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合同审核与签订标准化工具模板

一、适用范围与应用场景

本标准化工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织开展对外合作时的合同管理需求，具体涵盖采购合同、服务合同、租赁合同、合作协议、委托合同等常见类型。无论是企业日常经营中的供应商合作、项目外包，还是跨机构业务协作、资产处置等场景，均可通过本模板规范合同全流程管理，保证合同内容合法合规、权责清晰，降低履约风险，提高签约效率。尤其适用于法务资源有限、需要标准化流程管理的中型企业及初创组织，也可作为大型企业合同管理的参考框架。

二、合同审核与签订标准化操作流程

（一）需求发起与前置资料准备

需求提出：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见模板表格1），明确合作方基本信息、合作内容、核心诉求（如标的物规格、服务标准、交付期限、预算金额等），并附上合作方资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等，需加盖对方公章）。

资料初审：部门负责人对需求合理性及合作方资质进行初步审核，重点确认合作方是否具备履约能力（如经营范围、相关资质证书、过往履约记录等），审核通过后提交至法务或合同管理部门。

（二）合同文本起草

模板选择：根据合同类型（如采购、服务、租赁等），从企业标准合同库中选取对应模板；若无现成模板，可参考行业通用范本，但需保证核心条款完整（见“关键注意事项”部分）。

内容填写：

基础信息：填写合同编号（规则：年份-部门代码-合同类型序号，如“2024-CG-001”）、合同名称（需明确合作类型及核心内容，如“办公设备采购合同”）、签约主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话等，保证与营业执照一致）；

核心条款：明确合作标的（货物名称/服务内容、规格型号、质量标准）、数量与计量单位、金额（含大写，避免涂改）、履行期限（起止时间、阶段性节点）、付款方式（比例、时间、账户信息）、违约责任（具体违约情形及赔偿标准）、争议解决方式（推荐约定企业所在地法院诉讼或仲裁机构仲裁）、保密条款（如适用）、合同生效条件（如签字盖章后生效）。

内部复核：起草人完成文本后，需自查条款逻辑性、数据准确性，与业务部门确认无异议后，提交法务审核。

（三）内部多部门审核

合同需依次通过以下部门审核，保证全面无遗漏：

业务部门审核：重点审核合作内容是否与需求一致、标的物/服务质量标准是否满足业务要求、履行期限是否可行、付款条件是否合理等，签署审核意见并盖章。

法务部门审核：重点审核合同合法性（是否符合法律法规、行业监管要求）、条款完整性（是否遗漏核心条款）、公平性（是否存在单方面加重己方责任、减轻对方责任的“霸王条款”）、风险点（如违约责任是否明确、争议解决方式是否有效等），出具《合同审核意见表》（见模板表格2），对需修改条款明确标注修订意见。

财务部门审核：重点审核金额准确性、付款方式是否符合财务制度、税务条款是否合规（如发票类型、税率）、对方账户信息是否完整等，确认资金安排无风险后签署意见。

管理层审批：根据合同金额及重要性，提交对应层级领导审批（如金额10万元以下由部门总监审批，10万-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批），审批通过后方可进入下一环节。

（四）合同文本修订与最终确认

修订反馈：起草人根据法务、财务等部门审核意见，对合同文本进行修订，修订处需标注（如“红色加粗”或“下划线”），并说明修改理由。

最终确认：修订后文本再次提交审核部门确认，无异议后形成《合同最终文本》；若对方为外部主体，需将最终文本通过邮件或书面形式发送对方确认，要求对方在3个工作日内反馈书面确认意见（如盖章的“合同确认函”或修订后的文本）。

（五）正式签署与用印管理

签署准备：确认双方均已接受最终文本后，打印合同文本（一式X份，根据签约方数量及归档要求确定，通常至少3份：双方各执1份，企业归档1份），检查合同编号、金额、日期等关键信息是否准确无误。

用印申请：填写《合同用印申请表》（可与企业内部审批表合并），附最终合同文本及《审核意见表》，提交至企业公章/合同专用章管理部门。

签署规范：

签署人需为法定代表人/负责人或其合法授权人（需提供授权委托书，载明授权范围、期限）；

双方应同时签署，或按约定顺序签署（如先甲方后乙方）；

签署字迹清晰，姓名需与身份证/营业执照一致，禁止代签（除非有合法授权）；

加盖公章/合同专用章时，保证清晰完整，覆盖骑缝章（多页合同需在每页侧面加盖骑缝章，防止篡改）。

（六）合同归档与履约跟踪

归档管理：签署完成后，原件由法务或档案管理部门统一归档，扫描电子版同步存储至企业合同管理系统（或指定文件夹），归档资料包括：合同文本、对方资质文件、审核意见表、用印申请表、签署授权委托书（如适用）、对方确认函等。

履约跟踪：业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、付款节点等），及时记录履约