采购申请审批流程表格.docVIP

适用场景说明

本工具适用于企业内部各类采购需求的规范化管理，涵盖日常办公物资采购、生产设备添置、项目所需材料采购、服务类采购（如咨询、维修）等场景。无论是行政部门、生产部门还是项目部，凡涉及使用公司资金采购物品或服务，均需通过此流程提交申请，保证采购行为合规、透明，同时明确审批责任，避免资源浪费或流程混乱。特别适用于需要分级审批的中大型企业，或对采购预算、合规性有严格要求的组织。

操作流程详解

第一步：申请发起与信息填写

申请人根据实际需求，填写《采购申请审批表》，保证以下信息完整准确：

基本信息：申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价（需注明是否含税）、总价、用途说明（需明确使用场景或项目名称）；

附件清单：如物品报价单、技术参数说明、需求部门签字的《采购需求确认单》等（金额较大或专业性强的采购需提供）；

紧急程度：勾选“普通”“紧急”或“特急”（紧急程度需部门负责人确认，避免滥用）。

填写完成后，提交至部门负责人进行初审。

第二步：部门负责人初审

部门负责人收到申请后，重点审核以下内容：

采购必要性：是否符合部门工作计划或项目需求，是否存在重复采购或可替代方案；

预算符合性：申请金额是否在部门年度预算范围内，超预算需注明原因并附预算调整申请；

规格合理性：物品规格是否满足实际使用需求，避免过度采购或功能冗余；

信息完整性：检查表格及附件是否齐全，关键信息（如名称、数量、用途）是否清晰。

审核通过后，在“部门审核意见”栏签字并注明日期；若不通过，需注明具体原因并退回申请人修改。

第三步：财务部门复核

初审通过的申请流转至财务部门，财务人员重点审核：

预算额度：核对申请金额是否与预算系统数据一致，超预算部分是否完成审批流程；

价格合理性：对比历史采购价格或市场均价，判断预估单价是否合理（必要时要求补充比价资料）；

资金来源：确认采购资金是否来自指定预算科目（如运营成本、项目专项等）；

税务合规性：是否明确标注含税/不含税，发票类型是否符合公司财务规定。

审核通过后，在“财务审核意见”栏签字并注明日期；若发觉价格虚高或预算问题，需与申请人及部门负责人沟通调整。

第四步：分级审批决策

根据采购金额及类型，提交至对应层级领导审批：

小额采购（如≤5000元）：由部门负责人审批（已初审的可直接签字）；

中等金额采购（如5000元-5万元）：需分管领导审批，重点审核成本效益及部门需求优先级；

大额采购（如＞5万元）：需提交至总经理或总经理办公会审批，必要时要求补充可行性分析报告或第三方评估意见。

审批人需在“领导审批意见”栏明确标注“同意”“不同意”或“补充说明”，并签字确认。若“不同意”，需注明理由并终止流程。

第五步：采购执行与反馈

审批通过后，申请表转至采购部门（或指定执行人），启动采购流程：

采购部门根据审批结果，选择合格供应商（优先合作供应商或通过招标采购），签订采购合同；

跟踪采购进度，保证按时交付，如有延迟需及时反馈至申请人及部门负责人；

物品/服务验收合格后，由申请人及部门负责人在《验收单》上签字，确认与申请内容一致；

财务部门根据审批表、合同、验收单及发票办理付款手续。

第六步：资料归档

采购完成后，由采购部门将《采购申请审批表》《合同》《验收单》《发票》等资料整理归档，保存期限不少于3年，以备后续审计或查询。

采购申请审批模板表单

申请单号

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系方式

紧急程度

□普通□紧急□特急

采购物品/服务名称

规格型号

数量

预估单价（元）

总价（元）

用途说明

附件清单

（如报价单、技术参数、需求确认单等，请注明名称及份数）

1.

2.

3.

部门审核意见

财务审核意见

审核内容：必要性、预算、规格合理性

审核内容：预算额度、价格合理性、税务合规

负责人签字：日期：年月日

审核人签字：日期：年月日

领导审批意见

审批层级：□部门负责人□分管领导□总经理□总经理办公会

意见：□同意□不同意（请注明原因：）

审批人签字：日期：年月日

采购执行情况

执行部门：供应商名称：合同号：

验收结果：□合格□不合格（不合格说明：）

申请人签字：部门负责人签字：日期：年月日

归档备注

资料齐全，已归档□资料缺失，需补充：

使用要点提示

信息完整性与准确性：申请时需保证物品名称、规格、数量、用途等关键信息清晰无误，避免因描述模糊导致采购错误；预估单价需参考市场价或历史数据，虚高或过低可能影响审批效率。

审批流程顺序不可逆：必须严格按照“部门初审→财务复核→领导审批”顺序流转，跳过任一步骤可能导致申请退回，延误采购进度。

附件要求：金额超过1万元的采购需提供至少2家供应商的报价单；专业性强的设备（