采购流程标准化管理模板供应商管理版.docVIP

采购流程标准化管理模板供应商管理版

适用范围与应用场景

标准化操作流程指引

第一步：供应商准入申请与资料提交

目标：规范新供应商的准入起点，保证基础信息完整、资质合规。

操作说明：

供应商通过指定渠道（如采购管理系统或线下提交）提交《供应商准入申请表》，需包含以下核心信息：

企业基本信息（名称、统一社会信用代码、注册地址、成立时间、注册资本、经营范围）；

组织架构图、股权结构说明；

法定代表人及授权联系人信息（姓名、职务、联系方式，联系方式仅保留座机或企业邮箱格式）；

主营业务及核心产品/服务说明；

质量体系认证（如ISO9001等）、行业资质许可（如生产许可证、经营许可证）；

近三年主要合作客户案例及业绩证明材料（合同关键页复印件）；

供应商承诺书（含合规经营、无重大失信记录、产品质量保证等声明）。

采购部门收到资料后1个工作日内完成初步形式审查，检查资料完整性、规范性，对资料不全的供应商一次性告知补充要求。

第二步：供应商资质与背景审核

目标：验证供应商资质的真实性、有效性及合作风险，筛选符合企业要求的供应商。

操作说明：

资质文件审核：由采购部协同质量部、法务部对供应商提交的资质文件进行联合审核，重点核查：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）的有效期及经营范围；

行业特殊资质许可（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证等）是否在有效期内且与申请业务匹配；

质量体系认证证书、环境/职业健康安全认证证书等是否通过最新年度审核。

背景调查：通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询供应商信用记录，重点核查是否存在经营异常、严重违法失信、涉诉等信息；必要时可通过第三方征信机构或实地走访（提前3个工作日通知供应商）核实生产/经营场所、设备产能、技术实力等实际情况。

审核结果分为“通过”“不通过”“补充材料”三类，采购部在审核完成后2个工作日内将结果书面通知供应商（通过/不通过）或反馈补充材料要求。

第三步：现场考察与综合评估

目标：全面评估供应商的履约能力，包括生产规模、质量控制、交付能力、管理水平等。

操作说明：

组建考察小组：由采购部牵头，邀请质量部、生产部（如适用）、技术部相关人员组成3-5人考察小组，明确考察分工（如质量体系、生产流程、交付能力等模块）。

制定考察计划：提前5个工作日向供应商发送《现场考察通知函》，明确考察时间、行程、需配合的资料（如生产记录、检验报告、库存管理台账等）及联系人。

实施现场考察：依据《供应商现场考察评分表》（见模板表格1）逐项评估，重点记录：

生产环境整洁度、设备先进性及维护状况；

质量控制流程（原材料检验、过程检验、成品检验）的执行情况；

供应链管理能力（原材料采购渠道、库存周转率、应急交付方案）；

管理团队稳定性及员工培训体系。

形成考察报告：考察小组在考察结束后3个工作日内完成《供应商现场考察报告》，明确考察结论（推荐合作、有条件推荐、不推荐）及具体改进建议（如适用）。

第四步：供应商分级与名录确定

目标：根据审核与评估结果，对供应商进行分级管理，确定合作优先级。

操作说明：

综合评分：采购部汇总资质审核（30%）、现场考察（50%）、背景调查（20%）的得分，形成《供应商综合评估表》。

分级标准：

A类（战略供应商）：综合得分≥90分，具备核心技术或资源优势，可优先签订长期合作协议；

B类（主力供应商）：综合得分80-89分，履约能力稳定，适用于常规采购项目；

C类（备选供应商）：综合得分70-79分，可作为应急补充或小批量采购对象；

D类（淘汰供应商）：综合得分＜70分或存在重大风险（如资质造假、失信记录），不予纳入名录。

名录发布：采购部将确定的A、B、C类供应商录入《合格供应商名录》，经采购总监审批后，在企业内部采购系统中发布，明确各供应商的合作范围、权限及有效期（一般为1年，到期前1个月启动复评）。

第五步：合作执行与绩效监控

目标：动态跟踪供应商履约表现，及时发觉并解决问题，保证采购目标达成。

操作说明：

合同签订：与A、B类供应商签订《采购合同》，明确质量标准、交付周期、价格条款、违约责任、保密协议等内容，法务部审核合同条款合规性。

履约跟踪：采购专员通过采购系统跟踪订单执行情况，包括生产进度、发货物流、到货验收等环节，对延迟交付（超约定时间48小时以上）、质量不合格（批次不合格率＞3%）等问题，及时向供应商发出《整改通知书》，要求3个工作日内提交原因分析及改进措施。

绩效评估：每季度末由采购部牵头，联合质量部、使用部门依据《供应商绩效评估表》（见模板表格2）对供应商进行评分，评估维度包括：

质量表现（40%）：产品合格率、质量问题响应速度、整改有效性；

交付表现（30%）：准时交付率、订单满足率、紧急订单响应能力；

服务表现（20%）：沟通