会议组织与记录模板会议纪要版.docVIP

会议组织与记录通用模板：会议纪要版

一、适用场景与价值

二、会议纪要撰写全流程

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议目标与议程

提前获取会议通知，确认会议主题、核心目标、主要议题及时间安排，保证记录方向与会议重点一致。

若议程未提前下发，需在会议开始前与主持人沟通，简要梳理讨论逻辑，避免记录时遗漏关键环节。

准备记录工具与资料

根据会议规模选择记录方式：小型会议可使用电子文档（如Word、在线协作文档）实时录入；大型或重要会议建议采用“电子记录+手写摘要”结合，保证信息完整。

提前收集与会议相关的背景资料（如项目方案、上次会议纪要、数据报表等），方便记录时快速引用关键数据或问题。

确认参会人员信息

核实主持人、主要汇报人及核心参会人员名单，记录时需准确标注其发言观点或负责事项，避免因人员不熟悉导致信息混淆。

（二）会中记录：捕捉关键信息

实时记录核心内容

议题讨论：按议程顺序逐项记录，重点标注不同参会人员的核心观点、分歧意见及共识结论，避免大段摘抄，提炼关键词句（如“建议缩短项目周期，需增加技术资源支持”“认为风险可控，需补充应急预案”）。

决议事项：明确记录会议最终达成的共识，需包含“决议背景、具体内容、执行原则”三要素（如“决议：因市场反馈需求紧急，项目A上线时间提前至X月X日，由*牵头协调研发、测试资源”）。

行动项：单独列表记录，明确“任务内容、负责人、计划完成时间、所需支持”，避免模糊表述（如“行动项：①完成用户调研报告——（市场部），X月X日前，需产品部提供调研模板；②优化系统登录流程——（技术部），X月X日前，测试部配合验收”）。

区分“讨论过程”与“最终结论”

对复杂议题，可简要记录讨论过程中的主要论点（如“关于预算分配，提出增加推广费用，建议优先保障研发投入”），但需重点突出最终决议，避免信息冗余。

标注待确认信息

对会议中未明确或需后续核实的内容（如“数据来源待确认”“具体预算需财务部复核”），用特殊符号标记，会后及时补充完善，保证纪要准确性。

（三）会后整理：完善与审核

整理初稿，补充细节

会议结束后2个工作日内，根据会议记录整理初稿，补充会中标注的待确认信息，检查决议事项与行动项是否完整、负责人及时间是否明确。

对专业术语或缩写进行必要解释（如“KPI：关键绩效指标”），方便非参会人员理解。

内部审核与确认

将初稿提交会议主持人或指定负责人审核，重点核对决议准确性、行动项可行性及表述客观性，根据反馈修改后形成终稿。

涉及多部门行动项的，需同步抄送相关部门负责人，确认无异议后再分发。

分发与归档

终稿确认后，通过邮件或企业内部协作工具发送给所有参会人员，抄送相关领导及需配合部门，并注明“请查阅并按行动项推进工作”。

按公司档案管理规定将电子版及纸质版纪要归档，命名格式建议为“会议名称-日期-版本号”（如“项目推进会终版”），便于后续查阅。

三、标准会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

例：项目Q2季度推进会

会议时间

例：2024年5月20日14:00-16:30

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议，会议号：X-X-X）

主持人

例：*（项目总监）

记录人

例：*（项目助理）

参会人员

例：（研发部）、（市场部）、（财务部）、（产品部）等

缺席人员及原因

例：*（运营部）——因出差未参会，已提前提交书面意见

会议主题

例：明确Q2项目目标、资源分配及关键里程碑计划

会议议程与讨论记录

议程一：Q1项目复盘（汇报人：*）讨论要点：1.成果：完成核心模块开发，用户量提升20%2.问题：测试阶段发觉3个兼容性bug，修复周期超预期3.改进建议：加强研发与测试环节的交叉评审

决议：Q2起实行“双周交叉评审制”，由（研发部）与（测试部）牵头，每月25日前提交评审报告。行动项：①制定交叉评审流程细则——（研发部），5月25日前；②组织评审流程培训——（人力资源部），5月30日前。

议程二：Q2目标拆解（汇报人：*）讨论要点：1.市场部提出“用户量增长30%”目标，需增加推广预算2.研发部认为现有技术团队难以支撑新功能开发，需增配2名工程师3.财务部建议优先保障核心功能开发，推广预算需压缩15%

决议：Q2以“功能迭代优先”为原则，用户量目标调整为增长25%，推广预算压缩10%，增配1名高级工程师。行动项：①调整Q2推广方案——（市场部），5月22日前；②更新项目资源需求表——（研发部），5月23日前；②修订Q2预算表——*（财务部），5月24日前。

议程三：其他事项1.客户反馈：功能操作复杂，需优化界面2.跨部门协作：市场部与产品部需每周同步用户需求

决议：将界面优化纳入Q2迭代计划，由（产品部）牵头，6月10日前完成原型设计。行动项：①收集