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会议策划执行清单与效果评估模板

模板应用场景

会议策划执行全流程指南

一、策划准备阶段（会议前1-4周）

目标：明确会议核心目标，完成资源与细节规划，为顺利执行奠定基础。

明确会议核心要素

确定会议主题（如“2024年Q3产品战略推进会”）、目标（如“明确Q3产品迭代方向，达成跨部门协作共识”）、时间（具体日期及时长，含签到、开场、各环节、闭幕时间）、地点（线下需确认会议室容量、设备支持；线上需确定平台及测试账号）。

划分参会人员：核心决策层（如总监）、执行层（如项目经理）、支持人员（如行政、技术），明确是否邀请外部嘉宾（如客户代表、行业专家）。

组建筹备团队与分工

设立总负责人（如经理）统筹全局，下设专项小组：

议程组：负责制定详细议程、各环节时间分配、发言嘉宾邀请；

物料组：负责场地布置物料（横幅、桌牌、资料袋）、会议资料（PPT、手册、签到表）、设备（投影仪、麦克风、直播设备）；

后勤组：负责餐饮安排（茶歇、午餐）、交通住宿（如外地嘉宾）、应急物资（备用设备、医药箱）；

宣传组：负责会议通知（邮件/群公告）、前期预热（如海报、短视频）、现场拍摄（照片/视频记录）。

制定详细议程与流程

按时间轴细化环节：例如“13:00-13:30签到（播放背景音乐）”“13:30-13:40开场致辞（总经理）”“13:40-15:00主题分享（产品经理）”“15:00-15:15茶歇”“15:15-16:30分组讨论”“16:30-17:00总结发言（总监）”。

明确各环节负责人、内容形式（演讲、互动、讨论）、所需物料（如分组讨论需白板、便签纸）。

预算编制与资源确认

编制会议预算表（含场地租赁、物料制作、餐饮、嘉宾费用、设备租赁、交通住宿等），明确各项费用的审批流程与支付节点。

确认资源支持：内部场地是否空闲、设备是否可调配，外部供应商（如搭建商、餐饮服务商）是否签订合同。

前期沟通与信息同步

向参会人员发送会议通知（含主题、时间、地点、议程、着装要求、需提前准备的资料），要求确认参会；

与嘉宾提前沟通演讲主题、时长、所需设备，确认行程；

筹备团队召开1-2次内部协调会，同步进度、解决疑问。

二、执行控制阶段（会议前1天至会议当天）

目标：保证会议按计划进行，及时处理突发情况，保障参会体验。

会前最终检查（会议前1天）

物料组：核对所有物料数量（如资料袋50份、桌牌30个），确认设备调试正常（投影仪分辨率、麦克风音量）；

后勤组：确认餐饮到场时间（如茶歇13:50送达）、住宿安排（如嘉宾入住酒店房间号）；

议程组：再次确认嘉宾行程、发言顺序，准备备用议程（如某环节延迟时的调整方案）。

现场布置与彩排（会议当天2小时前）

物料组：布置签到台（摆放签到表、笔、会议资料）、会场（横幅悬挂、桌椅按会议形式排列（课桌式/圆桌式）、桌牌摆放）；

设备组：再次测试设备（投影、音响、灯光、直播平台），保证画面清晰、声音无杂音；

全体筹备团队到场，按分工就位，进行流程彩排（如嘉宾上台路线、茶歇分发流程）。

签到接待与流程控制（会议当天）

签到组：安排专人负责签到（核对身份、发放资料袋、指引座位），引导嘉宾就座；

主持人：提前30分钟到场，熟悉流程，开场时介绍会议主题、议程及注意事项；

各环节负责人：严格控制时间（如演讲环节提前5分钟提醒），保证按议程推进；

应急组：现场待命，处理突发情况（如设备故障时启用备用设备、嘉宾迟到时调整议程顺序）。

互动与记录

安排专人记录会议要点（文字记录+拍照/视频），重点捕捉关键决策、讨论结论；

设置互动环节（如问答、投票），提前测试互动工具（如投票软件、在线问卷），保证参会人员参与感。

三、收尾评估阶段（会议后1-2周）

目标：总结会议成果，评估效果，为后续会议优化提供依据。

资料整理与归档

整理会议资料：签到表、会议记录、PPT、照片/视频、互动数据（如投票结果、讨论记录）；

形成会议纪要：明确会议目标达成情况、关键决策、待办事项（含负责人、截止日期），发送给参会人员及相关部门。

效果评估与反馈收集

设计评估问卷（线上/线下），从以下维度收集反馈：

目标达成度（如“会议是否明确Q3产品迭代方向？”评分1-5分）；

流程体验（如“议程安排是否合理？”“设备是否稳定？”）；

参与体验（如“互动环节是否充分？”“餐饮服务是否满意？”）；

嘉宾/参会人员建议（如“希望增加哪些环节？”“下次会议可改进之处？”）。

分析问卷数据，统计满意度得分，梳理高频建议。

总结复盘与改进

召开筹备团队复盘会，总结本次会议的亮点（如流程顺畅、互动效果好）与不足（如设备调试不及时、茶歇供应不足），形成改进清单；

向管理层提交会议总结报告（含目标达成情况、数据反馈、改进建议），为后续会议策划提供参考。

核心工具表单

表1：会议策划清单