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供应商管理评价及合作洽谈工具模板

一、适用场景与目标

本工具模板适用于企业采购、供应链管理及商务合作场景，主要用于解决以下需求：

供应商筛选与准入：对新合作供应商进行全面评估，保证其资质、能力与企业要求匹配；

现有供应商绩效复盘：定期对合作中的供应商进行量化评价，识别优势与改进点；

合作洽谈与条款确认：规范合作洽谈流程，明确双方权责，降低合作风险；

长期合作优化：通过持续评价与沟通，推动供应商能力提升，构建稳定供应链体系。

目标是通过标准化工具提升供应商管理效率，保障合作质量，实现企业与供应商的共赢发展。

二、操作流程详解

（一）准备阶段：信息收集与标准制定

明确评估需求

根据采购品类（如原材料、服务、设备等）确定核心评估维度，例如：供应商的生产能力、质量管控水平、价格竞争力、交付及时性、售后服务响应速度等。

若为现有供应商复盘，需结合历史合作数据（如交货准时率、合格率、投诉处理效率等）设定评价基准。

组建评估小组

小组成员需包含采购经理、质量负责人、技术专家、财务代表及使用部门需求方*，保证评价视角全面。

明确分工：采购经理负责整体协调，质量负责人把控质量指标，技术专家评估技术匹配度，财务代表分析成本结构，需求方确认实用性。

收集供应商信息

要求供应商提供以下资料（加盖公章）：

企业营业执照、行业资质证书（如ISO9001、ISO14001等）；

产品/服务说明书、生产流程说明、产能数据；

过往合作案例（3家及以上客户联系方式，示例：客户A、客户B）；

财务状况说明（近2年资产负债表、利润表，可模糊处理敏感数据）。

通过公开渠道（如企业征信系统、行业平台）核实供应商信息真实性，避免虚假资质。

制定评价标准

量化评价指标，例如：

质量管控：产品合格率≥98%（每批次）、质量问题响应时间≤24小时；

交付能力：订单准时交付率≥95%、小批量订单灵活响应周期≤7天；

价格水平：对比市场均价±5%、付款账期≤30天；

服务支持：售后问题解决率100%、定期回访频率≥1次/季度。

设置权重分配（如质量30%、交付25%、价格20%、服务15%、合作稳定性10%），保证评价重点突出。

（二）洽谈阶段：需求对接与条款确认

开场与需求同步

洽谈开始前，由采购经理*介绍企业背景、采购目标及对供应商的核心期望（如“需保证原材料A的杂质含量≤0.1%”“月均供货量不低于100吨”）。

引导供应商介绍自身优势、技术能力及合作案例，重点知晓其与本企业需求的匹配度。

核心议题沟通

质量与标准：明确产品/服务的具体技术参数、验收标准（如参照国标GB/T-202X），确认供应商的质量检测流程及第三方认证情况。

交付与物流：确定订单交付周期、最小起订量（MOQ）、运输方式及费用承担方，明确异常情况（如产能不足、物流延误）的应对预案。

价格与成本：讨论报价结构（含税/不含税、运费、包装费是否单独列示），分析价格构成合理性，争取长期合作折扣或阶梯定价。

服务与支持：明确售后联系人（如供应商售后主管*）、问题处理流程（如“质量问题需在48小时内提供书面解决方案”），以及技术培训、定期巡检等增值服务内容。

条款梳理与确认

沟通结束后，整理核心条款形成《合作洽谈记录表》（详见模板三），包括双方已达成共识的内容、待进一步协商的问题及时间节点。

对存在争议的条款（如账期、价格），需明确后续沟通方式（如“3个工作日内由技术专家*完成参数可行性复检，再议价格”）。

达成合作意向

若双方达成一致，由采购经理*发出《合作意向书》，明确合作范围、周期及下一步工作（如“供应商需在7日内提供最终版报价单及合同草案”）。

若未达成一致，礼貌终止洽谈，并记录未达成原因（如“价格超出预算10%”“产能无法满足峰值需求”），纳入供应商备选库。

（三）合作后阶段：执行跟踪与持续优化

合作启动与执行监控

签订正式合同后，建立供应商档案，包含资质文件、合同文本、洽谈记录、评价报告等。

采购专员每周跟踪订单交付情况，质量部门每批次进行到货检验，记录异常数据（如延迟交付、不合格品），同步至供应商并要求整改。

定期评价与反馈

每季度/半年开展供应商评价，使用《供应商评价指标表》（详见模板三）进行量化打分，形成《供应商评价报告》。

评价结果分为四级：优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（70-79分）、不合格（＜70分）。

与供应商召开评价复盘会，针对扣分项（如“交货准时率仅85%”）提出改进要求，明确整改时限（如“下季度提升至92%”）。

动态优化与淘汰

连续两次评价“优秀”的供应商，可纳入“战略供应商”名单，给予优先订单、账期优惠等激励；

连续两次评价“不合格”的供应商，启动淘汰流程，终止合作并更换供应商；

定期更新供应商库，补充新潜在供应商，保证供应链活力。

三、核心工具模板

模板一：供应商