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标准化采购流程管理工具（供应商管理版）

一、工具适用场景与核心目标

本工具适用于各类企业采购部门对供应商全生命周期的标准化管理，尤其适合需要规范供应商引入、评估、合作及退出流程的中大型企业。核心目标是通过系统化流程管控，实现供应商资质合规、绩效可量化、风险可预警，最终提升采购效率、降低采购成本、保障供应链稳定性。具体场景包括：

新供应商准入评估，筛选符合业务需求的优质合作方；

现有供应商日常绩效跟踪，量化服务质量与履约能力；

供应商风险识别与应对，提前规避合作中的潜在问题；

供应商分级分类管理，优化资源配置与战略协同。

二、标准化操作流程详解

（一）供应商准入阶段：严格筛选，源头把控

操作目标：保证新供应商具备合法资质、履约能力及合作潜力，从源头降低合作风险。

步骤说明：

需求提报与资质初审

业务部门（如生产部、项目部）根据采购需求，填写《供应商引入申请表》，明确采购品类、技术标准、预估用量等关键信息。

采购部门收到申请后，同步收集供应商基础资料，包括营业执照、行业资质证书（如ISO体系认证、生产许可证等）、过往合作案例（需加盖公章）等，重点核查资质文件的真实性与有效期。

责任人：采购专员、业务部门负责人；输出文档：《供应商引入申请表》《资质初审记录表》。

现场考察与综合评估

对通过初审的供应商，由采购部门牵头，联合质量部、技术部组成考察小组，开展现场调研（若为异地供应商，可安排视频会议+第三方验厂）。考察重点包括：生产设备先进性、产能匹配度、质量管控流程（如来料检验、过程控制）、环保与安全生产合规性等。

考察结束后，小组共同填写《供应商现场考察评估表》，采用百分制评分（资质合规性20分、生产能力25分、质量保障30分、服务能力15分、价格竞争力10分），评分≥80分进入下一环节。

责任人：采购经理、质量工程师、技术专家*；输出文档：《供应商现场考察评估表》《考察现场照片/视频记录》。

评审决议与信息录入

采购部门组织供应商评审会（邀请分管领导、法务部参与），结合资质初审、现场考察及评分结果，确定是否纳入合格供应商名录。

通过评审的供应商，由采购专员在ERP系统中创建供应商档案，录入统一社会信用代码、联系人*（如张经理）、联系方式、主营品类、合作期限等基础信息，分配唯一供应商编码。

责任人：采购经理、系统管理员；输出文档：《供应商评审会议纪要》《合格供应商名录》。

（二）供应商日常管理阶段：动态跟踪，规范协作

操作目标：通过标准化流程管控供应商履约过程，保证交付质量、时效及服务达标，及时发觉并解决合作问题。

步骤说明：

合同签订与交底

采购部门与供应商签订《采购合同》，明确质量标准（如国标/行标/企标）、交付周期、付款方式、违约责任等条款，法务部审核合同合规性。

合同签订后，采购专员组织供应商交底会（质量部、使用部门参与），解读技术要求、交付流程、异常处理机制等，并留存《供应商交底记录表》。

责任人：采购专员、法务专员、质量主管*；输出文档：《采购合同》《供应商交底记录表》。

交付跟踪与异常处理

供应商按合同约定交付货物/服务后，采购专员在ERP系统中录入到货信息，质量部进行检验（IQC），填写《到货检验报告》，合格则入库；不合格则启动《不合格品处理流程》，要求供应商限期整改（如退货、换货、降级使用），并记录整改结果。

对于延迟交付、数量不符等异常情况，采购专员需在24小时内发起《供应商异常处理单》，明确问题原因、责任方及解决时限，跟踪闭环后更新供应商绩效档案。

责任人：采购专员、质量检验员、仓库管理员*；输出文档：《到货检验报告》《不合格品处理记录》《供应商异常处理单》。

沟通与协同机制

采购专员每月与供应商召开月度沟通会（或线上会议），反馈本月交付质量、异常处理情况，收集供应商建议，并填写《供应商沟通记录表》。

对于战略供应商或重点项目，建立“一对一”对接机制，定期（如季度）回顾合作进展，协调资源解决合作中的瓶颈问题。

责任人：采购专员、供应商联系人；输出文档：《供应商沟通记录表》。

（三）供应商绩效评估阶段：量化考核，持续优化

操作目标：通过客观指标评估供应商履约表现，识别优秀供应商与问题供应商，为后续合作策略调整（如订单分配、淘汰）提供依据。

步骤说明：

评估周期与指标设定

评估周期：常规供应商按季度评估，战略供应商按半年度评估，新引入供应商试用期满（3个月）后进行首次评估。

评估指标：质量（40%，包括批次合格率、投诉处理及时率）、交付（30%，包括准时交付率、订单满足率）、服务（20%，包括响应速度、配合度）、价格（10%，包括价格竞争力、成本优化贡献）。

数据收集与评分计算

采购专员从ERP系统提取供应商季度交付数据（如到货批次、准时交付次数），质量部提供质量检验数据（如不合格批次、投诉次数），业务部门反馈服务评