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保险理赔沟通记录协议

甲方（保险人/保险公司）：[保险公司全称]

法定地址：[保险公司法定地址]

授权代表：[姓名]职务：[职务]

联系方式：[电话/邮箱]

乙方（投保人/被保险人/受益人）：[个人姓名/组织全称]

法定地址/联系地址：[地址]

授权代表：[姓名]职务：[职务，如适用]

联系方式：[电话/邮箱]

鉴于甲乙双方就编号为[保险单号/理赔案件号]的[保险产品名称]保险合同项下的理赔事宜正在进行沟通处理，为规范沟通行为，确认沟通记录，明确相关事宜，根据《中华人民共和国保险法》及相关法律法规，双方经友好协商，达成协议如下：

第一条适用范围

本协议适用于甲乙双方就上述保险合同项下的理赔案件（以下简称“该理赔案件”）所进行的所有相关沟通。该沟通包括但不限于口头交流（后经书面确认）、电子邮件、正式信函、即时通讯工具信息、会议讨论内容及纪要等形式。

第二条沟通记录的确认与效力

甲乙双方确认，本协议旨在确认和整理双方就该理赔案件进行的沟通。所有通过本协议第一条约定的沟通方式进行的交流，其内容均应被视为有效的沟通记录。双方同意，这些确认的沟通记录是该理赔案件处理过程中的重要参考，并约定其主要作为后续可能发生的理赔争议、仲裁或诉讼中的证据材料。甲乙双方均应本着诚实信用的原则，确保所确认沟通记录的真实性。

第三条沟通方式与记录形式

双方同意，就该理赔案件的沟通主要通过以下方式进行：

（一）双方各自指定且书面通知对方的联系人，通过电话、电子邮件进行沟通。沟通过程中的重要信息应及时辅以书面形式（如电子邮件、确认函）进行确认。

（二）双方可以通过挂号信、快递等方式发送书面信函。

（三）如需召开会议讨论理赔事宜，应形成书面会议纪要，并由双方授权代表或指定代表签字确认。

（四）使用甲方提供的官方理赔沟通平台或系统进行信息交互和确认。

所有沟通记录的形式包括但不限于：电子邮件全文、有发送和接收回执的信函、签字的会议纪要、平台系统记录截图等。

第四条记录的保存与管理

（一）双方确认，所有根据本协议第二条和第三条确认的沟通记录，均应由甲方负责集中保存。甲方应建立完善的保存制度，确保记录的安全、完整。

（二）甲方应保存的沟通记录至少应包括：所有经确认的书面往来、会议纪要、系统交互记录等。

（三）甲方应在[例如：理赔结案之日起]开始保存相关沟通记录，并保证在乙方要求查阅且不属于保密范围的情况下，提供查阅便利。保存期限自该理赔案件最终处理完毕之日起至少[例如：五年]。

（四）乙方有权查阅与其自身相关的、非涉密且已确认的沟通记录。乙方应提前[例如：三天]书面通知甲方查阅需求，甲方应在合理时间内安排或提供查阅。

第五条禁止事项与保密义务

（一）任何一方不得篡改、伪造或销毁根据本协议确认的沟通记录。

（二）双方应对在沟通过程中获悉的对方商业秘密、未公开的经营信息或个人隐私信息承担保密义务。未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。保密义务不因本协议的终止而解除，但在信息已公开或依法要求披露的情况下除外。

第六条违约责任

（一）若甲方未能按照本协议第四条的规定保存沟通记录，或故意提供虚假记录，应承担相应的违约责任，包括但不限于补充分录、删除虚假记录，并赔偿因此给乙方造成的直接损失。

（二）若乙方干扰甲方正常进行理赔处理或妨碍记录保存，甲方有权暂停相关服务或处理，由此产生的后果由乙方承担。

第七条争议解决

因履行本协议发生的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向[选择：甲方所在地/乙方所在地/合同签订地]有管辖权的人民法院提起诉讼。

第八条协议的生效、变更与终止

（一）本协议自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。

（二）对本协议的任何修改或补充，均须经双方以书面形式达成一致。

（三）本协议在双方就该理赔案件处理完毕且所有相关款项结清，或双方协商一致终止时终止。但第四条关于记录保存的条款在本协议终止后继续有效。

第九条其他条款

（一）本协议构成双方就本协议标的达成的完整协议，取代此前所有口头或书面的沟通安排和约定。

（二）本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。

（三）双方之间的所有通知均应按照本协议首页载明的地址、传真或电子邮件地址发送。

甲方（盖章）：__________________

授权代表（签字）：__________________

日期：______年____月____日

乙方（如为个人，请签字；如为组织，请盖章）：__________________

授权代表（签字）：__________________

日期：______年____月____日