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企业文件存档及档案管理标准化模板

一、本模板的应用场景解析

本标准化模板适用于各类企业（包括国有企业、民营企业、外资企业等）的行政、人力资源、财务、法务、项目等部门的文件存档及档案管理工作，具体场景包括但不限于：

日常运营文件归档：如会议纪要、内部通知、工作报告、规章制度等；

专项档案管理：如项目立项文件、合同协议、审计报告、知识产权材料等；

人事档案管理：如员工入职材料、劳动合同、培训记录、绩效考核表等；

财务档案管理：如会计凭证、账簿、报表、税务申报材料等；

历史档案整理：如企业成立以来的重要文件、资质证书、荣誉奖牌等纸质及电子档案的规范化梳理。

二、标准化档案管理操作流程与步骤

（一）文件收集与分类

明确收集范围：

根据企业各部门职能，制定《文件归档范围清单》（参考附件1），明确需归档的文件类型（如纸质文件、电子文档、音视频资料等）及归档时限（如月度、季度、年度或项目结束后10个工作日内）。

例：行政部需每月5日前收集上月各部门提交的会议纪要、通知文件；人力资源部需在员工入职/离职当日完成其人事材料的收集。

规范文件分类：

采用“年度-部门-文件类型”三级分类法，保证分类逻辑清晰。

示例：

2024年-行政部-会议纪要

2024年-人力资源部-劳动合同

2023年-财务部-会计凭证

涉密文件（如未公开合同、核心技术资料）需单独分类，标注“密级”字样，存放于带锁保密柜。

（二）档案编号与编码规则

制定统一编码：

档案编号格式：部门代码（2位）+年份（4位）+文件类型代码（2位）+流水号（3位）

部门代码示例：行政部-01、人力资源部-02、财务部-03、法务部-04、项目组-05；

文件类型代码示例：会议纪要-01、合同-02、制度-03、凭证-04、人事材料-05。

示例编号：“012401001”表示“2024年行政部会议纪要第1号”。

标注编码信息：

纸质档案：在文件首页右上角用铅笔标注档案编号，并在档案袋/夹封面填写编号、名称、年份、份数等信息；

电子档案：在文件名开头标注档案编号，如“012401001_2024年1月行政部例会纪要.docx”。

（三）档案整理与装订

纸质档案整理：

检查文件完整性，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，对破损文件进行修补（如用胶带粘贴裂口、复印模糊文件）；

按时间顺序或文件逻辑排序，左上角对齐后使用装订机装订（厚度超过2cm的档案需使用三孔活页夹装订）；

每份档案附《档案备考表》（参考附件2），注明整理人、整理日期、文件页数、特殊情况说明（如“缺第3页附件”）。

电子档案整理：

按档案编号建立文件夹层级（如“2024年-行政部-会议纪要”），将对应电子文件存入对应文件夹；

电子文件格式统一：文档存为PDF（防止篡改）、图片存为JPG（分辨率不低于300DPI）、表格存为Excel；

定期对电子档案进行杀毒处理，保证文件无病毒损坏。

（四）档案录入与归档存储

档案信息登记：

使用《档案总登记表》（参考附件3）或档案管理系统，录入档案编号、文件名称、分类、形成日期、页数、存放位置（如“3号柜-2层-01号档案盒”）、保管期限（如10年、30年、永久）等信息；

电子档案需同时登记存储路径（如“服务器-行政部档案-2024-会议纪要-012401001”）及备份情况（如“本地备份+云端备份”）。

规范存放管理：

纸质档案：按编号顺序存入专用档案柜，档案盒标注“部门-年份-文件类型”（如“行政部-2024-会议纪要”），柜外张贴《档案存放目录》（标注柜号、层号、档案编号范围）；

电子档案：存储于企业内部服务器或加密云盘，设置访问权限（仅档案管理员及部门负责人可修改），每月进行增量备份，每季度进行全量备份；

涉密档案存放于带指纹锁的保密柜，钥匙由档案管理员和部门负责人分别保管。

（五）档案利用与借阅

借阅申请流程：

借阅人填写《档案借阅申请表》（参考附件4），注明借阅档案编号、名称、借阅事由、借阅期限（一般不超过5个工作日）、归还承诺；

部门负责人审批签字后，提交档案管理员审核；涉密档案需经企业分管领导*审批。

借阅与归还管理：

档案管理员核对申请表无误后，取出档案并登记《档案借阅登记表》（参考附件5），记录借阅人、借阅时间、归还期限；

借阅人现场检查档案完整性，不得涂改、抽取、撤换档案；借阅到期后及时归还，档案管理员检查无误后注销借阅记录；

特殊情况需续借的，需提前1天重新申请，续借期限不超过3个工作日。

（六）档案鉴定与销毁

鉴定流程：

每年12月，由档案管理员、法务部、行政部*组成档案鉴定小组，对到期档案进行鉴定；

根据档案保管期限表（参考附件6），区分“继续保管”“降期保管”“销毁”三类，填写《档案鉴定表》（参考附件7），注明鉴定意见及签字。

销毁管理：

对需销毁的档案，由鉴定小组