采购合同审查与归档管理模板防错纠偏功能强大.docVIP

采购合同审查与归档管理模板（防错纠偏版）

一、适用业务场景说明

新签合同审查：采购部门发起合同时需通过模板完成条款合规性、主体资质、业务逻辑等自查，降低法律与业务风险；

合同修订管理：针对已审合同的补充、变更协议，需通过模板修订审查项，保证变更内容与原合同逻辑一致；

归档整理与检索：合同签订后，通过模板统一归档信息，建立标准化档案索引，便于后续审计、履约跟踪及历史数据调用；

多部门协同审查：涉及采购、法务、财务、业务部门的多方协作时，模板可作为审查节点载体，明确各部门职责与输出成果。

二、标准化操作流程（分步骤详解）

步骤1：合同接收与初步分类

操作内容：

采购专员*接收供应商提交的合同草案（含电子版与纸质版），核对合同基本信息（合同名称、采购方/供应商名称、标的物、金额等）与采购申请单（PO单）是否一致；

按采购类型（如“原材料采购”“服务外包”“工程分包”）对合同进行分类，并分配唯一合同编号（规则：年份+采购类型简称+流水号，如“2024-原材料-001”）。

防错要点：

合同编号需在台账中提前预留，避免重复；

若合同信息与PO单不符，需退回采购经办人*补充说明，并标注“暂缓审查”标识。

步骤2：主体资格审查（法务/采购部门协同）

操作内容：

采购专员*通过“供应商资质清单”核对供应商营业执照、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的；

法务专员*审查供应商签约代表身份：核对授权委托书（需载明授权范围、权限、有效期）及证件号码复印件，保证签约人有权代表供应商签约。

防错要点：

供应商资质需在“合格供应商库”中备案，若不在库需启动供应商准入流程；

授权委托书需加盖供应商公章，复印件需与原件核对一致。

步骤3：合同条款合规性审查（法务部门主导）

操作内容：

法务专员*对照《合同管理办法》及法律法规，逐项审查核心条款：

标的与数量：标的物名称、规格、型号、数量是否与采购需求一致，避免模糊描述（如“一批”“约数”）；

质量标准：明确质量验收标准（如国标、行标或双方约定标准），避免“合格”等笼统表述；

价款与支付：单价、总价、计价货币是否与PO单一致，支付条件（如预付款、进度款、尾款比例及触发节点）是否合理，避免“货到付款无具体期限”等模糊约定；

履行期限与地点：交货/服务完成时间、地点是否明确，避免“尽快”“甲方所在地”等不确定性表述；

违约责任：双方违约责任是否对等，违约金计算方式是否明确（如“按逾期金额的0.05%/天”），避免“承担相应责任”等无效条款；

争议解决：明确争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地，避免同时约定两种争议解决方式。

输出成果：填写《采购合同审查清单》（见“三、核心模板”），标注“通过”“不通过”“需修改”及具体修改意见。

步骤4：财务与业务条款核对（财务/业务部门协同）

操作内容：

财务专员*审查合同中的财务条款：

价款是否含税，税率及发票类型（如增值税专用发票）是否明确；

支付方式是否符合公司财务制度（如大额支付需附验收证明）；

涉及外币支付的，汇率约定方式是否明确。

业务部门负责人*审查合同的业务可行性：

履约能力（如供应商产能、交货周期）是否满足生产/项目需求；

验收流程（如初验、终验标准及参与人）是否可执行。

防错要点：

财务条款与采购申请单、预算金额需一致，超预算合同需附审批文件；

业务部门需确认“不可抗力”“合同解除”等条款中业务影响是否可控。

步骤5：风险点标注与修改（采购部门牵头）

操作内容：

采购专员*汇总法务、财务、业务部门的审查意见，形成《合同修改清单》，标注修改条款、修改建议及修改责任人；

与供应商沟通修改内容，确认供应商是否接受修改方案；

若供应商对修改意见有异议，由法务专员*组织三方协商，达成一致后修订合同。

防错要点：

修改后的合同需重新提交各部门审查，重点核对修改条款是否消除原风险；

协商过程需保留书面记录（如邮件、会议纪要），作为合同附件。

步骤6：审批流程执行（按权限审批）

操作内容：

采购专员*将最终版合同（含审查清单、修改清单、附件）提交至审批系统，按审批权限逐级流转：

金额≤10万元：采购经理*审批；

10万元＜金额≤50万元：采购总监+财务经理联合审批；

金额＞50万元：总经理*审批。

审批通过后，由采购专员*在合同上加盖公司公章（骑缝章），同步扫描电子版存档。

防错要点：

审批人需在系统中签署审批意见，禁止“口头审批”“代签”；

合同生效日期以最后一方盖章日期为准，禁止“倒签合同”。

步骤7：归档整理与电子化备份（行政部门主导）

操作内容：

行政专员*接收已生效合同（纸质版+电子版），核对合同编号、份数（如正本1份、副本3份）是否与《归档登记表》一致；

按公司档案管理规定整理：纸质合同装入档案袋，标注“合同编号+名称+