办公文书写作规范指导手册.docxVIP

办公文书写作规范指导手册

前言

办公文书是各级各类机关、企事业单位在处理公务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、记录凭证的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率、决策质量乃至单位形象。为进一步提升本单位（或系统）办公文书的规范化、标准化水平，确保信息传递准确、高效、得体，特制定本指导手册。本手册旨在提供一套实用、系统的写作规范与方法，供各位同仁在实际工作中参考遵循。

一、办公文书写作的核心原则

办公文书写作并非简单的文字组合，而是一项严谨的工作，需遵循以下核心原则：

（一）准确原则

准确是办公文书的生命线。内容必须真实可靠，数据务必核实无误，观点必须明确清晰，避免含糊其辞、模棱两可。用词造句需精准恰当，避免产生歧义。对政策法规的引用、对事实情况的描述，均需力求与原貌高度一致。

（二）简洁原则

办公文书以实用为目的，应力求言简意赅，用最精炼的文字表达最丰富的信息。避免空话、套话、废话，删除不必要的修饰和冗余的表述。结构要紧凑，层次要分明，让读者能够快速抓住核心内容。

（三）规范原则

办公文书具有规范性，其格式、结构、用语等均需符合相关标准和惯例。从标题、主送机关、正文、附件到落款、日期等，都应遵循既定的格式要求。对于特定文种，如通知、报告、请示等，其行文逻辑和要素构成也有特定规范，需严格遵守。

（四）得体原则

文书的语言风格、表达方式应根据行文目的、受众对象以及所处的工作情境进行调整。对上行文（如请示、报告）应谦逊、尊重；对下行文（如通知、指示）应明确、肯定；对平行文（如函）应友好、协商。语气要恰当，避免使用过激或不礼貌的言辞。

（五）高效原则

写作应考虑到阅读者的时间成本，力求使接收方能够迅速理解意图、采取行动。信息传递要直接，逻辑要清晰，避免不必要的绕弯子。

二、办公文书通用写作规范

（一）格式规范

1.标题：应简明扼要，准确概括文书核心内容。一般由发文单位（可省略）、事由和文种三部分组成，如“关于召开XX会议的通知”。标题字体应略大于正文，居中排列。

2.主送机关：指文书的主要受理单位或个人，应顶格书写，后加冒号。根据需要可使用全称、规范化简称或统称。

3.正文：是文书的主体部分，应围绕主题，层次分明、条理清晰地展开。段落首行空两格。

4.附件：如有附件，应在正文结束后、落款前注明“附件：1.XXXX”，附件名称后不加标点符号。多个附件应标明序号。

5.发文机关署名：应使用全称或规范化简称，位于正文（或附件说明）的右下方。

6.成文日期：一般署会议通过日期或负责人签发日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称。

7.印章：正式行文需加盖单位公章，印章应端正、清晰，居中下压发文机关署名和成文日期（骑年盖月）。

8.页码：多页文书应标注页码，一般位于页面底端居中或两侧。

（二）结构规范

办公文书的结构通常遵循“开头-主体-结尾”的模式：

1.开头：通常说明发文缘由、依据、目的或背景情况。

2.主体：阐述具体事项、意见、要求、情况汇报、问题分析等核心内容。可根据内容需要，采用总分、分总、并列、递进等结构方式。

3.结尾：根据文种和内容需要，可提出希望、要求、请求批示、总结全文或表示感谢等。常用的结尾语有“特此通知”、“以上报告，请审阅”、“妥否，请批示”等。

（三）语言规范

1.使用书面语：避免口语化、方言、网络流行语及不规范的简称。

2.用词精准：选择最恰当的词语表达意思，避免使用模糊、含混、易产生歧义的词汇。例如，“大概”、“可能”、“差不多”等词语在需要明确表态的文书中应慎用。

3.语句通顺：句子结构完整，逻辑严密，避免成分残缺、搭配不当、语序颠倒等语法错误。多用陈述句、祈使句，少用感叹句、疑问句（除特定文种如请示、函的结尾）。

4.表述客观：除意见、建议类文书外，一般应保持客观中立的态度，避免使用带有强烈个人情感色彩的词语。

5.标点正确：严格按照国家颁布的标点符号用法使用，以准确表达语气和停顿。

（四）逻辑规范

1.条理清晰：内容安排要有逻辑性，先说什么，后说什么，要井然有序。可使用“首先、其次、再次”、“第一、第二、第三”、“一是、二是、三是”等序数词来标明层次。

2.论证充分：对于报告、请示、意见等需要阐述理由或提出建议的文书，论据要充分，论证要合理，以增强说服力。

3.因果明确：分析问题、提出措施时，要明确因果关系，使读者理解来龙去脉。

三、常用文种写作要点

（一）通知

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

*特点：广泛性、周知性、指令性（部分通知）。

*写作要点：

*标题明确事由和文种。

*正文先写发文缘由，再写具体通知