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工程项目合同管理流程手册

引言

工程项目合同管理是确保项目顺利实施、各方权利义务得到保障的核心环节。它贯穿于项目的全生命周期，从最初的项目构思、招投标，到合同签订、履行，再到最后的竣工验收与结算，每一阶段都离不开严谨细致的合同管理工作。本手册旨在系统梳理工程项目合同管理的关键流程、核心要点及实践经验，为项目管理团队提供一套具有操作性的指引，以期最大限度规避风险、提高效率、保障项目目标的实现。

一、合同签订前的准备与策划阶段

合同签订前的工作是整个合同管理的基石，其质量直接影响后续合同的履行乃至项目的成败。此阶段的核心在于充分调研、明确需求、科学策划，为签订一份公平、合理、可执行的合同奠定基础。

1.1项目前期调研与需求明确

在启动任何合同洽谈之前，项目团队首先需对项目本身有清晰、深刻的认识。这包括：

*项目背景与目标梳理：明确项目的立项依据、战略意义、核心功能及预期成果，确保合同目标与项目整体目标高度一致。

*技术标准与规范确认：根据项目性质，确定适用的国家、行业技术标准、规范及验收标准，这是合同技术条款的重要依据。

*市场环境与资源调研：了解相关市场的供求状况、价格水平、主要供应商或承包商的资质与信誉，为后续的采购策略或招标方式选择提供参考。

*法律法规与政策研究：熟悉与项目相关的法律法规、产业政策、税收政策等，确保合同内容的合法性与合规性。

1.2合同策划与模式选择

基于前期调研结果，进行合同策划是确保合同结构合理性的关键一步：

*合同类型选择：根据项目特点、风险分担原则及双方意愿，选择合适的合同计价方式，如固定总价合同、单价合同、成本加酬金合同等，并明确各自的适用条件与风险点。

*合同标段划分：对于大型复杂项目，需考虑是否进行标段划分，如何划分才能既保证专业性、提高效率，又能有效控制界面协调风险。

*合同主要条款框架搭建：初步设想合同的核心条款，如工作范围、合同价格、付款方式、工期要求、质量标准、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等，形成基本框架。

*合同风险初步评估：识别在合同签订和履行过程中可能存在的各类风险，如市场风险、技术风险、法律风险、不可抗力等，并思考初步的应对策略。

1.3标准合同文本的选用与定制

尽可能采用标准、规范的合同文本，可有效降低合同起草成本和风险：

*优先选用范本：如国家发改委等部门联合发布的标准合同范本，或行业协会推荐的合同文本。这些范本条款经过实践检验，相对成熟完善。

*针对性修改与补充：在标准文本基础上，结合项目具体情况和特殊要求，对通用条款进行必要的修改、细化或补充，形成专用条款。避免直接套用范本而忽略项目个性化需求。

*合同文件构成与解释顺序：明确合同文件的组成部分，如协议书、中标通知书、投标书及其附件、专用合同条款、通用合同条款、技术标准和要求、施工图纸等，并约定各文件之间的解释顺序和冲突解决原则。

1.4招投标（或采购）文件的编制与管理

对于需要通过招标或特定采购方式选择合作方的项目，招投标文件是合同的重要组成部分：

*招标文件编制：确保招标文件内容完整、准确，符合法律法规要求，其技术条款、商务条款应与后续拟签订的合同核心条款保持一致，避免前后矛盾。

*严格招标程序：遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，规范招标、投标、开标、评标和定标过程，确保竞争的充分性和结果的公正性。

*投标文件评审：除价格因素外，还应重点评审投标人的技术方案可行性、财务状况、履约能力、类似项目经验及信誉等。

二、合同谈判与签署阶段

合同谈判与签署是将前期策划付诸实践，形成具有法律约束力文件的关键环节。此阶段的核心在于通过充分沟通与协商，达成双方均能接受的协议，并确保合同文件的准确性与完整性。

2.1谈判准备与策略制定

谈判前的充分准备是谈判成功的一半：

*组建谈判团队：根据合同重要性和复杂程度，组建由技术、商务、法律、财务等专业人员组成的谈判团队，明确分工与职责。

*制定谈判策略与底线：明确谈判的目标、重点、优先级，以及在关键条款上的可接受范围和底线，同时预估对方可能提出的问题和立场。

*准备谈判资料：收集整理与谈判相关的技术资料、市场数据、法律法规、类似案例等，为谈判提供支持。

2.2合同实质性条款谈判

谈判应围绕合同的核心条款展开，力求清晰、明确、公平：

*工作范围与界面：这是合同的基础，必须界定清晰、无歧义，明确双方的工作内容、责任界限以及与其他相关方的界面协调。

*合同价格与支付：明确合同总价或单价构成、调价机制（如适用）、付款节点、付款比例、支付方式及发票要求等。

*工期与进度：确定项目的总工期、关键里程碑节点、进度计划的编制与审批程序、工期延误的责任与处罚等。

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