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企业文件存档管理规范与模板集

一、适用范围与典型应用场景

本规范与模板集适用于企业各类文件（含纸质与电子文件）的全生命周期管理，涵盖日常办公文件、项目文件、合同文件、人事档案、财务凭证、技术资料等类型。典型应用场景包括：

新员工入职时文件归档培训与指导；

部门月度/季度文件整理与移交；

项目结束后成果文件归档；

审计检查前文件调取与合规性核查；

文件借阅、复印、销毁等日常管理操作。

二、文件存档全流程操作指引

1.文件收集与初步筛选

操作目标：保证需存档文件的完整性与必要性，避免冗余文件入库。

具体步骤：

明确收集范围：根据文件类型清单（如合同类需包含原件、附件、审批单；项目类需包含立项报告、进度记录、验收报告等），由各部门指定专人（如部门文员）定期收集文件。

初步筛选：检查文件是否齐全（如签字盖章是否完整、是否有缺页）、是否有重复或临时草稿，剔除无效文件后，标注“待归档”标识。

2.文件分类与编码

操作目标：建立科学的分类体系，通过唯一编码实现文件快速检索。

具体步骤：

分类标准：采用“一级分类+二级分类+三级分类”结构，例如：

一级分类：按部门划分（如行政部、财务部、项目部）；

二级分类：按文件类型划分（如合同类、制度类、会议纪要）；

三级分类：按具体事项划分（如合同类下可分采购合同、销售合同）。

编码规则：采用“部门缩写-文件类型缩写-年度-流水号”格式，例如“XZ-HT-2024-001”（行政部-合同类-2024年-第1号），编码需唯一且连续，由档案管理员统一分配。

3.文件整理与装订

操作目标：保证文件物理形态规范，便于长期保存与查阅。

具体步骤：

纸质文件整理：按编码顺序排序，去除金属夹子，采用无酸纸装订；对超大尺寸文件（如工程图纸）进行折叠或专用档案盒存放；每份文件首页附《文件封面模板》（含文件名称、编码、形成日期、责任人等信息）。

电子文件整理：统一存储至企业指定服务器（如OA系统档案模块），按分类建立文件夹，文件名与编码一致，格式优先选用PDF（防止篡改），重要文件需加密并备份至异地服务器。

4.归档与移交

操作目标：完成文件正式入库，明保证管责任。

具体步骤：

纸质文件归档：由部门文员填写《文件归档登记表》（模板见下文），核对文件数量与编码无误后，移交至档案管理员；档案管理员现场清点，双方签字确认后，将文件存放至指定档案柜（按分类编号顺序排列），并更新档案库台账。

电子文件归档：部门文员通过OA系统提交归档申请，电子文件及《电子文件归档清单》，档案管理员审核通过后，系统自动归档至对应分类目录，同时发送归档确认通知至申请人。

5.文件保管与维护

操作目标：保证文件安全，延长保存期限。

具体步骤：

环境管理：档案库房需保持温度18-22℃、湿度45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设施，定期检查并记录环境数据。

权限管理：纸质文件借阅需填写《文件借阅申请表》（模板见下文），经部门负责人审批后由档案管理员陪同查阅；电子文件通过OA系统设置查阅权限，普通员工仅能查看本人权限范围内的文件，核心文件需经分管领导张总审批。

定期检查：每季度对纸质文件进行抽样检查（查看是否有霉变、虫蛀），每年对电子文件进行备份有效性验证，发觉问题及时处理并记录。

6.文件借阅与归还

操作目标：规范文件流转，防止丢失或损坏。

具体步骤：

借阅申请：员工因工作需要借阅文件，需填写《文件借阅申请表》，注明文件名称、编码、借阅用途、归还期限，经部门负责人签字后提交档案管理员。

借阅与归还：档案管理员核对申请信息，登记《文件借阅登记表》，纸质文件借阅期限一般不超过3个工作日，电子文件在线查阅期限不超过5个工作日；归还时需检查文件完整性，双方确认后登记归还记录。

7.文件鉴定与销毁

操作目标：及时清理过期文件，优化存储空间。

具体步骤：

鉴定：每年年底由档案管理员会同法务部李经理、行政部负责人组成鉴定小组，根据《文件保管期限表》（模板见下文）对到期文件进行鉴定，区分“继续保存”“销毁”两类。

销毁：对需销毁文件，由鉴定小组填写《文件销毁审批表》，经总经理王总审批后，纸质文件采用碎纸机销毁（需全程录像），电子文件进行彻底删除（不可恢复），销毁后由监销人签字确认，并记录销毁清单存档。

三、核心管理工具模板

模板1：文件分类目录表

一级分类

二级分类

三级分类

编号范围

保管期限

责任部门

行政部

制度类

管理制度

XZ-ZD-2024-001~XZ-ZD-2024-100

长期

行政部

行政部

会议纪要

周例会纪要

XZ-YH-2024-001~XZ-YH-2024-52

10年

行政部

财务部

凭证类

费用报销凭证

CW-PZ-2024-001~CW-PZ-2024-500

15年

财务部

项目部

项目文件

立项文件

XM-XL-2