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湖南省流动人员人事档案工作服务规范

流动人员人事档案是记录流动人员政治面貌、道德品行、学习工作经历、专业素养、遵纪守法等情况的重要材料，是个人成长发展的历史凭证，也是社会信用体系建设的基础数据资源。为规范湖南省流动人员人事档案管理服务工作，提升服务质量和效率，维护档案的真实性、完整性、安全性和可用性，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《流动人员人事档案管理服务规定》等法律法规及政策要求，结合本省实际，制定本服务规范。

一、适用范围与管理原则

本规范适用于湖南省行政区域内各级公共就业和人才服务机构（以下简称“档案管理服务机构”）对流动人员人事档案的接收、保管、利用、转递、信息化建设等管理服务工作。流动人员范围包括：非公有制经济组织、社会组织聘用人员；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员；未就业的高校毕业生及中专毕业生；自费出国留学及其他因私出国（境）人员；外国企业常驻代表机构的中方雇员；自由职业或灵活就业人员；其他符合流动人员定义的人员。

流动人员人事档案管理服务遵循“统一领导、分级管理，集中存放、规范服务，真实准确、安全保密”的原则，由县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位（以下简称“授权机构”）负责管理，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。

二、档案接收与审核

（一）接收条件

档案管理服务机构接收流动人员人事档案时，应审核档案的真实性、完整性和规范性。档案应具备以下条件：

1.档案材料形成符合国家和省相关规定，来源合法，手续完备；

2.档案内容真实准确，无涂改造假、信息矛盾等问题；

3.档案材料齐全完整，关键材料（如履历材料、学历学位材料、职称评审材料、党团材料、奖惩材料等）无缺失；

4.档案封装规范，封条完整，加盖转出单位公章或档案管理专用章，无拆封痕迹。

（二）接收流程

1.申请受理：单位或个人委托存档的，需提交以下材料：

-委托单位存档：单位营业执照（或统一社会信用代码证书）复印件、授权委托书、经办人身份证原件及复印件；

-个人存档：本人身份证原件及复印件；委托他人代办的，需提供委托人身份证复印件、受托人身份证原件及复印件、委托书；

-其他特殊情形（如高校毕业生）需提供报到证、毕业证等相关证明材料。

2.档案审核：档案管理服务机构应在收到档案后15个工作日内完成审核。审核内容包括档案来源、封装情况、材料完整性及真实性。对不符合接收条件的档案，应及时告知送档单位或个人，说明原因并退回；对材料缺失但可补充的，应一次性告知需要补充的材料清单及补办途径。

3.登记入库：审核通过的档案，应及时进行数字化著录，登记档案基本信息（姓名、身份证号、档案编号、材料目录等），录入全省统一的流动人员人事档案管理信息系统，并打印《流动人员人事档案接收登记表》，由经办人员和审核人员签字确认后存档备查。

三、档案保管与维护

（一）实体档案保管

1.保管设施：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）要求，配备防火、防盗、防潮、防虫、防光、防高温等设施设备，安装监控和门禁系统，确保24小时安全监控。库房面积应与档案数量相匹配，每万卷档案库房使用面积不低于20平方米。

2.保管要求：

-档案应使用标准档案盒（规格310mm×220mm×30mm）装具，按“一人一盒”原则分类存放，排列整齐，标识清晰；

-建立档案保管台账，定期（每半年至少一次）对档案进行清点核对，确保账实一致；

-对破损、褪变的档案材料，应及时进行修复、复制或扫描，修复过程需记录修复时间、修复人、修复原因等信息；

-库房温湿度应控制在温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%范围内，每日记录温湿度数据，异常情况及时处理。

（二）数字化档案管理

1.数字化范围：所有接收的流动人员人事档案均应进行数字化处理，重点完成姓名、出生年月、参加工作时间、学历学位、职称、党团关系等关键信息的著录，以及全部档案材料的高清扫描。

2.数字化标准：扫描图像应清晰、完整，分辨率不低于300dpi，色彩模式为24位真彩色（JPEG格式）或黑白二值（TIFF格式），图像命名规则为“档案编号+材料类别+页码”。数字化处理完成后，应进行质量检查，合格率不低于99%。

3.存储与备份：数字化档案应存储于符合国家等级保护要求的专用服务器或云平台，采用“双备份”制度（本地备份+异地备份），备份数据每半年至少校验一次，确保数据可恢复。

四、档案利用与服务

（一）查阅服务