’需算法团队2个月开发周期，当前人力紧张，若提前需调整‘数据加密’模块进度。”

销售部：“’界面优化’直接影响客户体验，建议与‘智能推荐’同步开发，避免客户投诉。”

共识方向：“优先开发‘智能推荐’，’界面优化’分1.0版本（基础优化）和2.0版本（深度优化），1.0版本随‘智能推荐’同期上线。”

明确决议事项与待办任务

讨论环节结束后，主持人需总结决议，记录人同步记录“决议内容”“负责部门/人”“完成时限”，并区分“决议”（需共同遵守的结论）与“待办”（需执行的具体任务）。例如：

决议1：“Q3产品迭代优先级为：智能推荐→界面优化1.0→数据加密。”

待办1：研发部工程师负责6月20日前提交‘智能推荐’详细开发计划，报总监审批。（负责人：研发部*工程师；部门：研发部；完成时限：2024年6月20日）

待办2：市场部专员负责6月18日前汇总客户对‘界面优化1.0’的具体需求清单，同步研发部。（负责人：市场部专员；部门：市场部；完成时限：2024年6月18日）

确认会议结论

会议结束前，主持人需宣读会议记录中的决议和待办事项，参会人员现场确认是否有异议，保证信息准确无误，记录人当场签字确认记录初稿。

（三）会后整理：核对完善，及时分发

补充与核对信息

会议结束后24小时内，记录人需根据会议录音（如有）或参会人员补充意见，完善会议记录，重点核对：

人名、部门、时间、数据等关键信息是否准确；

决议事项与待办任务是否与会议结论一致，避免遗漏或偏差；

语言表述客观、简洁，去除口语化内容（如“我觉得”“大概”）。

审批与分发

整理完成后，将会议记录表提交主持人（*经理）审核，确认无误后，在2个工作日内分发至所有参会部门及抄送相关领导（如部门总监、项目负责人），并同步通过企业内部系统（如OA、钉钉）电子版，保证信息可追溯。

归档管理

会议记录表需按“年份-月份-会议主题”分类归档（如“2024-06-产品迭代优先级协调会”），纸质版由发起部门存档，电子版备份至共享服务器，保存期限不少于1年，便于后续查阅或审计。

（四）执行跟踪：闭环管理，保证落地

待办任务跟踪

记录人需在待办任务完成期限前2天，通过邮件或即时通讯工具提醒负责人，并在完成后更新任务状态（如“已完成”“进行中”“延期”），同步至会议记录表备注栏。

定期复盘

对于周期性跨部门协作（如季度目标协调），可在下次会议中回顾上次会议待办完成情况，分析未完成原因（如资源不足、需求变更），并调整后续计划，形成“会议-执行-复盘-优化”的闭环管理。

三、会议记录表模板

会议基本信息

会议名称

2024