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合同管理与审查模板集

一、适用场景与业务类型

本模板集适用于各类企业及组织的合同全生命周期管理，覆盖以下核心业务场景：

采购与供应链管理：原材料采购、设备采购、服务外包等合同，重点关注交付条款、质量标准、付款周期及违约责任。

销售与客户合作：产品销售、服务提供、渠道代理等合同，需明确收款方式、交付验收、知识产权归属及售后服务。

人事与劳动关系：劳动合同、保密协议、竞业限制协议等，需规范岗位职责、薪酬结构、保密义务及解约条件。

项目与合作伙伴管理：项目合作、技术开发、联合投标等合同，需界定项目范围、权责划分、成果交付及利益分配。

资产与知识产权：技术转让、商标许可、不动产租赁等合同，需核查权利合法性、使用范围、许可期限及侵权责任。

二、合同全流程操作指南

（一）需求提出与合同立项

发起需求：业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》（模板见第三章），明确合作方背景、交易目的、核心条款需求（如金额、履行期限、特殊要求）及预算依据。

部门审核：部门负责人*对需求合理性进行初审，重点评估业务必要性、预算匹配度及风险初步判断，签字确认后提交法务部门。

立项审批：法务部门联合财务、风控部门召开评审会，对合同主体资格、交易合法性、核心条款可行性进行综合评估，形成《合同立项审批意见表》，通过后启动合同起草。

（二）合同起草与内容填充

模板选择：根据合同类型（如采购合同、销售合同），从企业标准合同库中选取对应模板，保证模板符合行业规范及法律要求。

信息填写：

基础信息：填写合同编号（规则：年份-部门-序号，如2024-采-001）、合同名称（明确交易性质，如“设备采购合同”）、签约主体（全称、统一社会信用代码、法定代表人）、签约日期。

核心条款：按模板要求填写交易标的（名称、规格、数量）、质量标准（国家标准/行业标准/双方约定）、价款及支付方式（金额、币种、账户、支付条件）、履行期限（起始/截止日期、交付节点）、违约责任（违约金比例、赔偿范围）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）。

附件准备：根据需求补充技术附件（如技术参数表）、商务附件（如报价单）、法律附件（如授权委托书），保证与主合同内容一致。

（三）合同审查与风险防控

形式审查：由法务专员*完成，重点检查：

合同文本完整性（是否包含必备条款、附件是否齐全）；

信息准确性（签约主体名称、金额、日期等是否与申请表一致）；

格式规范性（条款编号清晰、无涂改、签字页完整）。

实质审查：由法务部门联合业务、财务部门共同开展，审查要点包括：

主体资格：核查合作方营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖交易内容）、授权委托书（代理人是否具有签约权限，如无法定代表人签字需提供授权书）；

合法性：条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”或无效约定（如约定争议解决方式为“由合作方所在地法院管辖”显失公平）；

业务可行性：履行期限是否与项目进度匹配，付款条件是否影响现金流，质量标准是否可验收；

风险点：识别潜在风险（如知识产权归属不明、违约责任不对等、不可抗力范围过窄），提出修改建议。

审查反馈与修订：法务部门出具《合同审查意见表》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”结论，对需修改条款标注具体意见（如“建议将违约金比例从20%调整为15%，以符合行业惯例”）。业务部门根据意见修订合同，再次提交审查直至通过。

（四）合同谈判与签署

谈判准备：由业务负责人牵头，法务专员参与，制定谈判策略，明确核心条款底线（如最低价格、最晚交付日期）及可让步空间。

谈判执行：与合作方就合同条款进行协商，重点聚焦价格、交付、违约责任等争议点，谈判过程中形成《会议纪要》，记录双方共识与分歧。

最终确认：谈判达成一致后，法务部门根据谈判结果修订合同文本，形成最终签署版本，由双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）。

印章管理：印章保管人*核对签字与印章信息一致性，保证“骑缝章”加盖完整，签署后扫描存档并返还合同原件。

（五）合同履行与跟踪

履行交底：业务部门向执行团队（如采购专员、项目组）移交合同，明确履行节点（如交付时间、验收标准、付款节点）及责任人。

过程监控：建立《合同履行跟踪表》，实时记录履行进度（如“2024年3月1日完成设备交付”“2024年3月15日完成验收”），对延迟履行或违约情况及时预警，启动风险应对程序（如发函催告、协商变更）。

验收与结算：按合同约定组织验收（如技术验收、商务验收），签署《验收合格单》；财务部门根据验收结果及付款条件办理结算，留存付款凭证（如发票、银行流水）。

（六）合同归档与复盘

归档分类：合同签署后10个工作日内，由档案管理员*完成归档，按“合同类型-年份-部门”分类编号，归档材料包括：合同原件、审批表、审查意见表、会议纪要、验收单、付款凭证等。

电子化管理：将合