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机关单位办公自动化流程手册

一、引言

办公自动化（OA）是机关单位提升工作效率、规范管理流程、促进信息共享、强化科学决策的重要手段。本手册旨在系统梳理机关单位日常办公的核心流程，结合自动化技术应用，为各部门及工作人员提供清晰、规范、高效的操作指引，以期推动我单位办公现代化水平迈上新台阶。本手册适用于单位内部所有科室及全体工作人员，是开展自动化办公的基础性文件。

二、办公自动化基础与原则

（一）核心概念

办公自动化是以信息技术为支撑，将传统的手工办公方式转变为电子化、网络化、规范化的新型办公模式。其核心在于利用计算机技术、网络技术和自动化技术，实现信息的高效流转、业务的规范处理和资源的优化配置。

（二）基本原则

1.统一规划，分步实施：遵循单位整体信息化建设规划，结合实际需求，分阶段、有重点地推进办公自动化各项应用。

2.需求导向，应用为本：以业务需求为出发点和落脚点，确保自动化系统能够真正解决实际问题，提升工作效能。

3.标准规范，安全可控：严格遵守国家及行业相关标准规范，建立健全信息安全保障体系，确保数据信息的真实性、完整性和保密性。

4.易用高效，持续优化：系统设计应简洁直观，操作便捷，便于上手；同时，根据业务发展和技术进步，对流程和系统进行动态调整与优化。

三、核心业务流程规范

（一）收文管理流程

收文管理是机关单位处理外来文件的重要环节，旨在确保文件及时、准确、安全地流转和办理。

1.流程说明：收文管理流程包括文件签收、登记、拟办、批办、分办、承办、催办、办结、归档等环节。

2.操作步骤：

*签收与登记：文书人员或指定接收人对送达的纸质文件或电子文件进行核对签收，通过OA系统录入文件基本信息（来文单位、文号、标题、密级、份数等），生成电子收文编号。

*拟办：办公室负责人或指定人员根据文件内容和性质，提出初步的办理意见，包括建议承办部门、办理时限、办理要求等，提交分管领导批办。

*批办：分管领导或主要领导对拟办意见进行审定，明确最终承办部门、承办人及办理要求。

*分办：系统根据领导批办意见，自动或由文书人员手动将文件分发给相关承办部门或承办人。

*承办：承办部门或承办人接收文件后，按照批办要求进行办理。办理过程中如需其他部门协作，可通过系统发起会办。

*催办：办公室或指定督办人员对超期未办结的文件进行提醒和催办。

*办结与归档：承办人完成办理后，将办理结果（如报告、批复等）录入系统，并提交办结。文书人员对办结文件进行审核，确认无误后进行电子归档，纸质文件按规定整理存档。

（二）发文管理流程

发文管理是机关单位形成和发出本单位文件的过程，旨在规范文件制发程序，保证文件质量。

1.流程说明：发文管理流程包括文件拟稿、核稿、会签、签发、编号、排版校对、用印、分发、归档等环节。

2.操作步骤：

*拟稿：承办人根据工作需要，在OA系统中使用标准模板起草文件初稿，明确文件标题、主送机关、正文、附件、发文范围、密级等要素。

*核稿：拟稿人所在部门负责人对初稿的内容、格式、文字表述等进行审核修改。重要文件或综合性文件需送办公室进行文字和格式核稿。

*会签：涉及多个部门职责的文件，由拟稿人通过系统发起会签流程，相关部门负责人依次审核并签署意见。

*签发：核稿、会签完成后，文件按审批权限提交分管领导或主要领导进行最终审定和签发。

*编号与排版校对：签发通过后，由办公室在OA系统中统一编号。承办人或文印人员根据签发稿进行排版，并对清样进行校对，确保无误。

*用印：校对无误的文件，按规定程序申请用印。电子文件可使用电子签章。

*分发与归档：文件用印后，由办公室或承办部门通过系统分发至收文单位或内部相关部门。同时，将最终定稿的电子文件和签发单等材料进行归档。

（三）会议管理流程

会议管理是保障会议顺利筹备、召开和落实的重要工作。

1.流程说明：会议管理流程包括会议申请、审批、筹备、通知、召开、纪要整理与分发、决议督办等环节。

2.操作步骤：

*会议申请：会议发起人填写会议申请表，说明会议名称、目的、时间、地点、参会人员、议程、所需资源等，提交相关领导审批。

*会议审批：相关领导对会议申请进行审核，批准或调整会议安排。

*会议筹备：获批后，会务人员根据会议安排进行会场布置、设备调试、材料准备等工作。

*会议通知：通过OA系统向参会人员发送会议通知，明确会议相关信息。参会人员可在线反馈参会情况。

*会议召开：按计划召开会议，可利用OA系统的视频会议功能或签到功能辅助会议进行。

*纪要整理与分发：会议结束后，由指定人员整理会议纪要，经领导审签后，通过OA系统分发给相关人员和部门。

*决议督