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企业采购申请及审批流程标准化模板

一、适用范围与典型场景

日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等常规需求；

项目专项采购：为特定项目采购的设备、材料或服务；

固定资产采购：如电脑、仪器等价值较高、使用周期长的资产；

紧急临时采购：因突发需求需快速响应的采购事项（需走紧急流程）；

供应商服务采购：如咨询、维修、外包服务等非物资类采购。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与申请

执行主体：采购申请人（部门员工/项目负责人）

操作说明：

申请人明确采购需求（物品/服务名称、规格、数量、用途、预算金额等），填写《采购申请表》（见模板一），附必要的需求说明（如项目需求函、技术参数等）；

需求描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类、规格）；

预估金额需符合公司预算管理规定，超出部门预算需提前说明资金来源。

输出成果：《采购申请表（初稿）》及相关附件。

（二）部门审核

执行主体：申请人所在部门负责人

操作说明：

部门负责人审核采购需求的必要性、合理性及是否符合部门工作计划；

核查采购物品/服务与部门职能的匹配度，避免重复采购；

审核通过后，在《采购申请表》“部门负责人意见”栏签字确认；若不通过，需注明理由并退回申请人调整。

输出成果：部门负责人签字的《采购申请表》。

（三）预算审核

执行主体：预算管理专员/财务部门

操作说明：

财务部门核对采购申请是否在预算额度内，预算科目使用是否准确；

对于超预算采购，需申请人补充《预算调整申请表》，说明调整原因及资金来源；

预算审核通过后，在“预算审核意见”栏签字；若预算不足或科目不符，退回申请人重新申报。

输出成果：财务部门签字的《采购申请表》（含预算审核意见）。

（四）采购部门接收与审核

执行主体：采购部门

操作说明：

采购部门接收完整的《采购申请表》，核查申请材料完整性（需求说明、预算审批等）；

根据采购金额及物品类型，确定采购方式（如公开招标、询价比价、单一来源采购等）；

对于常规小额采购（如低于5000元），可直接启动询价比价流程；对于大额或复杂采购，需制定专项采购方案。

输出成果：采购部门接收确认的《采购申请表》及采购方案。

（五）供应商选择与采购执行

执行主体：采购部门

操作说明：

询价比价：向至少3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、交期等，形成《比价记录表》；

招标采购：达到招标金额标准的，按公司招标流程组织招标，确定中标供应商；

合同签订：与选定供应商签订采购合同，明确标的、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款；

订单下达：根据合同采购订单，发送给供应商并跟踪生产/备货进度。

输出成果：《比价记录表》、采购合同、采购订单。

（六）订单审批

执行主体：分管领导/总经理（根据采购金额分级审批）

操作说明：

采购部门将采购合同、比价记录等材料提交审批；

审批人核查采购合规性、价格合理性及合同条款风险；

审批通过后签字确认，采购部门正式向供应商下达订单；若不通过，退回采购部门重新谈判或调整方案。

输出成果：审批签字的采购合同及订单。

（七）验收与入库

执行主体：申请人所在部门、采购部门、仓储部门（如需）

操作说明：

供应商交付货物/服务后，申请部门按合同约定进行验收，核对数量、质量、规格等，填写《验收单》；

固定资产或大宗物资需仓储部门清点入库，登记台账；

验收不合格的，需在《验收单》注明原因，及时联系供应商退换货或整改。

输出成果：《验收单》（合格/不合格）、入库单（如需）。

（八）付款申请与审批

执行主体：财务部门、分管领导/总经理

操作说明：

采购部门凭采购合同、订单、《验收单》、发票（或合规收据）等资料，填写《付款申请表》；

财务部门审核单据完整性、金额准确性及发票合规性；

按审批权限提交分管领导或总经理审批，审批通过后安排付款。

输出成果：《付款申请表》、付款凭证。

（九）资料归档

执行主体：采购部门、档案管理部门

操作说明：

采购部门整理采购全流程资料（申请表、审批记录、合同、比价表、验收单、付款凭证等），按“一单一档”原则归档；

档案管理部门定期接收采购档案，分类编号、保存，保证可追溯。

输出成果：完整的采购档案资料。

三、核心模板表格设计

模板一：采购申请表

申请单号

申请部门

申请人

申请日期

采购物品/服务信息

名称

规格型号

单位

采购事由及用途

预算科目

预算金额（元）

期望交付时间

是否需紧急处理

□是□否

审批意见

部门负责人：

日期：

预算审核（财务）：

日期：

采购部门审核：

日期：

分管领导/总经理：

日期：

备注

（如：技术参数、供应商要求等）

模板二：采购验收单

验收单号

采购申请单号

供应商名称

验收日期

验收部门

物品/服务信息

名称

规格型号

单位

应收数量

验收结论

□合格□不合格（不合格原因说明：_