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企业文件分类存储与管理制度文档

一、制度制定背景与适用范围

（一）制定背景

企业业务规模扩大，文件数量持续增长，传统分散式存储方式易导致文件查找困难、版本混乱、重要资料丢失等问题。为提升文件管理规范性，保障文件安全性及使用效率，实现文件全生命周期可追溯，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业内部所有部门（含分支机构）及员工在文件创建、分类、存储、借阅、归档、销毁等环节的管理行为，涵盖纸质文件与电子文件（含本地存储设备及云端存储平台）。

二、文件分类存储管理操作流程

（一）文件创建与命名规范

文件创建

电子文件需使用企业统一办公软件（如MicrosoftOffice、WPS等）创建，格式优先选择通用格式（如.docx、.xlsx、.pdf）；

纸质文件需使用企业统一模板（如有），采用A4标准纸张，字迹清晰、无涂改（特殊情况需注明修改原因并签字）。

文件命名规则

电子文件命名格式：部门代码-文件类型代码-年份-月份-版本号-文件名称（示例：HR-ZP-2024-05-V1-员工招聘计划）；

纸质文件需在首页右上角标注“文件编号”，编号规则与电子文件一致，并附加部门名称及日期。

说明：部门代码由行政部统一制定（如HR代表人力资源部，FN代表财务部），文件类型代码可自定义（如ZP代表招聘文件，BG代表报告）。

（二）文件分类标准

文件按“部门+类型+密级”三维分类，保证分类清晰、层级分明。

分类维度

分类项

说明

部门维度

各职能部门（行政部、人力资源部、财务部、业务部等）

按企业组织架构划分，每个部门对应唯一部门代码

类型维度

管理制度类、合同协议类、财务报告类、人力资源类、业务资料类等

每类文件可细分二级类型（如人力资源类可分为招聘、培训、薪酬等）

密级维度

公开文件、内部文件、秘密文件

公开文件：可全员查阅；内部文件：仅相关部门及授权人员查阅；秘密文件：需经分管领导*批准查阅

（三）文件存储管理

电子文件存储

存储路径：企业统一文件服务器（或云端存储平台），路径结构为服务器根目录/部门代码/文件类型/年份/月份/；

权限管理：由信息部*设置不同岗位的访问权限（如部门负责人可查看本部门所有文件，普通员工仅可查看授权文件），禁止越权操作；

备份要求：电子文件需每日自动备份至异地服务器，每周由信息部*验证备份数据完整性。

纸质文件存储

存储介质：统一使用企业档案柜存放，档案柜需标注“部门名称+文件类型+密级”；

排列规则：按文件编号顺序从左至右、从上至下排列，档案柜内附《纸质文件存放索引表》（标注文件编号与对应位置）；

环境要求：档案室需保持干燥、通风、避光，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%。

（四）文件借阅与传递管理

借阅流程

内部员工借阅文件：填写《文件借阅申请表》（见模板1），经部门负责人审批后，至档案管理员处办理借阅手续；

跨部门借阅文件：需额外借入部门负责人*签字确认；

借阅时限：公开文件借阅不超过3个工作日，内部文件不超过5个工作日，秘密文件不超过1个工作日（如需延长需重新申请）。

传递管理

电子文件传递：通过企业内部通讯系统或加密邮件发送，禁止使用个人邮箱或第三方社交工具传递涉密文件；

纸质文件传递：采用企业统一快递袋（密封并加盖“文件传递”章）或专人递送，传递过程需记录交接人及时间。

（五）文件归档管理

归档范围

已完成审批、执行完毕的文件（如年度工作总结、合同终版报告、离职员工档案等）；

具有参考价值的文件（如重要会议纪要、政策法规文件等）。

归档时间

月度文件：次月5日前完成归档；

年度文件：次年1月20日前完成归档。

归档要求

电子归档：由各部门指定专人将文件按存储路径至文件服务器，并在《文件归档登记表》（见模板3）中记录文件编号、名称、归档人、归档日期；

纸质归档：将文件整理为统一规格（去除金属夹、装订成册），标注“归档”字样及档案号，移交档案管理员*存入档案柜。

（六）文件销毁管理

销毁范围

超过保存期限且无留存价值的文件（如普通合同保存期满5年、临时通知保存期满1年等）；

因业务变更失效的文件（如废止的制度、作废的合同等）。

销毁流程

由档案管理员*编制《文件销毁清单》，注明文件编号、名称、密级、销毁原因、销毁日期；

经行政部及分管领导审批后，至少2人共同监销（电子文件需彻底删除并验证，纸质文件需使用碎纸机销毁）；

《文件销毁清单》需保存3年以备查验。

三、配套管理工具模板

模板1：文件借阅申请表

借阅人部门

借阅人姓名

借阅日期

文件编号

文件名称

密级

借阅用途

预计归还日期

部门负责人审批意见：

档案管理员签字：

（签字/日期）

（签字/日期）

模板2：文件分类目录表（示例：人力资源部-招聘类-2024年）

文件编号

文件名称

密级

存储位置（电子/物理）

创建日期

负责人