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供应商筛选及谈判标准化工作指引

一、适用范围与工作目标

本指引适用于公司各类采购项目中的供应商筛选、谈判及管理工作，涵盖新供应商引入、现有供应商优化、战略供应商合作等场景。旨在通过标准化流程规范供应商管理，提升采购效率，控制采购风险，保证供应商选择过程的公平、公正、透明，同时保障采购物资/服务的质量、成本及交付时效，实现供应链的稳定与优化。

二、标准化操作流程

（一）采购需求明确与梳理

需求发起：由需求部门（如生产部、研发部、行政部等）填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、技术参数、质量标准、预估数量、交付时间、预算金额、用途说明及特殊要求（如环保认证、定制化服务等）。

需求评审：采购部门牵头组织需求部门、技术部门、财务部门进行联合评审，确认需求的合理性、完整性与可行性，形成《采购需求评审纪要》，明确最终采购需求及边界条件。

输出成果：《采购需求申请表》《采购需求评审纪要》作为后续供应商筛选与谈判的基础依据。

（二）供应商寻源与信息收集

寻源渠道：根据采购标的特性，通过以下渠道收集供应商信息：

公开渠道：招标平台、行业招标网站（如中国采购网、行业采购平台等）、供应商自荐；

定向渠道：行业协会推荐、同行企业引荐、现有供应商推荐（需评估关联性）；

主动开发：通过行业展会、专业论坛、市场调研等方式主动接触潜在供应商。

信息收集：对初步筛选的供应商，收集其基本资料，包括但不限于：营业执照、相关资质证书（如ISO9001、ISO14001等）、企业简介、组织架构、主营产品/服务、生产能力、技术研发实力、过往合作案例（需提供合同关键页复印件）、财务状况（近三年审计报告）等。

信息登记：将收集到的供应商信息录入《供应商信息登记表》，建立初步供应商库。

（三）供应商资格预审

预审标准：根据采购需求，制定《供应商资格预审标准》，明确必要条件与加分项：

必要条件（不满足则直接淘汰）：具有独立法人资格，有效营业执照及相关资质证书；近三年内无重大违法记录（提供声明函）；具备满足采购需求的生产/服务能力；财务状况良好，无严重失信行为。

加分项：同类项目业绩丰富（如近三年完成3个以上类似案例）、具有专利技术或自主知识产权、获得行业权威认证（如国家高新技术企业）、本地化服务能力强等。

材料审核：采购部门对照《供应商资格预审标准》，对供应商提交的资料进行书面审核，形成《供应商资格预审表》，明确“通过”“不通过”或“补充材料”结论。

结果通知：向通过预审的供应商发出《供应商入围通知书》，向未通过预审的供应商反馈简要原因（如“不满足必要条件项”）。

（四）供应商能力综合评估

评估维度：组织需求部门、技术部门、质量部门、财务部门成立评估小组，从以下维度对入围供应商进行量化评分（总分100分）：

技术能力（30分）：技术参数匹配度、解决方案可行性、研发投入与创新能力、质量控制体系；

商务能力（25分）：价格竞争力（对比市场均价或预算）、付款条件灵活性、交付周期与保障能力、售后服务响应速度（如24小时响应、48小时到场）；

企业实力（25分）：注册资金与资产规模、生产/服务能力（设备、人员、产能）、行业口碑与客户评价、合作意愿与配合度；

其他（20分）：社会责任（如环保措施、员工权益）、抗风险能力（如原材料储备、供应链备份）、长期合作潜力。

评估方式：

资料评审：依据供应商提交的《供应商应答文件》（针对技术、商务等问题的书面回复）进行评分；

现场考察（对高价值或关键物资采购）：考察供应商生产现场、仓储条件、质量控制点，与负责人面对面沟通，核实资料真实性；

样品测试（如适用）：要求供应商提供样品，由质量部门按照技术标准进行测试，形成《样品测试报告》。

结果汇总：评估小组汇总各维度评分，形成《供应商综合评估表》，按得分高低排序，推荐前3-5家供应商进入谈判环节。

（五）谈判准备与方案制定

谈判小组组建：由采购部门负责人任组长，成员包括需求部门代表、技术专家、法务专员（必要时），明确分工（如主谈、技术质询、记录、法务审核）。

谈判资料准备：

内部资料：《采购需求评审纪要》《供应商综合评估表》、预算上限、底线价格（参考成本分析或历史数据）、可接受条款范围（如付款方式、交付周期）；

对方资料：供应商资质文件、《供应商应答文件》、报价单（如已提供）；

谈判工具：谈判议程（明确时间、议题、顺序）、问题清单（如价格构成、质量保障措施、违约责任）、谈判记录模板。

谈判策略制定：

目标设定：明确谈判核心目标（如降低成本、优化付款条件）与次要目标（如延长质保期）；

底线确定：设定价格、质量、交付等条款的最低可接受值，避免谈判偏离方向；

预案准备：针对供应商可能提出的异议（如“价格已最低”“无法缩短交付周期”），提前准备应对方案（如“可增加订单量换取价格优惠”“分阶段交付”）。