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办公设备维护记录及故障处理指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于各类办公场所（如企业办公室、事业单位、机关等）的常用设备维护与故障管理，涵盖打印机、复印机、投影仪、电脑主机、显示器、空调、碎纸机等设备。适用于以下场景：

日常预防性维护：定期对设备进行检查、清洁、保养，降低故障发生概率；

故障应急处理：设备出现异常时，规范报修、诊断、维修及反馈流程，保证快速恢复使用；

维护记录追溯：通过系统化记录，跟进设备维护历史、故障规律，为设备更新、采购提供数据支持。

二、日常维护规范流程

（一）前期准备

明确维护责任：根据设备类型划分责任部门（如行政部负责通用设备，IT部负责电脑设备），指定专人作为设备维护专员（如*工）；

制定维护计划：结合设备使用频率制定周期（如打印机每周清洁、空调每季度深度保养），明确维护时间（如非工作时间或业务低峰期）；

准备工具耗材：清洁工具（柔软抹布、专用清洁剂、吹气球）、耗材（备用墨盒/硒鼓、电源线）、检测工具（万用表、测试纸）等。

（二）维护操作步骤

1.外部清洁与检查

设备表面：用干燥柔软抹布擦拭设备外壳，避免液体渗入接口；

关键部位：清除打印机进纸器纸屑、复印机玻璃面板污渍、空调滤网灰尘（用清水冲洗后晾干再装回）；

连接状态：检查电源线、数据线是否松动，接口是否有氧化痕迹（用酒精棉片擦拭接口）。

2.内部功能检测

打印/复印设备：测试打印样张，检查是否有卡纸、黑边、重影等问题，确认墨盒/硒鼓余量（低于10%时及时更换）；

电脑设备：开机检查系统运行速度、硬件识别情况（如是否显示未知设备），测试USB接口、网络连接是否正常；

投影仪/空调：投影仪检查灯泡寿命、对焦清晰度；空调测试制冷/制热效果、出风量是否正常。

3.记录维护情况

在《日常维护记录表》（见第三部分）中填写设备名称、维护时间、操作内容、耗材更换情况、维护人（*工）等信息，并由使用部门负责人签字确认。

三、故障报修处理流程

（一）故障报修环节

报修发起：设备使用人发觉故障后，立即通过口头、书面（如《故障报修单》）或线上系统向维护专员（*工）报修，需提供以下信息：

设备名称、型号、编号（如打印机标签号）；

设备所在位置（如3楼301办公室）；

故障现象（如“打印机无法开机，电源指示灯不亮”）；

故障发生时间、是否伴随异常声音/气味。

报修登记：维护专员在《故障报修单》（见第三部分）中记录报修信息，唯一报修编号（如WX20240501001），并同步告知使用人预计响应时间（如30分钟内响应，4小时内处理完成）。

（二）故障诊断环节

初步判断：维护专员根据报修信息，先尝试远程指导或现场简单排查（如重启设备、检查电源插座），判断是否为用户操作问题（如打印机未设置为在线状态）；

专业检测：若初步排查无法解决，使用专业工具检测（如万用表测试电源电压、电脑诊断软件检测硬件故障），确定故障原因（如硬件损坏、软件故障、耗材老化）。

（三）维修执行环节

制定方案：根据故障原因，制定维修方案（如更换损坏部件、重装系统、联系厂家维修），明确维修时间、所需耗材/配件（如需更换电源线，需注明型号）；

实施维修：维修过程需遵守安全规范（如断电操作），重要操作（如更换主板）需有第二人（如*师傅）在场协助，维修过程全程记录（如拍摄故障部位照片、记录更换配件信息）；

测试验证：维修完成后，现场测试设备功能（如打印测试页、运行办公软件），确认故障彻底解决，并由使用人签字验收。

（四）反馈与归档

结果反馈：维护专员在《故障报修单》中填写维修结果、更换配件信息、维修人员（*师傅）姓名、完成时间，并同步告知报修人及部门负责人；

记录归档：将《故障报修单》、维修过程记录、验收单等资料整理归档，录入设备管理系统，更新设备维护历史。

四、常用记录表单模板

（一）日常维护记录表

设备名称

型号/编号

维护日期

维护时间

维护内容（清洁/检测/耗材更换）

耗材更换记录

维护人

使用部门确认

HP打印机

M404dn

2024-05-01

14:00-15:00

清洁进纸器纸屑，检查硒鼓余量（剩余15%）

无

*工

张*（签字）

空调

格力KFR-35

2024-05-02

09:00-10:00

清洗滤网，测试制冷效果（出风温度18℃）

无

*工

李*（签字）

（二）故障报修单

报修编号

设备名称

型号/编号

报修日期

报修时间

报修人

联系方式

设备位置

故障现象描述

WX20240501001

联想电脑

ThinkPadX1

2024-05-01

10:30

王*

5678

2楼201办公室

开机后无法进入系统，蓝屏显示“0x000000F4”

初步排查

是否为操作问题

□是□否（若否，说明原因：疑似硬盘故障）

预计响应时间

30分钟内

维护专员

*工

（三）故障处理记录表

报修