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项目会议组织及纪要制作标准

一、适用范围与会议类型

本标准适用于项目全生命周期中各类会议的组织及纪要管理，包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、范围、分工及里程碑；

阶段评审会：检查阶段性成果、评估风险、调整计划；

问题解决会：针对项目推进中的具体问题讨论对策；

周/月例会：同步进度、协调资源、跟踪待办事项。

二、会议组织全流程操作指引

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与议题

组织人（通常为项目经理*）需提前与发起人确认会议核心目标（如“明确Q3开发计划”“解决测试环境部署问题”），并梳理3-5个具体议题，按优先级排序。

示例：若目标为“解决测试环境部署问题”，议题可细化为“当前环境故障排查”“资源协调方案”“责任人及时间节点”。

确定参会人员与分工

必参会人员：与议题直接相关的决策人（如产品经理）、执行人（如开发负责人）、记录人（指定专人，非主持人）。

可选参会人员：提供支持或需知晓信息的角色（如运维工程师*）。

提前3个工作日发送参会邀请，注明“必须参加/可选参加”，并附会议目标及议题摘要。

准备会议材料与设备

材料清单：项目计划书、数据报表、问题清单（需提前1天发给参会人员预审）。

设备检查：会议室投影、麦克风、视频会议软件（如远程参会）、白板/便签纸（用于头脑风暴）。

预订场地与发送提醒

提前1天预订会议室，保证场地安静、容量足够；远程会议需测试网络稳定性。

开会前2小时通过邮件/群聊发送第二次提醒，附会议材料（如有）。

（二）会中执行：聚焦目标高效推进

开场（5分钟内）

主持人开场：确认参会人员、重申会议目标及议题、明确会议时长（如“本次会议控制在60分钟内”）。

记录人同步：宣布纪要记录要点（如重点记录“决议事项”“行动项及负责人”）。

议题讨论（核心环节）

主持人按议题优先级引导发言，控制单次发言时长（如每人不超过3分钟），避免偏离主题。

针对争议问题，采用“数据支撑+观点碰撞”方式讨论，必要时通过白板记录关键论点。

示例：讨论“测试环境资源不足”时，由运维负责人展示当前服务器负载数据，开发负责人提出“临时调用预发布环境”方案，共同评估可行性。

决策与行动项确认

每个议题讨论结束后，主持人需明确“决议”（如“同意调用预发布环境”）和“行动项”（包含“具体任务”“负责人”“截止时间”）。

行动项需符合“SMART原则”（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性），示例：

?任务：“完成预发布环境权限配置”，负责人：运维工程师*，截止时间：2024年X月X日18:00前。

?任务：“尽快处理环境问题”（模糊，无明确负责人及时限）。

总结与收尾（5分钟内）

主持人总结：复述会议关键决议、行动项及下一步计划，确认无遗漏后宣布散会。

记录人补充：核对会议记录，保证决议、行动项信息准确，标注“待确认”处（如需会后补充数据）。

（三）会后跟进：保证成果落地

纪要与材料分发

会议结束后2个工作日内，记录人完成纪要初稿，经主持人（项目经理*）审核无误后，发送至所有参会人员及项目相关方。

纪要需标注“抄送：项目发起人、部门负责人”等，保证信息同步到位。

行动项跟踪与闭环

项目经理*通过项目管理工具（如Jira/钉钉项目）创建行动项任务，设置“截止时间提醒”，每日/周例会同步进度。

行动项负责人需在截止时间前反馈结果（如“已完成：权限配置，测试人员已接入”），逾期未完成需及时说明原因并调整计划。

会议效果复盘（可选）

对周期性会议（如周例会），每月可组织一次“会议复盘”，评估会议效率（如“议题是否清晰”“行动项闭环率”），优化后续会议形式。

三、会议纪要模板示例

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

项目Q3开发计划启动会

会议时间

2024年X月X日14:00-15:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议ID：X）

主持人

项目经理*

记录人

项目助理*

参会人员

产品经理、开发负责人、测试负责人、UI设计师、运维工程师*

缺席人员

（无）/市场经理*（因出差，已提交书面意见）

会议目标

明确Q3开发阶段目标、拆分任务、分配资源及关键节点

（二）会议议程与讨论记录

序号

议题

讨论要点

决议事项

1

Q3项目核心目标确认

产品经理*介绍用户需求调研结果，明确“核心功能上线”为首要目标

同步Q3核心目标：完成用户登录、商品浏览、下单支付三大核心功能开发

2

开发任务拆分与资源分配

开发负责人*拆分出15个任务，评估需6人开发，当前团队5人，需协调1名增补资源

决议：由项目经理协调技术部增补1名前端开发工程师，本周内到位

3

测试环境资源保障

运维工程师*反馈当前测试服务器负载已达80%，需扩容

决议：运维工程师*负责在X月X日前完成测试服务器扩容（配置升级至16核32G）

（三）行动项跟踪