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日期:

20XX

员工差旅费报销

制度基础

1

CONTENTS

报销前准备

2

费用分类标准

3

票据与系统操作

4

审批与发放流程

5

员工支持服务

6

目录

01

制度基础

政策适用范围

特殊情形处理

针对高管层、销售外勤等高频差旅岗位，需提前报备特殊审批流程，并遵循分级授权制度。

适用业务场景

涵盖因商务洽谈、客户拜访、会议培训、项目考察等产生的国内及国际差旅费用，不含日常通勤及本地公务出行。

适用人员范围

本政策适用于公司全体正式员工、试用期员工及经批准临时参与差旅任务的第三方合作人员，不包括实习生及兼职人员。

真实性优先原则

所有报销票据必须与实际行程严格匹配，禁止虚构行程、拆分发票或重复报销，财务部门将定期抽查票据真伪。

时效性要求

差旅结束后15个工作日内需提交完整报销材料，逾期未提交视为自动放弃报销权益。

成本控制导向

优先选择经济舱机票、协议酒店等低成本选项，超标准消费需附书面说明并经直属上级签字确认。

核心报销原则

重要条款更新

电子票据规范化

交通方式细化

违规追责机制

新增电子发票必须附带税务查验平台验证截图，纸质打印件需标注“与原件一致”及报销人签字。

明确高铁/动车优先于飞机（800公里内行程），夜间火车硬卧可替代住宿费用报销。

首次发现虚假报销全额追回款项并通报批评，累计三次违规将触发劳动合同解除条款。

02

报销前准备

提交电子审批单

员工需通过公司内部系统填写出差目的、时间、地点及预算，经直属主管和财务部门逐级审批后方可执行。

明确差旅标准

紧急情况报备

出差申请流程

申请时需对照公司《差旅费管理办法》选择对应职级的交通、住宿及餐饮标准，超支部分需单独说明理由。

若遇突发性出差任务，需在出发前通过电话或邮件向主管报备，并在返回后补交书面申请材料。

预支款申请规范

额度计算依据

预支款金额不得超过预估差旅费用的80%，需附详细行程计划及费用明细表作为支撑材料。

还款时间要求

员工需在出差结束后5个工作日内完成报销结算，逾期未还将从当月工资中扣除并收取滞纳金。

多币种处理

涉及境外出差时，需提前向财务部申报外币需求，按当日汇率折算后发放，报销时需提供正规兑换凭证。

原始票据

如会议通知、客户拜访记录、交通延误证明等非票据类材料，需加盖相关单位公章或负责人签字确认。

辅助证明文件

电子归档要求

所有纸质材料需扫描为PDF文件，按“日期+员工工号+事项”命名后上传至财务共享系统备查。

包括机票行程单、火车票、住宿发票（需含纳税人识别号）、餐饮发票（单张超过标准需附用餐人员名单）。

必备材料清单

03

费用分类标准

市内公共交通

出租车费需注明起止地点及事由，地铁、公交等常规交通工具凭票实报实销，单次超过一定金额需附加说明。

自驾车补贴

因公务使用私人车辆可申请里程补贴，需填写行车记录表并附加油发票，按标准公里数计算补贴金额。

航空交通费用

员工因公出差可报销经济舱机票费用，需提供正规票据及行程单，超标准舱位需提前审批并附说明文件。

铁路交通费用

高铁/动车二等座、普通列车硬卧为标准报销范围，特殊情况需升级座席的需提交书面申请并经部门负责人签字确认。

交通费用明细

住宿补贴规则

展会期间或旅游旺季住宿费用上浮时，需提前提交市场价对比报告并经财务部门特批。

特殊情况处理

连续住宿超过一定天数可申请协议酒店优惠价，需提前报备并提交酒店提供的长期住宿证明文件。

长住优惠规则

省会及计划单列市适用中等额度标准，地级市及以下地区执行基础额度，发票需体现入住人姓名及日期。

二三线城市住宿标准

北京、上海、广州、深圳等地区每日住宿上限为规定金额，需提供酒店正式发票及明细清单，超支部分自理。

一线城市住宿标准

按出差目的地消费水平分档补贴，早餐、午餐、晚餐分别设定上限，无需票据但需填写每日用餐记录。

日常餐饮标准

特殊饮食需求

因宗教或健康原因产生超额饮食费用，需提交医院证明或书面说明并经直属主管签字确认。

因交通延误等不可抗力导致无法正常就餐，可申请额外补贴但需提供航班/车次延误证明文件。

误餐补贴规则

因业务需要宴请客户时，需提前报备参与人员名单及事由，按人均标准核销并附餐厅明细账单。

商务宴请报销

餐饮补助限额

通讯费用补贴

国际出差可报销当地SIM卡费用及必要通话流量包，需提供充值凭证及通话记录截图。

签证及保险费用

因公务出国产生的签证费、旅行保险费全额报销，需附使领馆收费单据及保单复印件。

办公杂费报销

打印、复印、快递等因公产生的费用凭票报销，单笔超过一定金额需说明具体用途。

紧急医疗费用

出差期间突发疾病产生的门诊费可报销，需提供医院诊断证明及药品清单，住院费用需事先联系保险公司。

杂费报销范畴

01

02

03

04

04

票据与系统操作

原始凭证要求

票据分类与标注

交通、住宿、餐饮