会议记录模板确保信息准确传达.docVIP

会议记录标准化模板（保证信息准确传达）

一、适用范围与常见应用场景

二、会议记录标准化操作流程

（一）会前准备：夯实记录基础

明确会议目的与议程

提前与会议主持人沟通，确认会议核心目标（如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作堵点”）及详细议程（含讨论议题、每个议题的预计时长、决策要求等），保证记录时能聚焦重点。

准备记录工具与模板

根据会议性质选择记录方式（电子文档或纸质模板），提前打开或打印本模板，熟悉表格结构；若涉及技术讨论或数据展示，可准备录音设备（需提前告知参会人员）或会议系统截图工具，辅助关键信息留存。

梳理参会人员信息

提前获取参会人员名单（含主持人、核心发言嘉宾、记录人），标注其部门/职务，便于记录时快速对应发言主体；若存在外部参会人员，需确认其单位及身份背景。

（二）会中记录：实时捕捉关键信息

客观记录核心内容

会议基本信息：实时填写会议名称（建议包含“日期+主题+类型”，如“2023年10月项目进度例会”）、时间（精确到分钟，如“14:00-16:30”）、地点（会议室/线上会议）、参会人（列出全名，用“*”代替，如“（产品部）、（技术部）”）、缺席人及原因（如“（设计部）：因客户拜访请假”）、主持人、记录人。

议程与讨论过程：按议程顺序记录，对每个议题，先简述背景（如“议题1：当前项目延期风险分析”），再重点记录不同参会人员的核心观点（用“[发言人*]：观点摘要”格式，避免冗长描述，提炼关键词，如“技术部*：前端开发资源不足，需协调2名工程师支持”）。

决议与行动项：对会议达成的共识，明确标注“决议：X”；对需要执行的任务，单独记录为“行动项”，包含任务描述、负责人（用“”代替，如“市场部”）、计划完成时间（具体日期，如“2023年10月20日前”）、交付标准（如“输出活动方案初稿”），避免使用“尽快”“尽快完成”等模糊表述。

区分“讨论”与“结论”

记录时用不同符号或格式区分讨论过程中的不同意见（如“意见A：X；意见B：X”）和最终形成的结论（如“最终结论：采纳意见A，同步推进X”），避免混淆备选方案与决策结果。

标注待确认信息

若讨论中出现需后续核实的数据（如“历史用户留存率需核对后台报表”）或待明确的责任方（如“预算审批流程需与财务部确认”），及时用“[需核实]”“[待确认]”标记，会后第一时间跟进补充。

（三）会后整理：完善与核对

补充遗漏信息

会后1个工作日内，根据会议录音、笔记或参会人员补充说明，完善记录内容：补充关键数据（如“用户增长率：15%”）、修正表述模糊的发言（如“优化用户注册流程”细化为“简化注册步骤，减少必填项至3项”）、补充行动项的细节（如“交付标准”明确为“包含活动流程、预算分配、推广渠道三部分”）。

核对信息准确性

将记录与会议议程逐一对应，保证无遗漏议题；

标注“行动项”部分，检查负责人、时间、标准是否明确无歧义；

对涉及数据、决策结论的内容，必要时请主持人或核心参会人员复核，确认无误后标注“已核对”。

形成定稿并标注版本

整理完成后，保存为“会议记录_会议名称_日期_版本号”格式（如“会议记录_2023项目进度例会v1.0”），方便后续追溯修订。

（四）分发与归档：保证信息落地

及时分发参会人员

定稿后24小时内，通过邮件或企业内部通讯工具发送至所有参会人员，抄送相关领导，并附上“请查阅附件会议记录，如有异议请在2个工作日内反馈”的提示。

更新任务管理工具

将“行动项”同步至团队任务管理工具（如飞书、钉钉任务），明确负责人、截止时间及提醒机制，保证任务可跟踪、可执行。

规范存档

会议记录（含初稿、修订稿、最终版）按“年份+月份”分类存档（如“2023年10月会议记录”），保存期限不少于1年，重要决策类会议记录建议长期保存。

三、会议记录模板表格

会议基本信息

项目

内容

会议名称

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（线下：会议室名称；线上：会议）

主持人

记录人

参会人员

（列出全名，用“*”代替，部门/职务）

缺席人员

（姓名*，部门/职务，缺席原因）

会议议程

1.议题一：

2.议题二：

……

议题讨论与决议记录

议题编号

议题名称

讨论内容摘要（按发言顺序记录，标注发言人*）

决议结论

1

当前项目延期风险

产品部：需求变更频繁，已影响开发进度；技术部：测试环境不稳定，导致联调延迟；项目经理*：需评估对交付时间的影响

决议：1.冻结非核心需求变更（由产品部负责10月18日前输出需求优先级清单）；2.技术部于10月16日前修复测试环境问题

2

下阶段推广预算

市场部：建议增加线上广告投放预算50万；财务部：当前预算剩余30万，需优先保障线下活动；总经理*：需测算ROI后决策

决议：暂缓预算申请，市场部*于10月20日前提交