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采购物资质量标准审核流程模板

一、适用范围与应用情境

二、审核操作流程步骤

（一）需求提出与资料准备

责任主体：采购需求部门（如生产部、行政部、项目部等）

操作内容：

采购需求部门根据业务需要，明确拟采购物资的名称、规格型号、技术参数、数量、用途及质量标准要求（如国家标准、行业标准、企业标准或定制化标准）。

填写《采购物资需求申请表》，附上相关技术图纸、质量检测报告模板（若有）、过往同类物资使用反馈等支撑材料，保证需求描述清晰、质量标准可量化。

需求部门负责人*对资料的完整性、准确性进行初审签字后，提交至采购管理部门。

输出成果：《采购物资需求申请表》（含附件）、质量标准说明材料。

（二）采购资料初步审核

责任主体：采购管理部门

操作内容：

接收需求部门提交的资料，核对采购需求的合规性（是否符合预算、是否属于集中采购目录等）、完整性（是否包含核心质量参数、技术要求等）。

审核质量标准的明确性：保证标准中包含关键功能指标（如物理功能、化学成分、安全环保指标等）、检测方法及验收规则，避免模糊表述（如“质量优良”等）。

对资料不完整或标准不清晰的，退回需求部门补充完善，并明确修改意见；资料齐全的，进入下一环节。

输出成果：资料审核意见表（含通过/不通过及修改要求）。

（三）技术质量标准专项审核

责任主体：技术部门/质量管理部门（可联合外部专家）

操作内容：

采购管理部门将审核通过的需求资料转至技术/质量部门，重点审核质量标准的科学性、合理性与可执行性。

技术部门需核对标准是否符合行业规范、是否与现有设备工艺匹配（若为生产原料）、是否满足安全环保要求（如RoHS、REACH等认证）；质量部门需确认检测方法是否具备可操作性、验收标准是否量化（如“误差≤±1%”“合格率≥99%”等）。

对复杂或高价值物资（如精密设备、特种设备），可组织外部专家召开评审会，形成专项评审意见。

输出成果：技术质量标准审核报告（含审核结论、修改建议或确认意见）。

（四）商务条款与标准一致性复核

责任主体：采购管理部门/法务部门

操作内容：

采购管理部门根据技术质量确认后的标准，拟定采购招标文件/询价单，将质量标准作为核心条款纳入（如“投标方须承诺所供物资符合标准，并提供第三方检测报告”）。

法务部门审核采购文件中质量标准的法律效力，避免条款歧义（如“符合国家标准”需明确具体标准号，避免“符合相关标准”等模糊表述）。

对供应商提交的投标文件/报价单进行初步审核，检查其是否响应质量标准要求（如提供资质证书、检测报告、质量保证措施等）。

输出成果：采购招标文件/询价单（含质量标准条款）、供应商响应材料审核记录。

（五）供应商现场质量评估（必要时）

责任主体：采购管理部门、技术部门、质量部门联合组成评估小组

操作内容：

对关键物资（如直接影响产品质量的原材料、大型设备），评估小组可对入围供应商进行现场考察，重点核查其生产资质、质量管理体系（如ISO9001认证）、生产工艺、检测设备及过往供货质量记录。

现场填写《供应商质量评估表》，对供应商的质量保证能力进行打分（满分100分，80分以上为合格），并形成评估报告。

输出成果：《供应商质量评估表》、现场评估报告。

（六）合同签订与标准固化

责任主体：采购管理部门、法务部门

操作内容：

采购管理部门根据评审结果确定中标供应商，组织签订采购合同，将质量标准、验收流程、违约责任等条款以书面形式固化（如“物资到货后7个工作日内，双方按标准进行验收，验收不合格的供应商应在3日内更换或退货”）。

合同中需明确质量标准的版本号（如“GB/T19001-2016idtISO9001:2015”），避免后续标准更新导致的争议。

输出成果：采购合同（含质量标准条款）、合同评审记录。

（七）到货验收与标准执行

责任主体：采购管理部门、需求部门、质量部门

操作内容：

物资到货后，采购管理部门通知需求部门和质量部门共同验收，核对物资名称、规格、数量是否与合同一致，并检查外包装是否完好。

质量部门依据合同约定的质量标准和检测方法进行抽样检测（或委托第三方检测机构），填写《物资质量验收记录》，重点核查关键指标是否符合要求。

验收合格的需求部门签收；验收不合格的，质量部门出具《质量不合格报告》，采购部门及时与供应商沟通处理（退货、换货或索赔）。

输出成果：《物资质量验收记录》、《质量不合格报告》（如有）。

（八）资料归档与流程闭环

责任主体：采购管理部门

操作内容：

将审核过程中产生的所有资料（需求申请表、审核报告、招标文件、合同、验收记录等）整理归档，保证资料完整、可追溯，保存期限不少于合同终止后3年。

定期汇总审核数据，分析常见质量问题，反馈至需求部门和技术部门，持续优化质量标准与审核流程。

输出成果：采购物资质量审核档案、流程优化建议报告