行政办公工作处理标准化手册.docVIP

行政办公事务处理标准化手册

一、会议管理标准化规范

（一）适用情境

适用于公司各类常规会议（如周例会、月度总结会、项目推进会）、临时会议（如突发事项协调会）及跨部门专题会议的组织、召开与跟进工作，保证会议高效有序、决议落地。

（二）标准化操作流程

1.会前准备阶段

明确会议要素：由会议发起人（部门负责人或项目经办人）填写《会议需求登记表》，明确会议主题、目标、时间（建议控制在1.5小时内）、地点（优先选择自带设备的会议室）、参会人员（含主持人、记录人）及议程（按重要性排序，预留讨论时间）。

审批与通知：会议需求需提前2个工作日报部门负责人审批，审批通过后由行政专员通过OA系统或邮件发送《会议通知》，通知需包含会议主题、时间、地点、议程、参会人及会议材料（如有），并提醒提前10分钟到场。

场地与设备准备：行政专员*提前1小时检查会议室设备（投影仪、麦克风、空调、网络），摆放席卡、饮用水、会议材料（纸质版按参会人数+备用份数准备），保证环境整洁。

2.会中执行阶段

签到与纪律：参会人员入场时在《会议签到表》签字，迟到10分钟以上需向主持人说明原因；会议期间将手机调至静音或震动，禁止随意走动或接打电话，主持人需把控各环节时间，避免超时。

记录与讨论：记录人（指定专人或会议发起人*）详细记录会议决议、待办事项（明确责任部门/人、完成时限）、争议点及结论，重要决议需经参会人确认。

突发情况处理：若设备故障，立即联系行政专员*启用备用设备；若议程冲突，由主持人协调优先级或安排后续专项会议。

3.会后跟进阶段

纪要整理：会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，内容包括会议基本信息、议程回顾、决议事项、待办清单（含责任人和截止日期），经主持人审核无误后，于1个工作日内分发至参会人及相关部门抄送部门负责人*。

决议跟踪：行政专员*建立《会议决议跟踪表》，每周更新待办事项进度，对逾期未完成的部门进行提醒，并在下次会议中通报完成情况。

资料归档：会议通知、签到表、纪要、相关材料由行政专员*整理归档（电子版存OA系统，纸质版按年度装订），保存期限不少于3年。

（三）配套表单模板

1.会议通知单

会议主题

会议时间

年月日时分

会议地点

参会人员

会议议程

1.2.3.

会议材料

（如：项目方案、月度数据报表）

联系人

行政专员*

联系方式

内线X

2.会议签到表

序号

部门

姓名

职务

签到时间

备注

1

2

3.会议纪要模板

会议基本信息

主题：

时间：年月日时分-时分

地点：

主持人：

记录人：

参会人：

议程与内容

议题一：

讨论要点：

决议：

议题二：

讨论要点：

决议：

待办事项清单

序号

任务描述

责任部门/人

完成时限

备注

1

2

（四）关键执行要点

会议主题需聚焦单一目标，避免议题发散；

重要会议需提前测试设备，保证音视频清晰；

会议纪要需突出“决议”和“待办”，避免流水式记录；

决议跟踪需责任到人，杜绝“议而不决、决而不行”。

二、文件处理标准化规范

（一）适用情境

适用于公司内外部收文（如上级单位文件、客户函件、合作单位来文）、发文（如公司通知、报告、函件）及内部流转文件（如部门申请、审批单）的全流程管理，保证文件规范、高效、可追溯。

（二）标准化操作流程

1.收文处理流程

签收与登记：行政专员*收到纸质文件时，核对文件份数、密级（如有）、发文单位，填写《收文登记表》（含收文日期、文件标题、文号、密级、经办人）；电子文件通过OA系统接收后，同步登记并标注“电子收文”。

拟办与分办：对收文进行初步分类（如需办理、知悉、存档），填写《文件拟办单》，提出拟办意见（如“报总经理审阅”“转市场部办理”），附文件原件提交部门负责人*审核。

承办与催办：承办部门收到文件后，明确办理责任人及时限，需反馈的文件在办理完毕后提交至行政专员；对超过办理时限的，行政专员及时提醒承办部门，重大文件向部门负责人*汇报。

归档：办理完毕的收文（含批复、结果）由行政专员*整理，按“年度-文号-类别”分类归档，电子文件同步至OA系统归档模块。

2.发文处理流程

拟稿与审核：经办人根据需求起草文件，使用公司标准模板（如红头文件模板、通知模板），经部门负责人审核内容准确性、格式规范性；涉及跨部门的文件，需提前征求相关部门*意见。

核稿与签发：行政专员对文件进行核稿，重点检查文字、格式、文号是否符合规范，审核通过后按权限签发（一般文件由部门负责人签发，重要文件由总经理*签发）。

印发与分发：文件签发后，行政专员按需印制（纸质文件加盖公章，电子文件加密），填写《发文登记表》，分发至相关部门或外部单位，并留存分发记录。

归档：发文原稿、签批单、分发记录由行政专员*整理归档，电子文件同步存档，保存期限与收文一致。

（三）配套表