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企业文档管理标准化操作流程手册

一、前言

为规范企业内部文档的创建、审批、存储、借阅、归档及销毁全流程管理，保证文档信息的准确性、安全性、可追溯性，提高工作效率，降低运营风险，特制定本手册。本手册适用于企业各部门、全体员工，涵盖日常工作中各类管理类、业务类、财务类文档的标准化操作要求，是企业文档管理的行为指南。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业内部所有纸质及电子文档的管理，包括但不限于：

管理类文档：制度、流程、会议纪要、工作报告、通知公告等；

业务类文档：合同协议、项目方案、客户资料、产品手册、招投标文件等；

财务类文档：预算报表、财务分析、审计报告、费用报销凭证等；

人力资源类文档：招聘需求、劳动合同、培训记录、绩效考核表等；

其他需统一管理的文档：如知识产权文件、资质证书复印件等。

（二）典型应用场景

新制度制定：如《公司采购管理办法》的起草、审核、发布流程；

合同审批：如与客户签订的销售合同，需经历业务部门起草、法务审核、总经理审批、盖章存档全流程；

项目文档归档：如“新产品研发项目”在结项后，需将项目计划、中期报告、验收报告等整理归档；

会议纪要借阅：如员工因工作需要查阅“2024年第一季度经营分析会”纪要，需通过借阅流程申请；

过期文档销毁：如某部门2020年的年度工作报告（保存期限已届满），需按规定流程销毁。

三、标准化操作流程详解

（一）文档创建与编制

明确需求与分类

编制人根据工作需求确定文档目的、适用范围及核心内容；

依据《企业文档分类标准》（见附件1）选择文档一级分类（如“管理类-制度”）、二级分类（如“人力资源-薪酬”），保证分类准确。

内容编制规范

标题格式：统一使用“公司+文档类型+名称”（如“公司财务报销制度”）；

结构：逻辑清晰，包含目的、适用范围、职责、具体内容、附则等要素（复杂文档需增加章节编号）；

数据与引用：数据需注明来源，引用政策或标准需标注文号及发布日期；

语言表达：简洁、准确、无歧义，避免口语化表述。

格式标准化

纸质文档：采用A4纸，页边距上下2.5cm、左右2cm，标题黑体二号加粗，宋体小四，行距1.5倍，页码居中；

电子文档：标题字体微软雅黑三号加粗，宋体五号，行距固定值18磅，文件名格式为“分类编码-文档名称-编制日期”（如“GL-ZD-001-公司财务报销制度）。

（二）文档审批流程

发起审批

编制人完成文档编制后，通过OA系统“文档审批”模块提交申请，电子文档，填写审批单（含文档名称、分类、编制部门、编制人、审批意见栏等）。

多级审核

部门审核：部门负责人*对文档内容的专业性、与部门业务的匹配性进行审核，确认无误后签字（电子审批需在2个工作日内完成）；

跨部门审核：涉及多部门职责的文档（如合同需法务部审核），由部门负责人发起跨部门会签，相关部门在3个工作日内反馈意见；

最终审批：

普通管理类文档（部门级制度）：由分管副总*审批；

重要管理类文档（公司级制度）、业务类合同、财务类报表：由总经理*审批；

涉及重大事项（如战略调整、重大投资）的文档：需提交总经理办公会集体审议。

审批通过与发布

审批通过后，由行政部（或指定部门）统一编号（编号规则见附件1），在OA系统发布电子版本，纸质版本加盖“公司文件”章存档；

审批不通过的，由行政部退回编制人，注明修改意见，重新提交审批。

（三）文档存储管理

电子文档存储

存储路径：电子文档需存储于公司指定服务器（如“D:”），按分类建立文件夹（如“管理类-制度”）；

版本控制：电子文档需保留最新版本及历史版本（历史版本以“_v1”“_v2”后缀区分），避免覆盖；

备份要求：服务器每日增量备份，每周全量备份，备份数据异地存储（如公司总部与分支机构各存一份）。

纸质文档存储

整理归档：审批通过的纸质文档需按“左上角对齐、装订整齐”要求整理，去除夹子、回形针等金属物；

编码上架：每份纸质文档粘贴标签，标注“文档编号+名称+归档日期”，按分类顺序存入档案柜（如“管理类-制度-001”存放于1号档案柜第1层）；

环境要求：档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%。

（四）文档借阅与查阅

借阅申请

员工因工作需要借阅文档，通过OA系统“文档借阅”模块提交申请，填写借阅登记表（含借阅人、部门、文档编号、名称、借阅事由、借阅期限等）；

涉密文档（如未公开的财务数据、核心技术资料）需经部门负责人及分管副总审批，借阅期限不超过3天。

借阅与归还

电子文档借阅：审批通过后，借阅人可在OA系统在线查阅，禁止（经特殊审批可，后文档需加密存储）；

纸质文档借阅：审批通过后，由档案管理员*在1个工作内核实并发放，借阅人签字确认；

归还要求：借阅期限届满前1个工作日归还，逾期