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机关单位档案管理实务操作

档案工作是机关单位行政管理的基础性工作，是维护机关历史真实面貌的重要事业，更是决策参考、工作查考、历史研究的重要依据。做好机关单位档案管理工作，对于提升治理能力、确保工作连续性、促进各项事业发展具有不可替代的作用。本文结合机关单位档案管理的实际需求，从实务操作层面，系统阐述档案管理的关键环节与核心要点，以期为相关从业人员提供有益借鉴。

一、档案收集：源头把控，应归尽归

档案收集是档案管理的起点，其质量直接决定了后续工作的成效。此环节的核心在于确保应归档文件材料的“应收尽收、应归尽归”，杜绝遗漏和散失。

操作要点：

1.明确归档范围与时限：机关单位应依据国家及行业档案管理规定，结合本单位职能特点，制定详细的《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，并确保全员知晓。一般而言，机关单位在公务活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，均属归档范畴。归档时限通常要求在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。

2.规范收集流程：建立健全文件材料的形成、积累、整理和归档工作责任制，明确各部门兼职档案员的职责。公文处理完毕后，承办人应及时将原件及相关附件交本部门档案员，由部门档案员统一收集、初步整理后，定期向单位档案室移交。对于专业性强、数量大的业务档案，可由业务部门先行整理，再向档案室移交。

3.确保收集质量：归档的文件材料应齐全完整、字迹清晰、符合格式要求。复印件、传真件若非特殊情况（如原件遗失且有证明），一般不宜作为归档材料。对于电子文件，应连同其元数据一并收集，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

二、档案整理：科学分类，系统编目

档案整理是将零散的、需要进一步条理化的文件材料，按照一定的原则和方法进行分类、组合、排列、编号、编目，使之有序化的过程。这是档案管理的核心环节，直接关系到档案的利用效率。

操作要点：

1.遵循整理原则：档案整理应遵循“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的基本原则。

2.科学分类：分类是档案整理的首要步骤。机关单位档案通常可先按年度区分，再按组织机构（或问题）进行二级分类。对于专业性档案，如会计档案、人事档案、基建档案等，则应按照相应的专业档案管理规定进行分类。分类体系一旦确定，应保持相对稳定。

3.规范组卷（件）与排列：根据《归档文件整理规则》，当前机关文书档案普遍采用“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。按件整理后，在同一类目下，按照文件形成时间或事由结合时间进行排列。

4.编号与编目：对整理好的档案进行编号，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、件号等要素，确保每份档案都有唯一的标识。在此基础上，编制归档文件目录，目录条目应包含件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等信息。目录应一式两份，一份装盒备查，一份供检索使用。

三、档案鉴定：价值判断，去伪存真

档案鉴定是指对档案的价值进行评估，确定其保管期限，并剔除无保存价值的档案予以销毁的工作。其目的是优化档案资源，提高管理效益。

操作要点：

1.确定鉴定标准：严格按照国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及相关专业档案保管期限表，结合本单位实际，准确判定档案的保存价值和保管期限（永久、定期，定期一般分为长期和短期）。

2.组建鉴定小组：档案鉴定工作应由单位档案工作领导小组领导，档案室牵头，组织相关业务部门人员和档案专业人员组成鉴定小组共同进行，确保鉴定结果的客观性和准确性。

3.定期开展鉴定：对于已到保管期限的档案，应定期进行价值复核鉴定。对仍有保存价值的，应重新划定保管期限；对确无保存价值的，应按规定程序报批后予以销毁。

4.规范销毁程序：销毁档案必须严格按照规定的程序进行，履行审批手续，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字盖章，严禁个人私自销毁档案。

四、档案保管：安全第一，科学管护

档案保管是指对已整理归档的档案进行科学管理，防止其损坏、丢失、泄密，延长其寿命的工作。这是档案管理的基础性工作。

操作要点：

1.完善保管条件：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，做到防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案柜架应选用坚固耐用、防磁、防虫的材质。

2.规范库房管理：建立严格的库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案入库、出库必须履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。定期对库房温湿度进行监测和调控，一般温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%。

3.加强档案实体保