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会议策划与执行效果反馈报告单

一、适用场景

本报告单适用于各类企业内部会议（如战略研讨会、部门例会、项目推进会）及外部会议（如客户洽谈会、行业交流会、发布会）的策划与执行效果复盘。通过系统化记录会议全流程表现，可帮助策划团队、执行团队及会议主办方客观评估会议成效，识别问题与亮点，为后续会议优化提供数据支撑，持续提升会议效率与价值。

二、使用步骤详解

步骤1：会议结束后1个工作日内启动反馈收集

责任人：会议执行助理（或指定专人）

操作说明：

向参会人员发送反馈问卷（线上/线下），收集会议满意度、流程体验、内容价值等主观评价；

整理会议策划阶段的关键资料（如会议方案、议程表、资源清单），对照执行记录核对实际完成情况；

与会议策划人（策划人）、执行负责人（执行负责人）进行简短访谈，记录策划与执行中的难点、亮点及未达预期的环节。

步骤2：填写报告单核心内容

责任人：会议执行助理

操作说明：

基础信息：准确录入会议名称、时间、地点、参会人数、主办部门、策划人及执行负责人姓名（以*代替）；

策划环节评估：对照会议原方案，逐项评估“目标清晰度”“议程合理性”“资源准备充分性”（如物料、场地、设备、人员分工），采用“5分制”（1分=不达标，5分=优秀）评分，并备注具体案例（如“议程第三环节超时20分钟，因嘉宾演讲内容未精简”）；

执行环节评估：记录会议当天实际执行情况，包括“签到流程效率”“现场组织有序性”“突发问题处理能力”（如“设备故障时，技术人员5分钟内完成备用设备调试”）、“时间控制准确性”；

效果反馈：统计参会人员反馈问卷结果，计算“总体满意度平均分”“目标达成率”（如“会议目标中‘明确项目分工’达成率90%，’客户需求共识达成’达成率75%”），并摘录典型建议（如“增加互动环节，避免单向灌输”）；

改进建议：结合策划、执行及反馈结果，提出具体可落地的改进措施（如“下次会议提前1周与嘉宾确认演讲时长，设置计时提醒”）。

步骤3：审核与反馈确认

责任人：会议主办部门负责人、策划人、执行负责人

操作说明：

会议主办部门负责人审核报告单的完整性、数据真实性及改进建议的可行性；

策划人、执行负责人确认评估结果，对异议项进行补充说明（如“资源准备中因临时增加参会人数，物料不足属客观因素，下次需预留10%备用量”）；

审核通过后，三方签字确认（电子/纸质签字均可），保证责任可追溯。

步骤4：归档与持续优化

责任人：会议执行助理

操作说明：

将签字确认的报告单、原始反馈问卷、会议执行记录等资料整理归档（电子档存入共享文件夹，纸质档按年度分类存放）；

每季度汇总分析同期会议报告单，提炼共性问题（如“跨部门会议沟通效率低”）及优秀经验（如“会前模拟演练可有效降低现场失误率”），形成《会议优化指南》，同步至各相关部门。

三、报告单模板结构

模块

条目

填写说明

一、会议基本信息

会议名称

填写会议全称（如“2024年Q3销售目标研讨会”）

会议时间

具体到“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”

会议地点

线上会议填写平台（如“腾讯会议”），线下会议填写具体会议室（如“总部3楼第一会议室”）

参会人数

实际签到人数（区分“应参会人数”“实参会人数”）

主办部门

如“市场部”“人力资源部”

策划人

以代替（如“经理”）

执行负责人

以代替（如“主管”）

二、策划环节评估

会议目标清晰度

5分制评分，备注目标是否明确可量化（如“目标：明确Q3销售指标及分解路径，清晰”）

议程设计合理性

5分制评分，备注议程逻辑、时长分配、环节衔接是否合理（如“议程紧凑，但讨论环节预留不足”）

资源准备充分性

5分制评分，备注物料（资料、礼品）、设备（投影、麦克风）、人员（主持人、技术支持）是否到位

应急方案完整性

5分制评分，备注是否预设设备故障、人员缺席等突发情况的应对措施

三、执行环节评估

签到流程效率

5分制评分，备注签到耗时、方式（线上/线下）是否便捷（如“线上扫码签到，平均耗时1分钟/人”）

现场组织有序性

5分制评分，备注场地布置、引导服务、环节转换是否顺畅（如“桌签摆放错误，导致部分人员临时调整座位”）

突发问题处理能力

5分制评分，备注设备故障、流程变更等突发情况的响应速度与解决效果（如“投影故障10分钟内修复，未影响会议进程”）

时间控制准确性

5分制评分，备注各环节是否按计划时间推进，整体是否准时结束（如“整体延迟15分钟，因嘉宾互动超时”）

四、效果反馈

参会人员总体满意度

平均分（基于反馈问卷，如“4.2分/5分”），备注高频好评点（如“内容实用，案例贴合业务”）

会议目标达成率

百分比（如“80%的参会人员认为会议目标基本达成”），区分核心目标与次要目标达成情况

典型建议与意见

摘录参会人员反馈（如“建议增加会后资料共享”“减少冗余汇报