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人力资源管理人事变动管理流程参考

第一章适用范围与场景说明

本流程适用于企业内部各类人事变动管理场景，涵盖员工从入职到离职的全周期岗位调整需求，具体包括但不限于以下情形：

新员工入职：外部招聘人员录用及岗位分配；

内部岗位调整：因业务发展、组织架构优化或员工个人发展需要进行的平级调动、跨部门调动；

职务变动：员工晋升、降职、免职等岗位层级调整；

劳动关系变更：劳动合同续签、解除、终止（如员工退休、协商离职、违纪辞退等）；

特殊情形处理：如员工借调、停薪留职、返聘等临时性人事安排。

本流程可适用于各类规模企业（中小企业、集团化公司），涉及HR部门、用人部门负责人、分管领导及员工本人等多角色协同，保证人事变动规范、有序、合法。

第二章人事变动管理全流程操作指南

一、变动需求发起与初审

需求提出

新员工入职：用人部门根据招聘需求，提交《人员需求申请表》至HR部门，明确岗位名称、职责、任职资格及到岗时间。

内部变动/职务调整：用人部门负责人结合员工绩效、能力评估及业务需求，填写《人事变动申请表》，注明变动类型（如“晋升”“调动”）、变动原因、拟生效日期及员工个人意见（如涉及员工本人）。

离职/劳动关系变更：员工本人提交书面《离职申请表》（主动离职）或由用人部门/HR部门根据实际情况启动离职流程（被动离职/退休等）。

HR初审

HR部门收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核查：

变动需求是否符合公司战略及组织架构规划；

员工资格是否符合岗位要求（如晋升需核查绩效评估记录、培训经历等）；

离职情形是否符合《劳动合同法》规定（如是否在服务期内、是否涉及竞业限制等）。

初审通过后，流转至下一审批环节；不通过则反馈用人部门/员工说明原因。

二、审批流程执行

根据变动类型确定审批层级，保证审批权责匹配：

变动类型

审批层级

新员工入职

用人部门负责人→HR负责人→分管领导→总经理（高管/关键岗位需总经理审批）

内部平级调动

用人部门（原）→用人部门（新）→HR负责人→分管领导

晋升/降职

用人部门→HR负责人→分管领导→总经理（中层及以上晋升需总经理审批）

主动离职

用人部门负责人→HR负责人→分管领导（工作满1年以下需分管领导审批）

被动离职/退休

用人部门→HR负责人→分管领导→总经理（违纪辞退需法务部门会审）

审批要点：

审批人需在《人事变动审批表》中明确签署“同意”“不同意”或“需补充说明”意见，注明日期并签字；

涉及跨部门调动，需新用人部门确认岗位需求及接收意愿；

晋升审批需结合员工近1年绩效考核结果（如“优秀”等级方可晋升）及360度评估反馈。

三、变动手续办理

审批通过后，HR部门牵头协调相关部门办理具体手续，保证变动生效：

新员工入职

签订《劳动合同》（试用/正式），明确岗位、薪资、试用期等条款；

办理社保公积金增员、工牌制作、邮箱/系统权限开通；

组织入职培训（公司制度、岗位技能），建立员工档案。

内部变动/职务调整

签订《劳动合同变更协议》，明确新岗位职责、薪资调整（如有）、生效日期；

更新HR系统内员工岗位信息，同步调整考勤、薪资核算规则；

通知用人部门/行政部门调整工位、办公设备及权限。

离职/劳动关系终止

办理工作交接：员工与交接人签署《离职交接清单》，包含工作内容、物品（工牌、电脑、钥匙等）、财务借款、系统账号等交接项；

结算薪资：HR核算最后一个月薪资、加班费、经济补偿金（如适用），财务部门发放；

办理社保公积金减员，出具《离职证明》（注明离职原因、日期，加盖公章）。

特殊情形

借调：签订《借调协议》，明确借调期限、职责、薪资承担方及考核归属；

返聘：审核退休/离职条件，签订《劳务合同》，约定工作内容、报酬及保险。

四、交接监督与确认

交接监督：HR部门或用人部门负责人需全程监督交接过程，保证交接内容完整、无遗漏；

签字确认：《离职交接清单》《工作交接明细表》需交接人、接收人、HR三方签字确认，原件由HR部门存档；

遗留问题处理：交接中发觉未完成事项或物品缺失，由原用人部门牵头明确责任方及解决时限（3个工作日内反馈）。

五、档案更新与信息归档

员工档案更新：HR部门在变动生效后2个工作日内，更新员工档案中的劳动合同、变更协议、审批表、交接清单等材料，保证档案信息与实际一致；

系统信息同步：在HR信息系统、OA系统、薪资系统中更新员工岗位、部门、薪资等关键信息，通知财务、行政等部门同步调整；

归档管理：所有人事变动材料（申请表、审批表、协议、交接清单等）按员工编号分类归档，保存期限不少于员工离职后5年。

六、后续跟进与反馈

新员工/转岗/晋升员工：变动后1个月内，HR部门与用人部门负责人共同跟进员工适应情况，通过1对1沟通知晓工作难点，提供必要支持；

离职员工：对主动离职员工，可在离职后3个月进行电话回访，知晓离