企业文档管理制度模板及操作指南.docVIP

企业文档管理制度模板及操作指南

一、总则

（一）制度目的

为规范企业内部文档的创建、审核、存储、使用及销毁全流程管理，保证文档信息的完整性、安全性、保密性及可追溯性，提高文档管理效率，降低运营风险，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业各部门（含分支机构、子公司）在经营管理过程中产生的各类纸质及电子文档，包括但不限于管理制度、业务流程、合同协议、财务报表、技术资料、会议纪要、人事档案等。

（三）管理原则

统一规范：明确文档分类、编号、格式等标准，保证管理一致性；

全程可控：覆盖文档从产生到销毁的全生命周期，实现流程可追溯；

安全保密：根据文档密级采取差异化管控措施，防止信息泄露；

高效便捷：简化审批流程，利用信息化工具提升管理效率。

二、管理职责分工

（一）行政管理部门

负责本制度的制定、修订、解释及监督执行；

统一管理企业文档分类标准、编号规则及模板库；

组织开展文档管理培训，监督各部门文档归档质量；

负责企业级重要文档（如制度类、档案类）的集中存储与保管。

（二）各业务部门

负责本部门文档的创建、审核、流转及初步归档；

指定专人担任“文档管理员”，负责本部门文档日常管理；

保证本部门文档内容真实、准确，符合格式规范及保密要求。

（三）信息技术部门

提供文档管理信息化系统（如OA系统、文档管理系统）的技术支持；

负责文档存储介质（服务器、云盘等）的安全维护及备份；

根据文档密级设置系统访问权限，防止非法篡改或泄露。

（四）法务与审计部门

参与重要文档（如合同、合规文件）的合规性审核；

定期对文档管理流程进行审计，监督制度执行情况；

对文档销毁环节进行监督，保证符合法律法规要求。

三、文档分类与编号规则

（一）文档分类

根据内容与用途，将企业文档分为以下大类（可根据企业实际调整）：

大类代码

大类名称

包含内容示例

A

管理制度类

各类管理制度、岗位职责、流程规范

B

业务合同类

销售合同、采购合同、服务协议等

C

财务审计类

财务报表、审计报告、预算文件等

D

人力资源类

招聘资料、劳动合同、绩效考核记录等

E

技术研发类

技术方案、研发报告、专利文件等

F

项目管理类

项目计划、验收报告、会议纪要等

G

行政后勤类

固定资产登记、会议通知、印章使用记录等

H

其他类

未纳入上述类别的临时性、过渡性文件

（二）文档编号规则

文档编号采用“大类代码-部门代码-年份-流水号”格式，例如：“A-HR-2023-001”表示“管理制度类-人力资源部-2023年-第1号文件”。

部门代码：用部门名称首字母缩写（如HR=人力资源部，SA=销售部），由行政管理部门统一制定；

年份：文件创建年份（4位数字）；

流水号：当年该部门该大类文件的顺序号（3位数字，从001开始）。

四、文档全生命周期管理操作流程

（一）文档创建

创建人：由业务部门负责人指定或文档起草人完成；

内容要求：

内容真实、准确，符合法律法规及企业制度要求；

结构清晰，逻辑严谨，避免错别字、语法错误；

涉及跨部门协作的，需提前征求相关部门意见。

格式规范：

文档标题使用二号黑体，使用四号宋体，行距1.5倍；

电子文档命名格式为“编号-标题-版本号”（如“A-HR-2023-001-员工考勤管理制度-V1.0”）；

纸质文档使用企业统一模板，页眉标注编号、标题，页脚标注页码。

（二）文档审核

审核流程：

部门内审核：文档起草人完成后，提交至部门负责人*审核，重点核对内容准确性、与部门业务的匹配性；

跨部门审核：涉及多部门职责的文档，需由相关部门负责人*会签；

专业审核：重要文档（如合同、技术方案）需提交法务部门或技术专家审核，重点检查合规性、可行性；

最终审批：由企业分管领导或总经理签批（根据文档重要性确定审批权限）。

审核意见处理：审核人需在1个工作日内反馈意见，起草人根据意见修改后重新提交，直至审核通过。

（三）文档发布

发布方式：

电子文档：通过OA系统或企业指定文档管理系统发布，设置访问权限（如“仅查阅”“可编辑”）；

纸质文档：经审批后，由行政管理部门加盖公章，分发至相关部门（需填写《文件分发记录表》，见附件1）。

版本控制：

文档修订后，需更新版本号（如V1.0→V1.1），并发布新版本的同时在系统中标注原版本作废；

重要文档发布前，需由信息技术部门进行病毒查杀及备份。

（四）文档归档

归档范围：已发布、执行完毕或具有长期保存价值的文档（包括审批稿、正本、附件等）；

归档时限：

电子文档：发布后3个工作日内至文档管理系统；

纸质文档：季度结束后10个工作日内整理并移交至行政管理部门档案室。

归档要求：

电子文档需按“大类-部门-年份”分类存储，命名规范与编号一致；

纸质文档需填写《文档归档清单》（见附件2），标注文档编号、标题、页数、归档人、归档日期，经