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公司内部沟通协作流程及沟通平台使用指南

一、适用范围与核心沟通情境

本指南适用于公司全体员工，旨在规范内部沟通协作流程，明确不同场景下的沟通方式、操作规范及协作要点，提升团队沟通效率与信息同步准确性。核心沟通情境包括：日常信息同步、项目全流程协作、跨部门资源协调、紧急事务处理、知识经验共享等场景。

二、典型场景下的协作流程详解

（一）日常信息同步：团队周报与动态共享

情境说明：团队成员需定期同步工作进展、问题及计划，保证团队信息透明，便于管理者掌握整体动态。

操作步骤：

内容准备：每周五17:00前，员工通过“沟通平台-工作台-周报模板”填写本周工作完成情况（含关键成果、未完成事项及原因）、下周工作计划、需协调资源等，字数控制在300-5621字。

提交与同步：

在团队协作群组（如“部门周报群”）中“文件-”，选择填写完成的周报文件，命名格式为“姓名-第X周周报（YYYY.MM.DD）”；

直属上级*，并附简短说明：“已完成本周周报，请查阅，如有问题请及时反馈”。

查阅与反馈：上级*在24小时内完成周报查阅，对需跟进事项在群内或私聊中明确反馈意见；团队成员可互相查阅周报，知晓协作进展。

（二）项目全流程协作：从启动到结项的沟通规范

情境说明：项目从立项、执行、监控到结项，需通过标准化流程保证跨角色（项目经理、产品负责人、开发/测试/设计人员*等）高效协作，信息传递准确。

操作步骤：

1.项目启动阶段

创建项目空间：项目经理*在沟通平台“项目模块”创建项目空间，填写项目名称（如“客户管理系统V2.0开发项目”）、周期、目标、核心成员（含角色与职责），设置“项目组”群组，并添加相关成员。

召开启动会：

提前1天在群组发布会议通知，明确时间、地点（线上/线下）、议程（含目标解读、分工说明、风险预估）；

会议中使用“共享屏幕”展示项目计划甘特图，关键节点（如需求评审完成时间、开发上线时间）由全体成员确认；

会议结束后2小时内，项目经理*在项目空间《项目启动纪要》，包含会议决议、行动项（负责人、截止时间），并全体成员。

2.项目执行阶段

任务分配与进度更新：

项目经理通过平台“任务”功能创建子任务（如“用户登录模块开发”），指派给对应开发人员，设置截止时间，并关联需求文档；

任务执行人每日17:00前更新任务状态（进行中/已完成/阻塞），若遇阻塞问题，需在任务评论区说明原因及需协调资源，项目经理*。

日常沟通同步：

每日10:00，项目组成员在项目群组简报当日工作重点（如“今日完成登录接口开发，明日开始联调”）；

每周五16:00召开项目周会，使用平台“会议”功能记录，输出《项目周报》同步至管理层群组。

3.项目结项阶段

成果验收与复盘：

项目经理整理项目成果（含交付物、测试报告、用户反馈），在项目空间发起“结项申请”，产品负责人、测试组长*进行验收；

验收通过后3日内，召开项目复盘会，讨论成功经验与改进点，输出《项目复盘报告》并归档至公司知识库。

（三）跨部门协作：资源协调与需求提报

情境说明：当需其他部门（如技术部、市场部、人力资源部）配合完成工作时，需通过规范流程提报需求，明确职责与时间节点，避免推诿或延迟。

操作步骤：

需求提报：需求发起人填写《跨部门协作需求表》（见模板1），详细说明需求背景、目标、需配合事项、期望完成时间，通过沟通平台“审批-跨部门协作流程”提交至对方部门负责人*。

需求确认：接收部门负责人在2个工作日内审批，若有异议，需在审批中注明调整建议并与发起人沟通一致；若同意，指派专人对接，并在群组内反馈：“已确认需求，由接口人负责跟进，预计X月X日前启动”。

过程跟进：接口人*建立临时协作群组（如“活动支持-市场部与技术部”），定期同步进展；发起人可通过平台“审批进度”跟踪状态。

成果反馈：协作完成后，接收部门在群组内输出成果说明（如“技术部已提供活动页面接口文档，附”），发起人确认无误后，在审批流程中“确认完成”。

三、常用沟通模板与填写规范

模板1：跨部门协作需求表

需求基本信息

需求发起部门

需求发起人

联系方式

（内部短号）

需求接收部门

需求接收人

需求详情

需求背景与目标

（简述为什么提报需求，期望达成什么结果，例：为配合Q3市场推广活动，需技术部支持活动页面开发，保证活动上线前完成测试）

需配合事项

（明确具体任务，例：1.活动首页UI设计；2.用户注册功能开发；3.数据统计接口对接）

期望完成时间

（精确到日，例：2023年X月X日）

所需资源支持

（如需人力、预算等，例：需设计组1名设计师配合，开发周期10个工作日）

附件（若有）

（需求文档、原型图等）

填写规范：

需求目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间性）；

“需配合事项”需分点列明，避免模糊表述（如“尽快