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其它业务用品采购申请

流程目的

在有效监控下进行业务用品采购申请。建议成立一个中央采购部门进行集中采购。有需要时召集各相关专业部门协助进行采购(提供技术支持)。

适用范围

本流程适用於JMCC省、市、县以下范围的申购：

申购类型

申购部门

办公室设备

各使用部门。

SIM卡、储值卡、广告和宣传用品

经营业务部。

土地、物业(包括工程、营销、办公室扩充)车辆

各使用部门。

办公室用品

各使用部门。

流程说明

编号

任务说明

处理方式

文档输入

文档输出

负责部门

监控要点

采购申请

各使用部门可按已经审批的采购预算(计划)、业务发展计划、实际业务需求提交采购申请。

在系统填写采购申请的时候，需要填写项目编码(projectcode)(如适用),货品编码(itemcode)(如适用)、会计费用科目编码和部门编码作随后的分析用。各编码的清单应由财务部提供，而系统应提供在线查询的功能。

基本上这个流程包括申购以下的物品：

SIM卡及储值卡、办公用品、宣传用品、物业。

对於申购SIM卡及储值卡、广告及宣传类型物品，使用部门需要附上有关的附属文件，如业务分析、业务发展计划、业务推广计划等。

采购模块

-

采购申请单

使用部门

申购单格式统一和自动按序分配编码，方便市审批和减少不必要的遗漏。

为提高工作效率，并非所有采购都必须要填申购和采购单，只要可直接进行费用报销便可，但必须订立那类采购可以这样做和其金额上限。

另外，可以将申购单系统输入工作由各部门一指定人员(如部门秘书)代输入，不一定是每人都给予系统用户权。但输入後则一定要覆核。

超过预算限额

须判断采购申请是否超过:

存货水平(包括最高和补货量);

既定之采购限额；

部门预算或项目预算。

系统自动处理：

1.预算核对

使用部门在系统输入采购申请的资料，跟着系统要自动把采购申请和已输入的归口预算(1.支出/成本部门预算，或2.项目投资预算)作自动核对。跟着系统要显示出采购申请有没有超过预算限额和余额。

2.存货水平核对

系统要自动查核仓库储存量，如仓库有存货使用部门可选择到仓库领货或继续作采购申请。

采购模块

采购申请单(电子形式)

采购申请单

使用部门

系统对超额超支申购自动作出提示。

如有存货量，系统会自动作出提示通知使用部门进行采购或到仓库领货。如可在仓库领货，可减少等货时间。

成本效益分析

若采购申请超过预算或申购计划未经事先批准，需对申购项目进行成本效益分析。

手工

采购申请单

采购申请单

使用部门

-

批准申请

根据成本效益分析的结果来决定采购申请是否可以继续进行。申请批准经电子以在线进行审批(将采购申请状态转为《已审批》)，而且以分层审批方式进行。

例如：

$XX-部门副经理

$XX-部门副经理+相关专业委员会

工作流

采购申请单

采购申请单

使用部门

所有《采购申请单》必须先得到部门主管批准。

复核

财务部(预算)会从资金流的角度复核以下的资料：

复核费用、项目和部门编码是否准确。

对大额申购是否有足够资金支付。

会否要人刻意将单一申购拆细，逃避分层审批制度。

确定《采购申请单》已得到适当授权人批准(如果不是以电子流为文档已审批的根据)。

采购模块

采购申请单

采购申请单

计划财务部(预算)

确保采购申请未有超过已审批的预算和归集到正确的成本、费用中心。