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本科毕业生档案材料归档培训

上海大学档案馆学生档案室

2020年6月18日

一、7月集中归档

二、日常零星归档

1.归档人员

2.归档内容

3.归档流程

4.归档方式及时间

1.归档人员

各学院(学部、直属系)指定的归档人员。

统筹负责将本学院毕业生的毕业材料、报到证白联、党团材料、奖惩材料等各类材料收集齐全后，统一向档案馆归档。

收集、整理归档材料时，应根据学生的离校结论，归相应的材料。

学生的离校结论包括毕业、结业、肄业、退学等不同情况。

2.归档内容

1、高校毕业生登记表

（应归实际毕业时填写的一份）

3、毕业设计（论文）

成绩评定书

4、大学学生体质健康卡（如有）

5、全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（报到证白联，如有）

6、入团志愿书（如有）

7、入党申请书（如有）

8、入党志愿书

（包括预审转正全套材料，如有）

9、奖惩材料（校级及以上，如有）

归档内容（毕业生）

2.1归档内容：毕业生

10、其他有价值的可供组织参考的材料（校级及以上，如有）

2、大学学生成绩总表

电子签名的地方盖学院公章

毕业登记表中“自我鉴定”本人签名的地方如是电子签名，则盖学院公章。

2.1归档内容：毕业生

毕业设计（论文）评定书中“指导教师评语”、“评阅意见”、“答辩意见”、系（教研室）负责人、院（系）负责人签名的地方如是电子签名，则在最后院（系）意见一栏内盖学院公章。

2.1归档内容：毕业生

成绩总表归最新打印的，有学历、学位情况的版本

2.1归档内容：毕业生

10

2.1归档内容：毕业生党建材料集中归档

毕业生的入党申请书、入党志愿书（包括预审转正全套材料）。要求留校转正的除外

归档人员把同一毕业生的党员材料与大学材料归集在一起，进行整理。具体流程同本科毕业材料归档流程。

党建材料集中归档由各学院(学部、直属系)确定的本年度毕业生材料归档人员负责。

与毕业生材料一起集中归档。

1、结业登记表（如有）

2、大学学生成绩总表

3、毕业设计（论文）

成绩评定书

4、大学学生体质健康卡（如有）

5、全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（报到证白联，如有）

6、入团志愿书（如有）

7、入党申请书（如有）

8、入党志愿书

（包括预审转正全套材料，如有）

9、奖惩材料（校级及以上，如有）

归档内容（结业生）

2.2归档内容：结业生

10、其他有价值的可供组织参考的材料（校级及以上，如有）

如有专门结业生登记表则应归档，如将毕业生登记表改为结业生登记表的，将“毕”字改为“结”字，并在修改处加盖学院公章。

2.2归档内容：结业生

1、肄业鉴定表

3、大学学生体质健康卡（如有）

5、入党申请书（如有）

6、入党志愿书

（包括预审转正全套材料，如有）

7、奖惩材料（校级及以

上，如有）

归档内容（肄业生）

2.3归档内容：肄业生

8、其他有价值的可供组织参考的材料（校级及以上，如有）

4、入团志愿书（如有）

2、大学学生成绩总表

1、肄业鉴定表（如有）

2、大学学生成绩总表

3、大学学生体质健康卡（如有）

5、入党申请书（如有）

6、入党志愿书

（包括预审转正全套材料，如有）

7、奖惩材料（校级及以

上，如有）

归档内容（退学生）

2.4归档内容：退学生

8、其他有价值的可供组织参考的材料（校级及以上，如有）

4、入团志愿书（如有）

根据教育部及学校有关规定，认真做好香港、澳门、台湾毕业生档案材料归档工作，归档内容和要求与内地毕业生一样。

2.5归档内容：港澳台毕业生

以后归档

延长学籍等没有离校结论的学生

有离校结论（毕业、结业、退学、肄业、转学）的学生相应材料应及时归档，没有离校结论（休学、保留学籍、延期毕业）的学生大学材料不应现在归档，应在学生有离校结论后及时归档。

比如16级延长学籍的学生档案材料如高校毕业登记表、成绩总表、毕业论文评定书等，待以后毕业时再一起归。

归档内容注意事项

归档材料须为原件，且字迹清晰，不得涂改，如有修改，须在修改处盖校正章，并签字。

书写材料须符合要求，一律使用黑色钢笔、签字笔（黑色）书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写。

归档材料须手续完备。应该签字的须签字，应该盖章的须盖章，且签章清晰可辨。电子签名须加盖学院公章。

3.归档流程：整理——审核——移交

毕业生材料的整理

A、收集、整理毕业生材料。到档案馆网站表格下载栏下载《上海大学本（预）科生毕业材料目录表》，根据学院毕业生名单及目录表，及时收集、整理毕业生归档材料。

按照齐全、完整的归档原则，请把同一个学生的几种材料归集在一起（不能遗漏党员、校级及以上优生优干等材料)，并严格按学号从小到大