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行政文秘公文格式与通用标准指南

引言

行政公文是机关、单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、请示和答复问题、指导布置工作、报告情况、交流经验的重要工具。本指南旨在规范行政文秘工作中的公文格式与标准，提升公文处理效率和质量，保证公文的严肃性、权威性和可执行性。

一、适用范围与工作场景

本指南适用于企业、事业单位、社会团体等组织的行政文秘人员，涵盖日常行政管理中各类公文的撰写、审核、印发与归档工作。具体场景包括：

内部事务传达：如通知会议、部署工作、发布规章制度等；

对外沟通联络：如商洽工作、询问答复、函告事项等；

向上级汇报：如请示事项、报告工作进展、反映问题等；

会议成果固化：如整理会议纪要、明确议定事项等；

事务性记录：如值班记录、工作总结、情况说明等。

二、公文标准化核心要素

公文格式需遵循“规范、简洁、清晰”原则，核心要素包括以下部分（以A4纸、纵向排版为例）：

（一）版头部分

份号：涉密公文标注“秘密★1年”（秘密等级★保密期限），非涉密公文可不标注，如需标注份号，用阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行，份号位数根据公文份数确定（如“000001”）。

密级和保密期限：涉密公文需标注秘密等级（“秘密”“机密”“绝密”）和保密期限，如“机密★1年”，顶格编排在版心左上角第二份号下方。

紧急程度：根据公文送达和办理时限标注“特急”“加急”，顶格编排在版心左上角第三行（如无份号和密级，标注在版心左上角第一行）。

发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排布，使用小标宋体字，颜色为红色，字号一般由发文机关以醒目美观为原则确定（如“××公司文件”）。

发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（如“×政发〔2023〕10号”）。编排在发文机关标志下方，居中排布。

签发人：上行文应当标注签发人姓名，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字编排，签发人姓名用楷体字（如“签发人：×××”）。联合行文时，签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排。

（二）主体部分

一般由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容。标题居中排布，二号小标宋体字，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号（如“××公司关于2024年春节放假安排的通知”）。

主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。顶格编排，其后加全角冒号，回行时与冒号后的首字对齐，使用三号仿宋体字（如“公司各部门、各子公司：”）。主送机关名称过多导致公文首页不能显示时，可将主送机关移至版记，标注“（主送：××××）”。

公文的主体，用来表达公文的内容。一般用三号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。文中使用非法定计量单位、专业术语等需注明含义。

附件说明：公文如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”），附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与附件名称的文字对齐。

发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关署名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排。

成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如“2023年12月25日”）。

印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期（印章用红色，不得出现空白印章）。

（三）版记部分

抄送机关：除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排“抄送”二字，后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，抄送机关名称之间用逗号隔开，回行时与抄送机关名称的文字对齐（如“抄送：公司人力资源部、财务部”）。

印发机关和印发日期：印发机关一般是发文机关的办公厅（室），印发日期公文付印的日期。印发机关和印发日期编排在版记分隔线之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标注年、月、日（如“××公司办公室2023年12月25日印发”