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商务会议准备及效果评估模板
适用场景说明
会议全流程操作步骤
一、会议筹备阶段（会前3-5天完成）
明确会议核心目标
根据业务需求确定会议主题（如“Q3产品迭代方案评审”“项目风险排查会”），清晰定义会议需达成的具体成果（如“确定3个优先级功能模块”“明确风险应对责任人及时间节点”）。
避免目标模糊（如“讨论项目进展”），需聚焦“解决什么问题”“输出什么结论”。
确定参会人员与分工
必邀人员：决策者（如总监）、执行负责人（如经理）、议题相关方（如产品、技术、设计代表）；可选人员：需提供信息支持但不参与决策的人员（如数据分析师）。
明确主持人（负责控场、推进议程）、记录人（负责整理纪要、跟踪行动项），提前与关键参会人确认时间，避免冲突。
制定会议议程与材料准备
议程设计：明确每个议题的讨论时长、负责人、预期输出（示例：“10:00-10:20需求背景介绍（*经理），输出：用户核心需求清单”），总时长建议控制在60-90分钟，避免冗长。
材料准备：提前1天向参会人分发会议资料（如PPT、数据报表、方案草案），标注重点讨论页，要求相关人员提前熟悉，保证会议聚焦核心内容。
确认场地与设备
线下会议：提前预订会议室（保证容量适中、环境安静），测试投影仪、麦克风、视频会议设备（如需），准备签到表、纸笔、饮用水等。
线上会议：提前发送会议（如腾讯会议、Zoom），测试网络稳定性，明确线上参会规范（如静音、举手发言）。
二、会议执行阶段（会中）
开场与目标重申（5分钟）
主持人准时开场，介绍会议主题、目标及议程，提醒会议纪律（如关闭手机静音、避免无关讨论），保证所有参会人对会议方向达成共识。
按议程推进讨论
各议题负责人按时间控制发言，主持人需及时引导偏离主题的讨论，聚焦“解决方案”而非“问题罗列”。
关键环节（如决策点、争议点）需当场明确结论，避免“会后讨论”；对未达成一致的事项，记录具体分歧及后续跟进方式（如“需*总监补充数据后，明天17:00前邮件确认”）。
实时记录关键信息
记录人需完整记录：会议结论、行动项（具体任务、负责人、完成时间）、遗留问题及责任人，保证信息可追溯（避免仅记录“讨论了问题”，需明确“问题由*负责调研，3日内提交报告”）。
会议收尾与总结（5分钟）
主持人简要回顾会议成果（已达成结论、行动项清单），明确纪要发送时间（如“今日18:00前发送会议纪要至参会群”），感谢参会人员。
三、会议复盘与跟进（会后1-3天内完成）
整理并分发会议纪要
记录人根据会议记录整理纪要，格式需包含：会议基本信息（主题、时间、地点/、参会人）、议程回顾、关键结论、行动项（表格形式，含任务、负责人、截止日期）、遗留问题。
纪要需经主持人审核无误后，在24小时内发送至所有参会人及相关方（如未参会的部门负责人），抄送存档。
跟踪行动项落地
行动项负责人需按截止日期推进任务，提前1天向记录人反馈进展（如“已完成需求文档撰写，附件同步”）；记录人每周汇总行动项完成情况，在下次会议前更新跟踪表。
对逾期未完成的任务，需由主持人协调资源解决，避免“议而不决”。
会议效果评估与优化
会议结束后2天内，通过线上问卷（如问卷星）或口头收集参会人对会议的评价，重点评估：目标达成度（1-5分）、议程合理性、时间控制效果、讨论效率等。
根据反馈总结不足（如“某议题超时20分钟”“材料提前不足导致讨论低效”），优化后续会议流程。
核心模板工具包
模板1：会议基本信息表
会议主题
会议时间（年/月/日时:分-时:分）
会议地点/线上
主持人
记录人
示例：Q3营销方案评审会
2023/07/1514:00-15:30
3号会议室/腾讯会议：X-X
*总监
*助理
参会人员（部门+姓名）
市场部（经理、专员）、销售部（总监）、设计部（主管）
会议目标
1.确定Q3营销主题及渠道组合；2.明确各活动负责人及时限
模板2：会议议程表
序号
议题内容
负责人
预计时长（分钟）
预期输出
备注（需提前准备的材料）
1
Q2营销活动复盘
*经理
15
Q2数据总结、问题分析
Q2活动数据报表、用户反馈汇总
2
Q3营销主题提案（3个备选方案）
*专员
20
3套方案的核心亮点对比
3套方案PPT、竞品分析报告
3
渠道资源分配与预算讨论
*总监
25
各渠道负责人、预算分配表
渠道资源清单、预算框架表
4
行动项确认与总结
*总监
10
最终行动项清单
-
模板3：会议签到表
序号
部门
姓名
职位
联系方式（选填）
签到时间
备注（迟到/早退）
1
市场部
*经理
经理
13:55
-
2
销售部
*总监
总监
1395678
14:00
-
3
设计部
*主管
主管
1379012
14:05
迟到5分钟
模板4：会议效果评估表
评估维度
评估选项（1-5分，1分
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