行政办公文档标准化撰写工具.docVIP

行政办公文档标准化撰写工具使用指南

一、适用工作场景

在行政办公中，各类文档的撰写需遵循统一规范以保证信息传递的准确性与专业性。本工具适用于以下场景：

会议组织：如部门例会、项目研讨会、专题工作会议等，需规范记录会议内容并形成纪要；

事务请示：如资源申请、流程审批、事项报备等，需向上级或相关部门提交正式请示函；

工作汇报：如周报、月报、年度总结、专项工作进展汇报等，需清晰呈现工作成果与计划；

通知公告：如会议通知、制度发布、事项提醒等，需保证信息传达的规范性与时效性；

计划与总结：如年度工作计划、项目实施方案、阶段性工作总结等，需明确目标与执行路径。

二、标准化操作流程

1.明确文档类型与撰写目的

根据工作需求确定文档类型（如会议纪要、请示函等），清晰撰写目的（如汇报进展、请求批示、告知事项等）；

确认文档受众（如上级领导、跨部门同事、全体员工等），以便调整语言风格与内容详略。

2.选择对应模板

从模板库中匹配文档类型，例如：

会议类→选择“会议纪要通用模板”；

请示类→选择“事务请示函模板”；

汇报类→选择“工作报告模板”。

确认模板包含的核心要素（如会议纪需含“议题、决议、行动项”，请示函需含“请示事项、理由、建议”）。

3.填写核心内容

依据模板提示逐项填写信息，保证关键要素完整：

基础信息：如文档标题、编号、日期、部门、撰写人等；

主体内容：按逻辑顺序梳理信息，如会议纪要按“议题-讨论过程-决议-行动项”填写，请示函按“事由-具体事项-请示建议”填写；

附件说明：如有支撑材料（如数据报表、方案草案），需在文档末尾注明附件名称及数量。

4.统一格式规范

遵循公司行政文档格式标准，保证：

字体与字号：标题用宋体二号加粗，用宋体三号，一级标题用黑体三号，二级标题用楷体GB2312三号；

行距与页边距：行距1.5倍，页边距上下2.54cm、左右3.17cm；

页码与页眉：页码居中，页眉左侧标注公司名称，右侧标注文档标题（如“公司会议纪要”）。

5.审核与校对

撰写人完成初稿后，需自查以下内容：

内容是否完整、逻辑是否清晰、数据是否准确；

格式是否符合规范、有无错别字或标点符号错误；

敏感信息（如未公开数据、涉密内容）是否已脱敏处理。

提交至部门负责人或指定审核人进行复核，根据反馈意见修改完善。

6.定稿与归档

审核通过后，确认最终版本并按公司命名规则保存（如“部门2023年月日会议纪要-版本1.0”）；

将文档提交至行政部或指定档案系统归档，保证后续可追溯查阅。

三、常用模板示例

表1：会议纪要通用模板

要素

填写说明

示例

会议名称

明确会议主题

“项目第三阶段进度研讨会”

会议时间

年/月/日上/下午时分-时分

2023年10月26日14:00-16:00

会议地点

具体会议室或线上平台

公司3楼第一会议室

主持人

填写姓名及职务

主持人：*经理（项目部）

记录人

填写姓名及职务

记录人：*助理（行政部）

参会人员

列出主要参会人（部门+姓名）

项目部：、；市场部：、；行政部：*

缺席人员

如有，注明原因

缺席：*（因出差）

会议议题

按议程顺序列出

1.项目当前进度汇报；2.下一阶段资源需求讨论

讨论过程

简要记录各方观点

经理提出需提前完成技术验收，建议增加测试人员

决议事项

明确结论（需具体、可执行）

决议：1.11月5日前完成技术验收；2.增派2名测试人员

行动项

责任人+任务内容+完成时间

1.（项目部）11月1日前提交验收方案；2.（行政部）10月30日前完成人员调配

附件

如有支撑材料，注明名称

附件：《项目进度表》《人员需求表》

表2：事务请示函模板

要素

填写说明

示例

标题

“关于+事由+的请示”

“关于申请采购办公设备的请示”

主送部门/领导

明确请示对象

尊敬的*总经理

（事由）

简述背景与原因

因部门现有打印机使用年限较长，故障频发，影响日常办公效率

（事项）

具体说明请示内容（数据、需求等）

申请采购激光打印机2台，预算共计8000元，品牌建议为*（符合公司采购标准）

（建议）

提出解决方案或请求批示

恳请领导批准采购申请，行政部将比价后实施采购

结尾

规范用语

以上请示妥否，请批示。

落款

部门+姓名+日期

申请人：*（行政部）；2023年10月26日

四、使用注意事项

模板结构不可随意删减：模板中的核心要素（如会议纪要的“决议事项”、请示函的“请示建议”）是保证文档功能完整的关键，不得遗漏或简化。

内容需客观准确：避免主观臆断，数据、事实需有依据，如“项目完成80%”需注明数据来源（如截至10月25日进度统计）。

涉密信息严禁外泄：涉及公司机密、未公开数据的文档，需使用专用加密模板，并通过内部安全渠道流转。

版本管理需规范：重要文档修改后，需更新版本