合同文件审批管理电子化模板.docVIP

合同文件审批管理电子化模板工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本电子化模板工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同审批管理需求，尤其适合以下场景：

初创型企业：简化传统纸质合同审批流程，降低管理成本，快速响应业务需求；

多部门协作场景：如企业采购、销售、项目合作等跨部门合同，实现审批流程透明化、节点可控化；

合同数量密集型组织：如律所、咨询公司等，需高效处理大批量合同，避免人工传递效率低、易出错的问题；

合规要求严格的行业：如金融、医疗等，需通过电子留痕保证审批流程可追溯，满足审计与监管需求。

二、电子化审批全流程操作指南

（一）合同发起与信息录入

登录系统：用户通过企业内部OA系统或合同管理平台登录账号，进入“合同审批”模块。

选择合同类型：根据业务需求选择合同模板（如采购合同、服务合同、租赁合同等），或使用“自定义模板”新建合同框架。

填写基础信息：

合同编号：按规则自动（如“年份+部门简称+流水号”，如“2024-CG-001”），或手动填写（需保证唯一性）；

合同名称：简洁明确，体现合同核心内容（如“项目软件开发服务合同”）；

签约主体：填写甲乙双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等关键信息；

合同金额：明确大写和小写金额，含币种（如人民币、美元）；

履约期限：起止日期、关键节点（如付款节点、交付节点）；

核心条款摘要：简述标的、质量标准、违约责任等核心内容（可附件补充完整合同文本）。

附件：支持合同草案、技术附件、资质证明（如对方营业执照、授权委托书）等文件，格式限PDF、Word、JPG（单个文件不超过10MB）。

提交审批：确认信息无误后，选择“提交”，系统自动流转至下一审批节点。

（二）多级审批流转设置

审批流程配置：

系统支持预设审批模板（如“部门负责人→法务→分管领导→总经理”），或根据合同金额、类型自定义流程（如金额≥50万元的合同需增加“财务总监”审批节点）；

每个审批节点需指定审批人（可设置“会签”多人审批或“或签”一人审批即可通过）。

审批操作：

审批人收到系统提醒（短信/站内信），进入“待审批”列表查看合同详情及附件；

审批意见：可选择“通过”“驳回”“补充材料”，驳回时需注明具体原因（如“合同金额未预算，需重新核对”），补充材料需明确所需内容（如“需补充对方近三年财务审计报告”）；

审批时限：系统默认每个节点不超过3个工作日，超时未操作将自动提醒审批人及上级主管。

特殊处理：

加急审批：发起人可标记“加急”标识，系统将缩短提醒间隔（如每2小时提醒一次），并优先处理；

流程变更：审批过程中如需调整流程（如增加审批人），需由发起人提交“流程变更申请”，经系统管理员审批后生效。

（三）电子签署与归档

签署审批通过后：系统自动“电子签署通知”，发送至签约方法定代表人或授权代表人；

身份验证：签署人通过人脸识别、手机验证码等方式完成身份核验；

电子签章：

企业用户：使用CA数字证书或企业电子签章工具（如e签宝、法大大）加盖电子公章及法定代表人签章；

个人用户：通过个人银行卡、等方式完成个人电子签名；

签署确认：所有签署方完成签署后，系统自动带电子签章的PDF合同，并发送签署回执至各方预留联系方式；

合同归档：

系统自动将已签署合同归至“已归档”库，按合同编号、签约主体、日期等维度分类存储；

支持一键导出合同原件（含电子签章验证码），或对接企业档案管理系统，实现长期保存。

（四）后续跟踪与变更管理

履约跟踪：发起人可在合同归档后设置“履约提醒”（如“付款前3天提醒”“交付节点前7天提醒”），系统自动发送提醒至相关负责人；

变更申请：如需变更合同内容（如金额调整、期限延长），发起人通过“合同变更”模块提交申请，填写变更原因、具体内容，并重新启动审批流程；

变更归档：变更审批通过后，系统“合同变更补充协议”，与原合同关联存储，保证版本可追溯。

三、核心模板表格设计

（一）合同基本信息表

字段名称

填写要求

示例

合同编号

按企业规则唯一，不可重复

2024-CG-001

合同名称

简明扼要，体现核心业务内容

项目软件开发服务合同

签约主体（甲方）

填写全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人

科技有限公司北京市海淀区路1号

签约主体（乙方）

同甲方

信息技术有限公司上海市浦东新区路2号

合同金额

大写+小写，含币种

人民币伍万元整（￥50,000.00）

履约期限

起止日期，关键节点（如“2024年1月1日-2024年12月31日，分3期交付”）

2024年1月1日-2024年12月31日

核心条款摘要

简述标的、质量标准、付款方式等（可备注“详见附件1”）

标的：软件系统开发；质量标准：符合GB/T25000.51-2016

发起部门

填写发起合同的业务