采购管理流程及审批表单模板.docVIP

一、适用范围与应用场景

二、采购流程全环节操作指引

（一）需求发起与部门初审

填写采购申请表：申请部门根据实际需求，填写《采购申请审批表》（详见模板表格），明确采购品名、规格、数量、预估单价、用途、预算金额及紧急程度等信息，并附上必要的需求说明（如新项目需附立项批复、设备采购需附技术参数等）。

部门负责人审核：申请部门负责人*对需求的合理性、必要性进行初审，重点核对采购内容是否与部门工作计划匹配、预算是否在部门额度内，审核通过后签字确认。若需求紧急或超部门预算，需在表中注明原因并提交升级审批。

（二）采购方案与预算复核

采购部审核需求：采购部收到申请表后，1个工作日内完成审核，重点确认：

采购品名、规格描述是否清晰，避免模糊表述；

是否存在可替代的现有资源（如闲置设备、库存物料）；

预估单价是否与市场行情基本一致（可参考历史采购数据或询价初步判断）。

审核通过后，采购部根据采购金额与类型确定采购方式（如询价比价、招标、单一来源采购等）。

财务部预算复核：财务部同步核对采购申请是否纳入年度/月度预算，若超预算，需申请部门提交预算调整说明，按企业预算管理流程报批；预算内采购则确认资金来源，并在审批表中标注“预算已备案”。

（三）供应商选择与采购执行

供应商寻源与比价：

采购部通过合格供应商库、公开招标平台或市场调研获取至少3家供应商报价（单次采购金额≤5万元可简化为2家）；

对供应商的资质（营业执照、相关行业许可证）、供货能力、售后服务进行评估，填写《供应商比价记录表》（可作为审批表附件）；

金额较大或关键物料采购，需组织相关部门（如使用部门、技术部）进行综合评审，确定最终供应商。

签订采购合同/订单：确定供应商后，采购部按企业合同管理规定拟定采购合同（或订单），明确品名、规格、数量、单价、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，经采购经理、法务部（如需）及分管副总签字盖章后生效，并同步发送给供应商。

（四）到货验收与入库

实物验收：供应商送货后，由申请部门、仓储部（或指定验收人）共同到场验收，对照采购订单核对：

数量是否一致，包装是否完好；

规格、型号、外观是否符合要求；

附带资料（如说明书、合格证、检测报告）是否齐全。

验收合格后，三方在《到货验收单》签字确认；若存在质量问题或数量不符，需当场拍照记录，并联系供应商处理（拒收、换货或折价），同时更新采购进度。

系统入库：仓储部根据验收合格的《到货验收单》，在1个工作日内完成物料信息录入（如ERP系统），更新库存数据，并将验收单复印件反馈至采购部与财务部。

（五）付款申请与财务审批

整理付款资料：采购部收集全套单据，包括：采购申请审批表、采购合同/订单、供应商发票、到货验收单、比价记录表（如需），核对信息一致性后填写《付款申请单》。

财务审批与付款：财务部审核单据的合规性（发票真伪、金额与合同是否匹配、验收手续是否齐全），确认无误后按付款流程报批：

金额≤5万元：由财务主管*审批；

5万元＜金额≤20万元：由财务经理*审批；

金额＞20万元：需总经理*审批。

审批通过后，财务部按合同约定方式（如转账、电汇）向供应商付款，并保留付款凭证。

三、标准化审批表单模板

采购申请审批表

表单编号

CG-2024-X

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

预计到货日期

采购类型

□物料□设备□服务□其他

预算金额

紧急程度

□普通□紧急

采购用途说明

（简述采购目的，如“生产车间A线原材料补货”“办公用打印机更换”等）

采购明细

品名

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

合计预估金额（大写）

合计预估金额（小写）

￥

附件清单

□需求说明□立项批复□技术参数□比价记录□其他：

审批流程

部门负责人意见

采购部意见

财务部意见

分管副总意见

总经理意见

签字：_________日期：______

签字：_________日期：______

签字：_________日期：______

签字：_________日期：______

签字：_________日期：______

备注

1.紧急采购需在“申请部门意见”栏注明原因，可启动绿色审批通道；2.采购完成后，验收单需反馈至财务部归档。

四、关键控制点与执行要点

预算刚性控制：严禁无预算采购，超预算采购需提前完成预算调整流程，避免资金风险。

审批权限分级：严格按照金额划分审批权限，不得越级审批或简化流程，保证责任可追溯。

供应商合规管理：优先选择纳入合格供应商名录的合作伙伴，新供应商需通过资质审核（如营业执照、行业资质、经营状况等），必要时进行实地考察。

资料完整性：各环节需留存书面或电子记录（如申请表、合同、验收单、付款凭证），保存期限不少于3年，以备审计或追溯。

时间节点管理：各环节负责人需在规定