审核与自查报告制作工具.docVIP

内部审核与自查报告制作工具

一、适用工作场景

本工具适用于企业或组织内部各类管理活动的规范审核与自查工作，具体场景包括：

日常合规检查：定期对制度执行、流程规范、风险防控等情况进行全面自查，保证运营符合内部管理要求；

专项问题核查：针对特定领域（如安全生产、数据管理、资金使用等）开展定向审核，快速定位问题并推动整改；

管理优化支撑：通过系统性自查梳理管理漏洞，为制度修订、流程优化提供依据；

迎检准备辅助：在迎接外部审计、监管检查前，通过内部预审提前排查问题，提升迎检效率；

责任追溯依据：对已发生的管理问题进行复盘自查，明确责任主体，形成闭环管理记录。

二、操作流程详解

（一）准备阶段：明确审核目标与范围

确定审核目的：根据工作需求明确自查的核心目标（如“检查费用报销流程合规性”“评估安全生产制度执行情况”等），避免审核方向偏离。

划定审核范围：界定自查的边界，包括涉及的部门、业务模块、时间周期（如“2024年第三季度销售部门合同管理”“研发部项目经费使用情况”等），保证审核聚焦且不遗漏关键环节。

组建审核小组：由具备相关专业背景的人员组成审核小组，明确组长（建议由*经理担任）及组员分工（如资料组负责文件审查，现场组负责实地核查），保证审核客观专业。

收集审核依据：整理与审核范围相关的制度文件（如《公司财务管理办法》《安全生产管理规定》）、行业标准、过往检查记录等，作为自查的评判标准。

（二）实施阶段：多维度开展检查与记录

资料审查：

调取与审核范围相关的文件、记录（如合同、报销单、会议纪要、培训记录等），对照审核依据逐项检查；

重点核实资料的完整性（如是否缺失关键签字）、合规性（如是否符合流程要求）、真实性（如数据与实际是否一致）。

现场核查：

对涉及实际操作的业务环节（如生产车间作业流程、仓库物资管理等）进行实地查看；

观察操作人员是否按规范执行流程，设备设施是否处于良好状态，现场环境是否符合安全标准等。

人员访谈：

与相关部门负责人、岗位员工进行沟通，知晓制度执行中的实际困难、问题反馈及改进建议；

访谈需提前准备提纲，保证问题聚焦（如“在合同审批过程中，是否遇到过流程卡顿的情况？”），并做好记录（由*专员负责记录访谈内容）。

问题记录：

对发觉的问题即时填写《问题记录表》（见工具模板清单），明确问题描述、涉及部门/岗位、发觉环节、初步判断的违规性质（如“流程遗漏”“记录不全”等）。

（三）分析阶段：梳理问题根源与影响

问题分类汇总：将收集到的问题按性质（管理类、操作类、制度类）、严重程度（轻微、一般、严重）进行分类，统计各类型问题数量及占比。

原因分析：针对每个问题，从“制度是否缺失”“流程是否合理”“人员能力是否不足”“监督是否到位”等维度分析根本原因（如“费用报销延迟”的根本原因可能是“审批节点设置过多且未明确时限”）。

影响评估：评估问题可能带来的风险（如“合同未及时归档可能导致法律纠纷”“安全防护不到位可能引发”），明确问题的紧迫性和优先级。

（四）整改阶段：制定措施与跟踪落实

制定整改措施：

针对每个问题，由责任部门（如财务部、生产部）牵头制定具体整改措施，明确“做什么、谁来做、何时完成、如何验证”；

整改措施需具备可操作性（如“将合同审批节点从5个缩减为3个，并明确每个节点不超过2个工作日”），避免空泛表述。

明确责任与时限：

落实整改责任到具体岗位（如“由*主管负责修订合同审批流程”），设定合理的完成时限（如“一般问题3个工作日内完成整改，复杂问题1周内完成”）。

跟踪验证：

整改期限届满后，审核小组需通过复查资料、现场核查等方式验证整改效果；

对未按期完成整改或整改不到位的情况，要求责任部门重新制定措施，并跟踪至闭环。

（五）报告阶段：编制自查报告与归档

撰写报告内容：

按照《自查报告模板》（见工具模板清单）编制报告，内容包括自查概况、检查情况概述（含检查范围、方法、覆盖面）、发觉问题清单（含问题描述、原因分析）、整改措施及计划、总结与改进建议等。

内部审核定稿：

报告初稿完成后，由审核小组组长*经理审核，保证内容真实、数据准确、措施可行；

涉及重大问题的，需提交分管领导审阅，根据反馈意见修订后定稿。

归档保存：

将自查报告、问题记录表、整改跟踪表、相关佐证材料（如问题照片、访谈记录等）整理成册，电子版备份至指定文件夹，纸质版按公司档案管理规定存档，保存期限不少于3年。

三、工具模板清单

模板1：《内部自查检查表》

检查项目

检查依据

检查方式

检查结果（√/×）

问题描述

整改建议

费用报销审批流程

《公司财务管理办法》第5章

抽查10笔报销单

3笔报销单缺少部门经理签字

补充审批签字流程培训

安全设施检查

《安全生产管理规定》第3条

现场核查

车间A区灭火器压力不足

立即更换灭火器，每周检查

合同归档管