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企业日常事务处理手册

前言

为规范企业日常事务处理流程，提高工作效率，明确责任分工，保证各项工作有序开展，特制定本手册。本手册涵盖企业高频事务场景，提供标准化操作指引、模板工具及关键提醒，供各部门员工参考使用。

一、会议管理规范

（一）适用情境

适用于企业内部各类会议的组织与实施，包括但不限于：部门例会、项目启动会、跨部门协调会、月度/季度工作总结会、专题研讨会等。

（二）操作流程

1.会议发起与审批

发起人：根据工作需要确定会议主题、目标、参会人员范围及初步时间建议，填写《会议申请表》（详见模板1），经部门负责人审核后，提交至行政部统筹安排。

审批要点：会议主题需明确、目标需具体；避免无明确议题的临时会议；同一议题涉及多部门时，需提前沟通确认参会人员。

2.会议准备

行政部：根据审批通过的《会议申请表》，提前1个工作日完成会议室预订、设备调试（投影仪、麦克风、视频会议系统等）、会议材料打印（如有）及茶水安排。

发起人：提前24小时将会议议程、相关材料通过企业内部通讯工具发送至参会人员，保证参会人员提前熟悉内容。

3.会议召开

主持人：提前5分钟到场，确认会议设备及参会人员到会情况，宣布会议开始并重申会议目标及议程。

参会人员：准时参会，关闭手机或调至静音状态；发言紧扣议题，简明扼要；需请假者，至少提前2小时向主持人及部门负责人报备。

记录人：全程记录会议决议、行动项（负责人、完成时限）、待讨论问题等内容，形成《会议纪要》初稿。

4.会议纪要与归档

会议结束24小时内：记录人完成《会议纪要》审核（经主持人确认），发送至参会人员及相关部门负责人抄送行政部。

行政部：收到《会议纪要》后1个工作日内，将会议申请表、签到表、纪要等材料整理归档，保存期限不少于2年。

（三）模板表格

模板1：会议申请表

申请部门

申请人

申请日期

会议主题

会议目标

建议时间

年月日时分时长（分钟）

地点

□公司会议室□线上会议（请注明平台）

参会人员

（部门+姓名，共人）

议程概要

1.2.3.

需准备材料

□PPT□文件□其他（请注明）

部门负责人审批

签字：日期：

行政部统筹意见

签字：日期：

模板2：会议纪要

会议名称

会议时间

年月日时分

地点

主持人

参会人员

（共人，实到人，请假人及事由：）

记录人

会议议题及讨论情况

1.议题一：讨论内容（关键观点、分歧点）2.议题二：讨论内容

会议决议

1.2.

行动项

序号

内容

负责人

1

2

待跟进事项

1.2.

主持人签字

日期

（四）关键提醒

会议需聚焦目标，避免偏离议题；超过1小时的会议建议设置中间休息时间。

涉及保密内容的会议，需提前告知参会人员保密要求，会议材料不得随意外传。

行动项需明确“负责人”和“完成时限”，避免模糊表述（如“尽快”“近期”）。

二、办公用品申领与管理

（一）适用情境

适用于企业各部门及员工日常办公所需的消耗品（如纸张、笔、文件夹等）、耐用品（如计算器、U盘、办公设备配件）的申领、领用与归还管理。

（二）操作流程

1.申领申请

申请人：根据实际工作需要，登录企业OA系统或填写《办公用品申领表》（详见模板3），注明申领物品名称、规格、数量、用途及申领部门。

审批要求：消耗品每月申领1次，耐用品需注明使用原因（如新入职、旧损更换），部门负责人审核后提交至行政部。

2.审核与发放

行政部：核对申领物品库存，消耗品需在库存充足情况下发放；库存不足时，与申请人沟通调整数量或采购周期，待到货后通知领用。

发放登记：申请人确认物品无误后，在《办公用品领用登记表》（详见模板4）签字确认，行政部同步更新库存台账。

3.归还与核销

耐用品管理：员工离职或岗位调整时，需将耐用品（如U盘、计算器）交还行政部，行政部核对台账后办理核销手续；物品损坏或丢失需按公司规定赔偿。

库存盘点：行政部每季度组织一次办公用品盘点，保证账实相符，编制《库存盘点表》报财务部备案。

（三）模板表格

模板3：办公用品申领表

申领部门

申请人

申领日期

物品名称

规格

单位

部门负责人审批

签字：日期：

行政部审核

签字：日期：

模板4：办公用品领用登记表

领用日期

物品名称

规格

数量

领用人

部门

库存余量

（四）关键提醒

申领需按需提交，避免过度囤积；消耗品优先选择环保、可循环利用品类。

行政部需定期统计各部门办公用品消耗情况，对异常消耗（如月度领用量超上月50%）进行核实。

禁止将办公用品用于私人用途，一经发觉将按公司规定处理。

三、访客接待流程

（一）适用情境

适用于外部单位（如客户、合作伙伴、部门等）人员到访企业的接待工作，包括预约接待、临时接待、商务接待等场景。

（二）操作流程

1.接待预约

对接人：提前与访客确认到访时间、人数、