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采购管理流程标准化工具及供应商选择指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具及指南适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：日常办公用品及耗材采购、生产原材料及设备采购、服务类采购（如咨询、物流、维修等）、项目专项采购等。通过标准化流程，可规范采购行为、降低采购风险、提升采购效率，保证采购活动合规、透明、经济，满足企业生产经营及管理需求。无论是集中采购还是分散采购，均可参考本指南执行，尤其适用于需要多部门协同、涉及供应商选择的关键采购项目。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求确认与申请

需求发起

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（模板见第三章），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息。

对于生产类原材料，需同步提供《物料清单》（BOM）及技术参数；对于服务类采购，需明确服务范围、验收标准等。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核签字。

需求复核与审批

采购部门收到申请后，重点审核需求与预算的匹配性、规格的明确性、采购方式的合规性（如达到招标金额门槛的必须招标）。

根据采购金额及权限，逐级提交至分管领导、总经理（或采购委员会）审批。审批通过后，正式进入采购实施阶段。

（二）供应商信息收集与筛选

供应商信息收集

采购部门通过多渠道收集供应商信息：

公开渠道：招标平台、行业展会、专业供应商数据库（如中国采购网、企业合作名录等）；

定向邀请：向行业内知名企业、过往合作优质供应商发出邀请；

推荐渠道：需求部门推荐（需提供供应商资质证明）、行业协会推荐等。

收集信息需包括：供应商营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、主营业务、产能、过往业绩、联系方式等。

供应商初步筛选

采购部门根据采购需求，制定《供应商筛选标准》（参考维度：资质合规性、产能匹配度、质量保证能力、价格水平、供货周期、信誉记录等），对收集到的供应商进行初步筛选。

剔除不符合基本要求的供应商（如无相关资质、过往有严重违约记录等），形成《合格供应商备选名单》（一般不少于3家）。

（三）供应商评估与选定

供应商现场考察（必要时）

对于金额较大、技术复杂或关键物料的采购，组织考察小组（含采购部门、需求部门、技术部门人员）对备选供应商进行现场考察，重点核实：生产设备、工艺流程、质量控制体系、库存管理、环保合规性等。

考察后形成《供应商考察报告》，作为评估依据之一。

综合评估与打分

成立供应商评估小组（成员包括采购、技术、财务、法务等部门代表），根据《供应商评估表》（模板见第三章）对备选供应商进行量化打分，评分维度及权重可根据采购类型调整（示例）：

资质与合规性（20%）：营业执照、行业资质、认证证书等；

技术能力（25%）：技术参数匹配度、研发能力、工艺水平等；

价格水平（20%）：报价合理性、成本控制能力、付款条件等；

服务能力（20%）：供货周期、售后服务响应速度、问题解决能力等；

信誉与业绩（15%）：过往合作评价、行业口碑、类似项目业绩等。

评估小组汇总打分，形成《供应商评估报告》，推荐综合得分最高的1-2家候选供应商。

供应商选定与确认

采购部门将《供应商评估报告》及推荐意见提交审批，按权限报分管领导或总经理审批。

审批通过后，确定最终供应商，通知其确认采购需求及合作意向。

（四）采购谈判与合同签订

商务谈判

采购部门与供应商就采购价格、付款方式、交货时间、质量验收标准、违约责任、保密条款等进行谈判。

谈判需留存书面记录（如《谈判纪要》），明确双方达成的一致意见。

合同起草与审核

采购部门根据谈判结果，起草《采购合同》（模板框架见第三章），合同内容需包含：供需双方信息、采购物品/服务详情、价格与支付条款、交付与验收条款、质量保证条款、违约责任、争议解决方式等。

法务部门审核合同条款的合规性、严谨性；财务部门审核付款方式的合理性；需求部门确认技术条款的准确性。

审核通过后，由双方授权代表签字盖章，合同正式生效。

（五）订单下达与执行监控

订单下达

采购部门根据生效合同，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物品/服务信息、数量、交付时间、交付地点、联系方式等，作为供应商履约的依据。

执行监控

采购部门定期跟踪订单执行进度，包括生产/备货情况、物流运输状态等，保证供应商按合同约定交付。

如遇可能延期或质量风险，及时与供应商沟通，要求其制定整改措施，必要时启动备用供应商方案。

（六）验收与结算

货物/服务验收

供应商交付货物/服务后，由需求部门、采购部门、质检部门（如有）共同进行验收：

数量验收：核对实际交付数量与订单是否一致；

质量验收：依据合同约定的技术标准、检验方法进行检测（如提供第三方检测报告）；

服务验收：对照服务范围、完成标准评估服务效果。

验收合格后，填写《采购验收单》，各