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采购管理流程工具与资源手册

一、适用场景与工作目标

本手册适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：日常办公物资（如文具、耗材）采购、生产设备/原材料采购、服务类采购（如咨询、维修、外包服务）、项目专项采购等。通过规范采购全流程，实现以下工作目标：

保证采购需求与业务目标匹配，资源分配合理；

控制采购成本，提升资金使用效率；

规范供应商选择与评估，保障物资/服务质量；

防范合规风险，保证采购流程透明可追溯；

明确各部门职责，提升跨部门协作效率。

二、采购全流程操作详解

（一）需求提报与审批

操作步骤：

需求发起：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》（模板见第三章），明确物资/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途、期望交付时间等信息，部门负责人*主管签字确认。

需求审核：采购部门收到申请表后，1个工作日内审核需求合理性：

核对预算是否符合部门年度预算；

检查规格描述是否清晰，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）；

评估需求紧急程度，区分常规采购与紧急采购（紧急采购需标注原因，由分管领导*总审批）。

审批流转：审核通过后，按审批权限逐级报批（如部门负责人主管→采购部经理→财务部总监→分管副总总），审批完成后返回采购部门执行。

关键输出：《采购需求申请表》（含审批签字页）。

（二）供应商寻源与评估

操作步骤：

供应商寻源：

常规采购：优先从《合格供应商名录》中选择供应商（名录由采购部定期维护）；

新供应商：通过行业平台、公开招标、推荐等方式收集供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如3C认证、ISO体系认证等）、过往合作案例（需加盖公章）。

供应商初选：采购部根据需求类型筛选供应商，至少选择3家比价（紧急采购可酌情减少，但需留存比价记录），要求供应商在2个工作日内提供书面报价单（含报价明细、交货期、质保期、付款条件等）。

供应商评估：组织采购部、需求部门、财务部成立评估小组，从资质合规性（20%）、价格合理性（30%）、交付能力（20%）、质量保障（15%）、服务响应（15%）五个维度评分（评分表见第三章），得分80分以上为合格供应商。

关键输出：《供应商报价单》《供应商评估表》《合格供应商名录更新记录》。

（三）采购合同签订

操作步骤：

合同拟定：采购部根据选定的供应商信息及需求条款，使用《采购合同模板》（见第三章）拟定合同，明确以下核心内容：

双方基本信息（供应商名称、地址、联系人；采购方名称、地址、联系人）；

标的物详情（名称、规格型号、数量、单价、总价）；

质量标准（如国标、行标或双方约定的技术参数）；

交付条款（交付时间、地点、运输方式、风险转移节点）；

验收标准（验收流程、异议处理方式）；

付款方式（如“验收合格后30日内支付合同金额的90%，质保期满后支付剩余10%”）；

违约责任（如逾期交付、质量不达标时的赔偿标准）；

争议解决方式（如协商不成，提交采购方所在地法院诉讼）。

合同评审：合同拟定后，需经法务部（如有）、财务部、需求部门会签，保证条款合规、无歧义；评审通过后，由采购部*经理与供应商授权代表签字盖章，合同生效。

关键输出：《采购合同》（正本+副本，采购部、供应商、需求部门、财务部各执一份）。

（四）订单下达与执行跟踪

操作步骤：

订单下达：合同签订后，采购部在1个工作日内制作《采购订单》（模板见第三章），明确订单号、物资/服务信息、交付时间、收货地址、联系人等，通过书面或电子形式发送给供应商，要求供应商签字回执确认。

进度跟踪：采购专员每周跟踪订单执行进度，与供应商确认生产/备货情况、预计交付时间，如有延迟风险（如供应商产能不足、物流异常），需提前3个工作日通知需求部门及采购部经理，协商解决方案（如更换供应商、调整交付时间）。

关键输出：《采购订单》《订单执行跟踪记录》。

（五）货物/服务验收

操作步骤：

收货核对：供应商交付物资/服务时，需求部门与采购部共同现场核对：

货物验收：检查数量、规格型号是否与订单一致，外包装是否完好；

服务验收：对照合同约定的服务范围、质量标准，检查服务成果（如维修后的设备运行状态、咨询报告的完整性）。

质量检测：对需检测的物资（如生产设备、原材料），由需求部门提报质检部，质检部在2个工作日内完成检测，出具《质检报告》（模板见第三章）。

验收确认：验收合格后，需求部门、采购部、供应商三方在《验收报告》签字确认；验收不合格的，需当场拍照留证，出具《不合格品处理单》，要求供应商在3个工作日内整改或退换，整改后重新验收。

关键输出：《验收报告》《质检报告》（如有）《不合格品处理单》（如有）。

（六）付款结算与档案归档

操作步骤：

付款申请：验收合格后，采购部收集《采购合同》《验收报告》《供应商发票》（合规票据）等资料，填写《付款申请