合同文件审批流程规范操作表透明度保证版.docVIP

合同文件审批流程规范操作表透明度保证版

一、适用范围与应用场景

本规范操作表适用于各类企业、事业单位及社会组织在开展合同审批工作时，需保证流程透明、责任明确、节点可控的全过程管理场景。具体包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等对外经济合同的审批流程；涉及多部门协作（如业务部门、法务部门、财务部门、管理层）的联合审批场景；以及需满足合规性要求、审计追溯要求的合同管理需求。通过标准化操作表，实现合同审批各环节信息可视化、流程可追溯，减少人为干预，提升审批效率与管理规范性。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与信息录入

发起人准备

由合同业务对接人（如销售专员、采购专员）作为发起人，负责收集合同基础材料，包括但不限于：对方主体资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、合同草案（需明确双方权利义务、标的、金额、履行期限、违约条款等）、相关附件（如技术协议、验收标准、需求说明书等）。

核对材料完整性，保证合同关键信息（如合同编号、合同名称、签约主体、金额、期限）准确无误，不存在歧义条款。

系统/表单填写

登录合同管理系统或填写《合同审批申请表》（见模板表格），录入以下核心信息：

合同基本信息：合同编号（按企业统一规则编制，如“年份-部门代码-序号”）、合同名称（需体现合同核心内容，如“公司2024年度办公设备采购合同”）、合同类型（下拉选择：采购/销售/服务等）、合同金额（大小写一致）、币种、对方单位全称、签约主体（我方单位全称）、合同期限（起始至终止日期）、履行地点、主要标的物/服务内容。

审批流程配置：根据合同金额、类型及企业规定，选择审批节点（如部门初审→法务审核→财务审核→分管领导审批→总经理审批）。

附件：将准备好的对方资质、合同草案、相关附件等材料扫描或为电子附件（保证清晰可读，单个附件不超过10MB）。

发起人确认信息无误后，提交审批，系统自动审批流水号，同步发送至下一节点审批人。

（二）部门初审

审核人职责

由合同发起部门负责人（如销售部经理、采购部经理）担任初审审核人，重点审核合同的业务合规性与必要性。

审核内容

合同内容是否符合部门业务规划及年度目标；

对方主体资质是否真实有效（如营业执照是否在有效期内，授权委托书是否有授权人签字及盖章）；

合同条款是否满足业务需求（如标的物规格、服务标准、交付期限是否与业务约定一致）；

合同金额是否在部门预算范围内，是否存在超预算风险（需附预算审批单编号）。

审核动作

审核通过：在审批表中填写“同意初审”意见，签署姓名及日期，提交至下一节点（法务审核）；

审核不通过：填写具体修改意见（如“对方资质需补充最新年检报告”“合同金额超预算，需调整”），退回发起人修改，修改完成后重新发起审批。

审核时限：1个工作日内完成，遇节假日顺延。

（三）法务审核

审核人职责

由企业法务专员或外聘法律顾问担任法务审核人，重点审核合同的法律合规性与风险点。

审核内容

合同主体是否具备完全民事行为能力（如对方为法人，需核对营业执照；为自然人，需核对身份证信息）；

合同条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在无效、可撤销条款；

权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理（如违约金比例是否过高或过低）；

知识产权、保密条款、争议解决方式（如约定诉讼管辖地或仲裁机构）是否清晰、合规；

合同文本是否规范，是否存在涂改、增删（若有涂改，需双方盖章确认）。

审核动作

审核通过：填写“法务审核通过”意见，签署姓名及日期，提交至下一节点（财务审核）；

审核不通过：列出法律风险点及修改建议（如“争议解决方式建议约定为甲方所在地法院”“保密条款需明保证密范围及期限”），退回发起人或部门负责人协调修改，修改后重新提交法务审核；

审核时限：一般合同3个工作日内完成，重大或复杂合同不超过5个工作日。

（四）财务审核

审核人职责

由企业财务部门负责人或指定财务专员担任财务审核人，重点审核合同的经济性与资金风险。

审核内容

合同金额是否准确，付款方式、进度、条件是否合理（如预付款比例是否过高，尾款支付是否与验收挂钩）；

资金来源是否落实（如自有资金、银行贷款等），是否超出企业资金承受能力；

涉及税费条款是否合规（如发票类型、税率、开票时间是否符合税法规定）；

合同是否涉及或有负债（如保证金、抵押、担保等），风险是否可控；

与该单位历史合作是否存在未清偿款项或违约记录（需查询财务台账）。

审核动作

审核通过：填写“财务审核通过”意见，签署姓名及日期，提交至下一节点（分管领导审批）；

审核不通过：说明财务风险及调整建议（如“付款方式建议改为‘验收合格后30日内付清全款’”“需补充对方单位开具的收款收据模板”），退回修改；

审核时限：2个工作日内完成。

（五）分管领导审批

审核人职责

由企业分管业务/