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公司采购标准化审核与验货清单模板

一、适用范围与应用场景

二、标准化操作流程

1.采购申请与资料准备

申请人：根据业务需求，填写《采购申请单》，注明采购物资名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及技术参数要求（如适用）。

附件准备：附相关技术图纸、质量标准文件、历史采购记录（如有）、比价议价记录（至少三家供应商报价）等资料，保证需求描述清晰、可执行。

提交审核：将申请单及附件提交至部门负责人初审。

2.多级审核机制

初审（部门负责人）：

核查采购需求的合理性（是否符合部门工作计划、是否为必需物资）、预算金额是否在部门年度预算范围内，技术参数是否明确。

审核通过后，签署意见并转至采购部；驳回时需注明原因，退回申请人调整。

复审（采购部专员）：

核查供应商资质（营业执照、相关行业资质证书、过往合作评价等）、价格合理性（对比历史价格、市场均价，保证性价比）、采购流程合规性（是否履行比价程序、是否规避单一供应商风险）。

对高风险采购（如新供应商、大额采购），组织相关部门（如技术部、质量部）进行联合评审；审核通过后，转至分管领导审批。

终审（分管领导）：

重点审核采购事项的战略匹配度、预算金额是否超授权范围、是否涉及公司核心利益。审批通过后，采购部启动采购执行。

3.验货准备与通知

采购部根据审批通过的《采购申请单》，向供应商明确交货时间、地点、验货标准及需配合事项（如提供产品合格证、检测报告、使用说明等）。

仓库/使用部门提前安排验货人员（至少*名，可包含质量部专员），准备验货工具（如卡尺、磅秤、检测仪器等）及《验货清单》模板。

4.现场验货执行

物资核对：

验货人员对照《采购申请单》及采购合同，核对物资名称、规格型号、数量、生产厂家、生产日期/批次号是否与单据一致，外包装是否完好、无破损。

质量检验：

外观检查：检查物资表面是否有划痕、变形、锈蚀、破损等缺陷，标识是否清晰（如产品型号、执行标准）。

功能测试：根据技术参数要求，对物资的关键功能进行现场测试（如设备运行参数、原材料尺寸精度、办公用品功能完好性等）。

文件核查：查验供应商提供的产品合格证、质量检测报告、3C认证（如适用）、进口物资报关单等文件是否齐全、有效。

抽样规则：

常规物资：按批次随机抽取%-%样本进行检验；

关键物资（如影响生产安全或产品质量的物资）：全数检验；

大批量物资：按GB/T2828.1标准进行抽样，确定合格判定数（AQL值）。

5.验货结果处理

合格物资：

验货人员填写《验货清单》“合格”栏，签字确认后，仓库办理入库手续，登记台账，采购部通知财务部安排付款。

不合格物资：

验货人员当场记录不合格项（如数量短缺、功能不达标、外观缺陷等），拍照留存证据，填写《验货清单》“不合格”栏，并出具《不合格品处理单》。

采购部在个工作日内通知供应商，要求其限期（不超过个工作日）提供整改方案（如补货、换货、退货），并跟踪处理结果。

涉及质量问题的，质量部需组织复验，确认合格后方可入库；无法整改的，启动退货流程，并按合同约定追究供应商责任。

6.资料归档

采购部将《采购申请单》、审核记录、采购合同、供应商资质文件、《验货清单》《不合格品处理单》等资料整理存档，保存期限不少于*年，以备追溯审计。

三、采购审核与验货清单模板

模块

字段

填写说明

采购基本信息

申请单号

按公司规则自动，如“CG-YYYYMMDD-X”

申请部门

如“生产部”“行政部”

申请人

填写申请人姓名（*代替）

申请日期

YYYY-MM-DD

采购类型

□日常办公□生产原材料□设备采购□服务外包□其他

供应商信息

供应商名称

与营业执照一致

联系人及联系方式

姓名（*代替），电话（虚拟，如）

供应商资质编号

如营业执照编号、ISO认证编号等

采购物资明细

物资名称

填写全称，如“A4复印纸”而非“纸张”

规格型号

严格按技术参数填写，如“80g/m2，白色，500张/包”

单位

件/箱/台/套等

需求数量

申请采购数量

实收数量

验货实际数量

预估单价/金额

申请时填写

实际单价/金额

合同约定或最终确认金额

技术参数要求

附技术参数表页码或直接填写关键指标（如尺寸、精度、材质等）

审核记录

初审人及意见

部门负责人签字，注明“同意/驳回，原因：X”

复审人及意见

采购部专员签字，注明“同意/驳回，原因：X”

审批人及结果

分管领导签字，注明“批准/不批准，意见：X”

验货记录

验货日期

YYYY-MM-DD

验货人员

至少人签字（代替）

抽检比例

如“10%”

合格项目

列符合要求的项，如“数量准确、外观无破损、功能达标”

不合格项目

列不符合项及具体问题描述，如“数量短缺5件、包装破损2处”

处理意见

□合格入库□换货□退货□返工（注明处理方案及期限）

附件清