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公司文档管理与审核软件通用操作指南

引言

为规范企业内部文档流转、提升审核效率并保障信息安全，公司文档管理与审核软件（以下简称“本软件”）实现了文档创建、审批、归档、查询全流程数字化管理。本指南旨在帮助员工快速掌握软件操作方法，明确各环节职责要求，保证文档管理标准化、规范化。

一、适用业务场景

本软件适用于公司各类需规范管理的文档场景，主要包括但不限于：

制度文件管理：如《人事管理制度》《财务报销细则》等公司级、部门级规章制度的起草、审核与发布；

项目文档管控：如项目立项报告、可行性分析、验收报告、技术方案等全生命周期文档的版本控制与审批；

合同协议审核：与客户、供应商签订的合作合同、保密协议等法律文书的线上审批流程；

人事档案管理：员工劳动合同、岗位说明书、培训记录、离职证明等个人档案的归档与查阅；

外部文件接收：部门通知、行业规范、客户需求函等外部文件的登记与分发。

二、标准操作流程详解

（一）系统登录与权限初始化

登录系统：通过公司内部OA系统入口访问本软件，使用工号+初始密码（默认为身份证后六位，首次登录需强制修改）登录；

权限确认：登录后查看“个人中心-权限管理”，确认当前账号具备的权限（如“文档创建权”“审批权”“归档权”等），不同岗位权限由系统管理员根据部门需求预先配置。

（二）文档创建与信息录入

创建文档：在软件首页“新建文档”，选择文档类型（如“制度文件”“项目报告”“合同”等），系统自动唯一文档编号（格式：部门代码-年份-流水号，如“HR-2024-001”）；

填写基础信息：

必填项：文档标题（需简明扼要，如“2024年度员工绩效考核制度”）、所属部门、创建人*、创建日期、密级（分为“公开”“内部”“秘密”“机密”四级，根据内容敏感度选择）；

选填项：关联项目（如涉及项目需填写项目编号）、备注说明（如文档起草背景）。

文档内容：支持Word、PDF、Excel等格式附件，附件名称建议与文档标题一致（如“2024年度员工绩效考核制度_V1.0.docx”），单个附件大小不超过50MB。

（三）发起审核流程

选择审批路径：根据文档类型和公司制度，选择预设审批模板（如“制度文件审批模板”需经历“部门负责人-法务部-分管副总-总经理”四级审批）；

指定审批人：“添加审批人”，依次选择各审批节点对应的审批人*（可指定备选审批人，防止审批人缺席时流程停滞）；

设置审批条件：可选择“会签”（所有审批人通过后方可继续）或“或签”（任一审批人通过即可），并设置审批时限（如常规文档3个工作日，紧急文档可缩短至1个工作日）；

提交审核：确认信息无误后，“提交”，系统自动向审批人发送待办通知（邮件+系统消息提醒）。

（四）审核进度跟踪与意见反馈

查看进度：创建人可在“我的文档-审核中”实时查看流程进度（如“当前审批人：法务部*”“审批意见：需补充第二条考核标准”）；

处理审批意见：

若审批人“通过”，流程自动进入下一节点；

若审批人“驳回”，需根据意见修改文档后重新提交（系统保留修改记录，可追溯历史版本）；

若审批人“退回”，需补充材料后再次流转至当前审批人。

催办功能：若审批超时，创建人可“催办”，系统向审批人发送超时提醒（每日最多提醒3次）。

（五）文档归档与查询

归档操作：文档审核通过后，由指定归档员*在“审核通过”列表中勾选文档，“归档”，选择归档分类（如“制度文件-人事类”“项目文档-项目”），系统自动分配归档编号；

权限设置：归档时可设置查阅权限（如“仅本部门可见”“全公司可见”），敏感文档需限制查阅人员名单；

文档查询：

精确查询：输入文档编号、标题或创建人姓名，可直接定位文档；

高级筛选：按文档类型、密级、创建时间、审批状态等条件组合查询，支持导出查询结果（Excel格式）。

（六）版本管理与变更控制

版本升级：文档需修改时，“文档-历史版本”，选择最新版本“升级为新版本”，修改后重新发起审核（系统自动关联原版本号，如“V1.0”升级为“V1.1”）；

变更记录：所有版本变更均保留操作日志，包括修改人*、修改时间、修改内容摘要，保证版本可追溯；

旧版处理：旧版文档默认归档至“历史版本库”，查阅时需勾选“显示历史版本”，旧版不支持编辑但可。

三、常用模板表格

模板1：文档基本信息登记表

文档编号

文档标题

文档类型

所属部门

创建人*

创建日期

密级

关联项目

存放路径

当前状态

HR-2024-001

2024年度员工绩效考核制度

制度文件

人力资源部

张*

2024-03-01

内部

-

/制度/人事类/

已归档

PM-2024-015

项目需求说明书

项目文档

研发一部

李*

2024-03-05

秘密

项目

/项目/项目/

审核中

模板2：多级审批流程记录表

文档编号

审批节点

审批人*

审批时间

审批意见